Служебная записка образец заполнения

Назначение и виды служебных записок

Служебная записка — это внутренний документ организации, применяющийся в делопроизводстве для следующих целей:

  • для информирования коллег:
  • о совершении тем или иным специалистом каких-либо действий;
  • изменениях в рабочем процессе;
  • изменениях в локальной документации;
  • изменениях в составе информации, используемой для производственных целей;
  • делегирования руководителем заданий к исполнению подчиненным по должности работникам;
  • информирования сторонних организаций (контрагентов, государственных органов и т. д.) об изменениях в сложившихся между организациями правоотношениях, нарушениях с той или другой стороны, имеющихся предложениях о сотрудничестве и т. д.

Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.

На этом основании выделим следующие основные группы служебных записок:

  • о премировании;
  • применении дисциплинарного взыскания;
  • проведении служебного расследования;
  • списании материальных ценностей;
  • направлении в командировку;
  • выдаче денежных средств под отчет;
  • предоставлении материальной помощи;
  • неисполнении служебных обязанностей;
  • проведении проверки контрагента;
  • исполнении сотрудником порученного задания и его результатах;
  • согласовании изменений в типовых формах документов и др.

Как видно, всякое действие на производстве может быть оформлено с помощью подходящего образца служебной записки. Необходимость в использовании такого документа в производственном процессе определяется локальной документацией организации и сложившейся в компании практикой документооборота.

Как правильно написать служебную записку: нормативная база

На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.

При написании служебной записки за основу можно взять, например:

  • ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
  • ГОСТ 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и др.

Эти ГОСТы могут быть использованы и при разработке различных локальных регламентов и рекомендаций по оформлению документации в той или иной компании, хотя закон этого и не требует.

Образец — как правильно написать служебную записку, доступный для скачивания, читатель найдет ниже.

Как правильно составить и заполнить бланк служебной записки

Если в организации имеется утвержденный образец бланка служебной записки, рекомендуется использовать именно его.

Так, любой образец служебной записки обычно имеет следующую структуру:

  • Адресат (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
  • Дата составления.
  • Место составления.
  • Наименование документа.
  • Сведения о работнике, составившем документ (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
  • Тема служебной записки (например, «о проведении проверки … (наименование контрагента) для целей заключения договора поставки» и т. п.).
  • Текст служебной записки, содержащий распоряжение или иную информацию, адресованную соответствующему лицу. В состав служебной записки нередко включается также материальное и техническое обоснование того или иного действия, если требуется предоставление каких-либо материальных ценностей.
  • Приложения (расчеты, акты, список необходимых материальных ценностей, документы контрагента для проверки, сметы, фотографии, свидетельские показания, иные служебные записки, новые редакции документов и др. — в соответствии с содержанием служебной записки и требуемыми действиями адресата);
  • Подпись составителя.

В определенных локальной документацией случаях служебная записка может также предусматривать визу непосредственного руководителя составителя служебной записки или других подразделений (например, юридического отдела, бухгалтерии, службы финансового мониторинга и др.).

Итак, мы рассмотрели, как составить образец служебной записки, остановимся теперь подробнее на форме такого документа.

Форма служебной записки

Законом не установлено требование обязательно использовать служебные записки в делопроизводстве на предприятии. Каждая организация сама определяет случаи, когда это необходимо.

Уже исходя из самой формулировки понятно, что форма служебной записки — письменная. На практике служебная записка может оформляться:

  • от руки на бумажном носителе;
  • путем набора текста в электронной форме с дальнейшей печатью на бумажном носителе и собственноручно исполненной подписью составителя;
  • с использованием специального программного обеспечения, позволяющего регистрировать документы и подписывать их электронной подписью пользователя.
Это интересно:  Как писать обращение в прокуратуру образец

Использование электронного документооборота, помимо прочего, дает возможность точно зафиксировать:

  • дату и время составления служебной записки;
  • ее автора;
  • дату отправки адресату и приема в работу;
  • а также прочие этапы ее исполнения.

Независимо от выбранной формы образца служебной записки, ее содержание обычно соответствует указанному выше.

Юридическая значимость служебной записки также не зависит от выбранной формы документа. В данном случае решающее значение имеет именно факт достоверности передачи изложенной в ней информации и своевременной и надлежащей отправки адресату.

Например, уполномоченный работник направлял служебные записки о фактах недостачи на имя генерального директора по электронной почте, которые последний не получал, т. к., с его слов, электронной почтой не пользовался. По мнению суда, направление вышеуказанных служебных записок не может расцениваться как принятие со стороны этого сотрудника действенных мер по установлению причин и устранения недостачи и являться основанием для его освобождения от уголовной ответственности (см. приговор Новокуйбышевского горсуда Самарской обл. от 07.09.2015 по делу № 1-2/2015).

Пример написания служебной записки

Выше мы рассмотрели основные случаи и правила составления служебных записок, а теперь предлагаем читателю воспользоваться составленным нами универсальным образцом оформления служебной записки, который можно скачать по данной ссылке: Служебная записка — образец.

Служебные записки обычно выступают как средство коммуникации между работниками подразделения или различными подразделениями внутри организации.

Также служебные записки могут использоваться для коммуникации и между разными организациями. Обычно такие служебные записки называют внешними, хотя, по сути, их можно рассматривать в т. ч. как коммерческие предложения, жалобы, уведомления и т. д.

Вопросы о деловой переписке между контрагентами более детально раскрыты в других материалах на нашем сайте, например:

Служебная и докладная записка: отличия

Поскольку законодательное регулирование в части составления и использования служебных записок отсутствует, четко сказать, где проходит грань между служебной и докладной запиской, не представляется возможным.

Обычно данные термины используются в следующих значениях:

  • Служебная записка — документ, информирующий или предупреждающий другое лицо (например, коллегу или группу коллег) о том или ином факте, касающемся производственной деятельности, или служащий для делегирования поручения от вышестоящего по должности лицу подчиненному.
  • Докладная записка — документ, предназначенный для уведомления уполномоченных лиц о свершившихся фактах нарушения со стороны должностных лиц организации (в т. ч. сторонней организации, являющейся контрагентом данной компании) либо содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладные записки, в отличие от служебных, направляются на имя вышестоящего руководства (служебные обычно предназначаются должностным лицам независимо от их статуса по отношению к исполнителю служебной записки).

Тем не менее такое различие в используемой терминологии в каких-либо официальных актах не закреплено, поэтому их замена при использовании в делопроизводстве никакого правового значения не имеет: юридическое значение документа определяется исходя из его предмета, действительного содержания, а не названия (по аналогии см. п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16).

Помимо этой терминологии в отдельных сферах деятельности для обозначения аналогичных документов могут использоваться и иные наименования, например: рапорт, информационное письмо, справка, ходатайство и т. д.

Как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины

Одним из самых распространенных видов служебных записок (докладных, рапортов) является служебная записка о нарушении трудовой дисциплины. Общий порядок составления такой служебной записки аналогичен рассмотренному нами ранее, но есть в данном случае и свои нюансы.

Законодательно требования к содержанию такого рода документа не установлены, однако на его основании в дальнейшем составляется приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания (см. ст. «Приказ о наложении дисциплинарного взыскания»). Обязательным требованием при этом является указание в приказе четких оснований для применения к работнику таких мер. Соответственно, и в служебной записке должно быть конкретно указано:

  • каким работником было совершено дисциплинарное нарушение;
  • какие именно должностные обязанности были нарушены;
  • в какое время и дату указанное дисциплинарное нарушение было совершено.

В своей докладной руководитель совершившего дисциплинарное нарушение работника также может указать вид дисциплинарной ответственности, к которому он предлагает привлечь такого работника. Однако возможна и другая ситуация, когда руководитель, наоборот, ходатайствует о неприменении к провинившемуся работнику таких мер.

Образец — как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины — размещен ниже: Служебная записка о нарушении трудовой дисциплины — образец.

Служебная записка о списании материальных ценностей

Такого вида служебная записка требуется в тех случаях, когда необходимо списать вышедшее из строя или устаревшее (в техническом или моральном плане) имущество, используемые в производственной деятельности, утерянные или поврежденные ценности, находящиеся на балансе организации, и т. д.

Это интересно:  Выполняемая работа сначала трудовой деятельности образец заполнения

В этом документе следует указать:

  • какие конкретно материальные ценности подлежат списанию;
  • в каком количестве;
  • по каким основаниям;
  • в какие сроки;
  • требуется ли замена таких материальных ценностей после списания другими, и если да, то какими именно.

Если имеются основания полагать, что порча или утрата материальных ценностей произошла по вине сотрудников, одновременно в данной служебной записке можно указать на необходимость проведения служебного расследования (см. ст. «Порядок проведения служебного расследования»).

Такая служебная записка обычно пишется на имя руководителя организации, который в дальнейшем может отписать ее для исполнения соответствующему подразделению в компании или оставить исполнение за собой.

Служебная записка о премировании работника

Служебная записка (докладная, рапорт, ходатайство) о премировании работника обычно составляется непосредственным руководителем такого работника и содержит все прочие реквизиты служебной записки, которые мы перечисляли выше.

В тексте такого документа следует отразить:

  • какого работника надлежит поощрить (Ф. И. О., должность, наименование подразделения);
  • каковы основания для поощрения данного работника;
  • каким образом предлагается поощрить сотрудника и т. д.

Служебная записка такого рода оформляется непосредственным руководителем работника, хотя составить ее может и уполномоченное лицо из другого подразделения, если на то имеются основания. Адресатом записки, как правило, выступает руководитель организации.

Данная тема более подробно раскрыта в другой нашей статье — «Составляем ходатайство на премию — образец», рекомендуем ее к прочтению.

Если такое ходатайство будет удовлетворено, на его основании составляется соответствующий приказ. Об этом читайте в нашей статье «Как составить приказ о премировании работников — образец».

Подведем итоги. Служебная записка — это документ, служащий для информирования или побуждения к определенным действиям работников внутри одной организации. Однако такой документ также может быть адресован и другой компании (например, контрагенту и т. д.). Форма служебной записки письменная (в т. ч. на бумажном или электронном носителе). Состав реквизитов документа на законодательном уровне не регламентирован, однако обычно он включает сведения о составителе и адресате записки, а также предмет обращения, дату и место составления, подпись (в т. ч. электронную) инициатора.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

Образцы служебных записок

19 кБ, *.docx (Размещен 25.05.2016)

19 кБ, *.docx (Размещен 25.05.2016)

19 кБ, *.docx (Размещен 25.05.2016)

19 кБ, *.docx (Размещен 25.05.2016)

16 кБ, *.docx (Размещен 31.01.2017)

Распоряжения o назначении ответственных лиц за работу в ЕИСУ

16 кБ, *.docx (Размещен 11.01.2018)

19 кБ, *.docx (Размещен 26.09.2017)

17 кБ, *.docx (Размещен 19.11.2018)

17 кБ, *.docx (Размещен 19.11.2018)

18 кБ, *.docx (Размещен 26.09.2017)

16 кБ, *.docx (Размещен 19.11.2018)

19 кБ, *.docx (Размещен 26.09.2017)

16 кБ, *.docx (Размещен 19.11.2018)

18 кБ, *.docx (Размещен 26.09.2017)

18 кБ, *.docx (Размещен 26.09.2017)

17 кБ, *.docx (Размещен 19.11.2018)

17 кБ, *.docx (Размещен 19.11.2018)

19 кБ, *.docx (Размещен 26.09.2017)

18 кБ, *.docx (Размещен 18.10.2018)

18 кБ, *.docx (Размещен 18.10.2018)

18 кБ, *.docx (Размещен 19.11.2018)

18 кБ, *.docx (Размещен 18.10.2018)

18 кБ, *.docx (Размещен 19.11.2018)

Создано / Изменено: 2 декабря 2015 / 11 апреля 2020

© ФГАОУ ВО «УрФУ имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

Увидели ошибку?
выделите фрагмент и нажмите:
Ctrl + Enter

Первая линия технической поддержки УрФУ:

Мы в социальных сетях:

Первая линия технической поддержки УрФУ

Отдел операционного обеспечения Дирекции ИТ

Обзор видов служебной записки и руководство как составлять

Служебная записка носит информационно-справочный характер. Используется служебная записка в качестве дополнительного инструмента деловой переписки внутри организации, в целях освещения каких-либо вопросов, касающихся конкретного работника, либо производственной деятельности определенного отдела. Ознакомиться информацией как должна проходить стажировка на рабочем месте по ТК РФ можно здесь.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Как написать служебную записку (образец)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.

Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.

Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки. Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.

К таковым относятся:

  1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
  2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
  3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.

Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.

Как составить служебную записку: образец оформления

Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.

Пример служебной записки

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 04 января 2018 года

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.

Особенности электронного документооборота

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Статья написана по материалам сайтов: dit.urfu.ru, specworkgid.ru, nsovetnik.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector