+7 (499) 938-56-19  Москва

+7 (812) 467-37-83  Санкт-Петербург

8 (800) 511-49-68  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Приказ о факсимиле образец

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

  • Почетных листах и грамотах.
  • Страховых (медицинских) полисах.
  • Служебных и наградных удостоверениях.
  • Извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных или поздравительных текстах (письмах).
  • Патентах, свидетельствах ФС по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от31.05.2007).
  • Подтверждениях итогов ЕГЭ (единого государственного экзамена) согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006).
  • Договорах и дополнениях к ним, если таковая возможность прописана в указанных текстах или установлена иным соглашением сторон.

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

  • Законодательные и другие акты правового характера. ФЗ в РФ визируются Президентом страны собственноручно, в субъектах государства законы также должны содержать собственноручные подписи.
  • Бланк (карточка) с образцами подписей руководителей и оттиском печати компании. Инструкция ЦБ РФ № 28-И (14.09.2006) разрешает заполнение бланка с использованием компьютерной техники или печатной машины, но не предусматривает аналог собственноручной визы.
  • Аукционная (конкурсная) информация. В актах по процедуре ведения аукционов и тендеров установлен прямой запрет на использование факсимильного аналога. К примеру, подобное требование содержится в приказе департамента по конкурентной политике г.Москва № 70-01-167/7 (13.07.2007), в приказе Рособразования № 1182 (02.07.2007).
  • Декларация соответствия товара (изделия) требованиям сертификата соответствия или технических регламентов. Требование фактической подписи содержится в рекомендациях, утвержденных приказами Министерства промышленности и энергетики РФ № 53 (22.03.2006), № 54 (22.03.2006).
  • Заявления граждан и организаций.
  • Векселя.
  • Налоговые декларации.
  • Документы, по которым требуется нотариальное оформление. Подпись должна ставиться собственноручно и в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993).
Это интересно:  Претензия по расписке между физическими лицами образец

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Положение об использовании факсимиле в организации образец

Использование факсимиле подписи. Применяем правильно

Правила использования Очевидно, что применение факсимиле для визирования множества однотипных документов очень удобно. Тем не менее использовать факсимиле в практике предприятия стоит с осмотрительностью. Как же правильно применять факсимиле для подписи документов?

Заключение сделок При заключении сделок, договоров, необходимо предусмотреть подписанное собственноручно соглашение сторон о применении факсимильной подписи, в котором отразить следующие моменты:

  1. список документов, где можно ставить факсимиле;
  2. образцы этих подписей и их оттисков;
  3. период действия соглашения.
  4. ФИО и должность лиц, подписи которых выполняются при помощи факсимиле;

Приказ об использовании факсимиле образец и требования к нему

В обязательном порядке регламентирующие документы содержат перечень документов, где возможно проставлять факсимильную подпись без потери их юридической силы. Чаще всего приказ об использовании факсимиле образец разрешает использование подписи-печати в следующих документах: — копии бумаг, поздравительные открытки, телеграммы; — справочно-информационные документы: справки, запросы, официальные запросы и ответы и др.; — служебные и наградные удостоверения; — патенты и страховые медицинские полисы; — благодарственные письма, грамоты и т.д.

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

Следовательно, применение аналога собственноручной подписи возможно лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документов, подписанных с использованием факсимиле подписи соответствующего лица.к менюИз п.

2 следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты могут отразить в тексте договора условие об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом.

В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным. Даже добросовестный контрагент может проиграть дело, поскольку в соответствии с п.

Факсимильная подпись

На практике дело обстоит сложнее.

Следует сказать и о рисках, существующих при использовании факсимиле.

Они сходны с рисками, которые сопровождают применение гербовых и простых печатей. В чьих руках находится факсимиле?

Правильно ли распоряжается своими полномочиями лицо, которому доверено факсимиле?

Факсимильная подпись: когда и как использовать?

В связи с этим в 2004 г.

Факсимильная подпись: быть или не быть

Арбитражный процессуальный кодекс2 тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п.

3 ст. 74 АПК РФ). Следовательно, в гражданско-правовых отношениях допустимо использование факсимиле при подписании договоров в случае согласия на это всех сторон сделки. Теперь предлагаем разобраться, как подтвердить наличие у сторон сделки согласия на использование факсимиле. Здесь следует сделать оговорку.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле (примерный образец)

и¦ ¦выдавать под расписку, о чем делать запись в журнале учета использования¦ ¦факсимиле.

Назначить ответственным за хранение, целевое использование¦ ¦факсимиле и ведение журнала учета использования факсимиле финансового¦ ¦директора ООО «Альфа» Петрову Д.Н. ¦ ¦ 5. Ежегодно в срок до 15 января каждого года проводить проверку¦ ¦наличия факсимиле, их функциональных качеств и ведения журнала учета¦ ¦использования факсимиле.

Утверждение состава специальной комиссии для¦ ¦проведения проверки и контроль за исполнением настоящего приказа оставляю¦ ¦за собой. ¦ ¦ ¦ ¦Генеральный директор Иванов И.И.

Иванов¦ ¦ ¦ ¦С настоящим приказом ознакомлены: ¦ ¦ ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦¦ N ¦Должность работника¦ Подпись ¦ Фамилия и инициалы¦Дата ознакомления¦¦ ¦¦п/п¦ ¦ ¦ работника ¦ ¦¦ ¦+—+——————-+———+——————-+——————+¦ ¦¦ 1 ¦Главный бухгалтер ¦Кузнецова¦Кузнецова А.А.

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования

Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

  1. счетов-фактур;
  2. платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
  3. нормативных и законодательных документов;
  4. векселей;
  5. документации для участия в конкурсах и тендерах;
  6. налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
  7. договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
  8. заявлений от физических и юридических лиц.
  9. первичной бухгалтерской документации;
  10. доверенностей на совершение юридически значимых действий;
Это интересно:  Договор купли продажи квартиры заполненный образец

Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы. Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст.

9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам. Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Приказ о применении факсимильной подписи

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Подскажите пожалуйста, на предприятии существует приказ о применении факсимильной подписи при оформлении кадровых документов, в т.ч. приказов о сверхурочной работе, о направлении в командировку, о работе в выходной день, о внесении изменений в штатное расписание. Законно ли проставление факсимиле на указанных документах? Спасибо.

Ответ

Нет, незаконно (даже прописав в ПВТР).

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Следует отметить, что ни Инструкцией, ни Правилами не оговорена возможность применения факсимиле при внесении подписей в трудовые книжки.

Кроме того, трудовым законодательством (в отличии от гражданского) не допускается применение факсимиле. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях использовать факсимиле допустимо.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Кадры».

Ситуация: Можно ли использовать факсимиле при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, который предусматривает воспроизведение факсимильных подписей на договорах, в отношении трудовых договоров не применяется. Это объясняется тем, что трудовые отношения, в том числе порядок заключения трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, регулируются исключительно трудовым законодательством (ст. 5 ТК РФ). Согласно положениям части 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах, на каждом из которых стороны договора (сотрудник и работодатель) собственноручно ставят свои подписи».

Факсимиле: как регламентировать использование

С целью ускорить оформление документов организации нередко используют факсимиле подписи руководителя и других должностных лиц. Зачастую оттиск факсимиле проставляет не тот, чью подпись оно воспроизводит, а другой сотрудник. Как минимизировать риск несанкционированного использования факсимиле? Каким образом можно регламентировать его применение в организации?

В каком документе закрепить порядок использования факсимиле

Законодательством процедура использования факсимиле не урегулирована, поэтому организации целесообразно разработать внутренний порядок его применения. Это позволит в том числе ограничить круг лиц, которые вправе проставлять факсимиле, утвердить перечень документов, на которых оно может быть использовано.

Установить порядок использования факсимиле можно в приказе или локальном нормативном правовом акте организации (далее — ЛНПА), например положении, инструкции об использовании факсимиле. Либо нормы о применении факсимиле можно включить в общую инструкцию по делопроизводству в организации.

На заметку
ЛНПА — это нормативный правовой акт, который содержит обязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение. При этом действие ЛНПА распространяется на одну или несколько организаций .

Что предусмотреть в ЛНПА

Рекомендуем включить в ЛНПА об использовании факсимиле следующие положения.

Как организовать учет факсимиле

По нашему мнению, учет факсимиле может быть организован по аналогии с учетом печатей и штампов в организации. Такой учет можно вести в отдельном журнале учета факсимиле либо в журнале учета печатей и штампов.

Пример формулировки:
«Учет факсимиле подписей должностных лиц ООО «Заря» ведется в Журнале учета факсимиле подписей по следующей форме:

Журнал учета факсимиле подписей
N п/п Наименование факсимиле Оттиск факсимиле Должность, фамилия, инициалы лиц, ответственных за хранение и использование факсимиле Отметка об уничтожении факсимиле

Ведет учет факсимиле подписей должностных лиц секретарь ____________ (фамилия, инициалы)».

Журнал учета факсимиле подписей должен быть включен в номенклатуру дел подразделения, которое отвечает за его заполнение, например секретариата, бухгалтерии .

Где хранится факсимиле

Целесообразно хранить факсимиле в месте, которое недоступно широкому кругу лиц и позволяет ограничить несанкционированный доступ. Например, местом хранения может быть запираемый шкаф или сейф.

Примеры формулировок:

«Местом хранения факсимиле директора ООО «Заря» определить сейф в кабинете главного бухгалтера».

«Факсимиле директора ООО «Заря» хранится в запираемом шкафу в канцелярии организации».

Кто обеспечивает сохранность факсимиле

Полагаем, ответственным за сохранность факсимиле можно назначить работника, который имеет доступ к месту хранения и ключ от него. Целесообразно также определить сотрудника, который будет отвечать за сохранность факсимиле в период временного отсутствия ответственного лица.

Пример формулировки:

«Назначить лицом, ответственным за сохранность факсимиле директора главного бухгалтера ___________ (фамилия, инициалы). В период временного отсутствия главного бухгалтера (отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.п.) обеспечение сохранности факсимиле возлагается на бухгалтера __________ (фамилия, инициалы)».

В ЛНПА целесообразно указать конкретные меры по сохранности факсимиле, которые должно принимать ответственное лицо. Такие обязанности можно включить в должностную инструкцию работника *(ч. 4 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Это интересно:  Договор временного найма на работу образец

Пример формулировки:

«Лицо, ответственное за сохранность факсимиле директора, обязано не допускать:
— хранения факсимиле в неустановленном месте (на столе, в незапертом ящике стола и т.п.);
— доступа других работников к месту хранения факсимиле;
— передачи ключей от места хранения другим сотрудникам».

Кто вправе проставлять факсимиле

Это может быть как лицо, которое отвечает за сохранность факсимиле, так и другой сотрудник или несколько. Полагаем, наиболее безопасно предоставить право проставлять факсимиле руководителя только одному из сотрудников. Это позволит избежать передачи клише разным работникам из разных подразделений и минимизировать возможность его несанкционированного использования. Желательно также предусмотреть порядок использования факсимиле в случае отсутствия работника, которому предоставлено право проставления факсимиле.

Примеры формулировок:

«Предоставить право проставлять на документах факсимиле подписи директора ООО «Заря» бухгалтеру __________ (фамилия, инициалы). В период временного отсутствия бухгалтера __________ (фамилия, инициалы) в связи с отпуском, временной нетрудоспособностью, командировкой и т.п. право проставлять факсимиле подписи директора предоставляется секретарю __________ (фамилия, инициалы)».

«Проставлять на документах факсимиле подписи руководителя вправе главный бухгалтер __________ (фамилия, инициалы). В случае временного отсутствия главного бухгалтера на работе проставлять факсимиле подписи вправе непосредственно руководитель».

На каких документах разрешено проставлять факсимиле

При разработке перечня таких документов следует учитывать требования законодательства. Так, использовать факсимиле вместо собственноручной подписи при совершении сделок можно, если об этом есть соглашение сторон .

Обратите внимание!
С 01.02.2019 поставить на договоре оттиск факсимиле при подписании договора можно будет, если нет соглашения о его неприменении .

По нашему мнению, список документов, на которых можно проставлять факсимиле, должен быть исчерпывающим, без возможности расширенного понимания. При необходимости это позволит доказать, что проставление факсимиле на документе, который не включен в список, является несанкционированным и выполнено сотрудником самовольно.

Примеры формулировок:

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— исходящих письмах, если их текст предварительно согласован с директором или заместителем директора. Согласование должно быть оформлено визой директора (его заместителя) на проекте письма;
— поздравительных открытках и письмах;
— благодарственных письмах, благодарностях, почетных грамотах, дипломах.

Проставлять факсимиле подписи директора на других документах запрещено».

«Проставление факсимиле подписи директора допускается на следующих документах:
— гражданско-правовых договорах, дополнительных соглашениях и приложениях к ним, если с контрагентом предварительно заключено письменное соглашение об использовании факсимиле при подписании договоров;
— поздравительных открытках и письмах.

Как действовать в случае утраты факсимиле

По нашему мнению, в этом разделе ЛНПА нужно регламентировать действия работников при обнаружении, что факсимиле похищено или утеряно.

Пример формулировки:

«Лицо, ответственное за хранение факсимиле, обязано немедленно сообщить директору (при его отсутствии — заместителю директора) об утрате факсимиле. Директор (заместитель директора) принимает решение об обращении в правоохранительные органы и/или проведении внутреннего расследования. Для проведения внутреннего расследования может быть создана комиссия».

Если факсимиле утеряно или похищено, целесообразно обратиться в правоохранительные органы. Это поможет доказать факт незаконного использования факсимиле, например для подделки договоров от имени организации. По такому пути идет и судебная практика.

Судебная практика

От имени хозобщества был заключен договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. На договоре был проставлен оттиск факсимиле подписи управляющего хозобщества. В процессе перевозки груз был похищен, хозобщество было вынуждено выплатить его стоимость. Хозобщество обратилось в суд с иском о взыскании с управляющего выплаченной суммы.

Управляющий утверждал, что решение о заключении договора не принимал, факсимиле его подписи самовольно без его ведома использовал менеджер. При этом управляющий представил документы, подтверждающие, что он обращался в правоохранительные органы с просьбой проверить факт возможной подделки документов менеджером. Суд отказал в иске.

Как уничтожается факсимиле

Необходимость уничтожить факсимиле может возникнуть, например, при его деформации или увольнении должностного лица, чью подпись оно воспроизводит. С учетом того что порядок уничтожения факсимиле законодательством не урегулирован, целесообразно подробно регламентировать его в ЛНПА организации.

На заметку
Полагаем, при увольнении должностного лица факсимиле его подписи можно не уничтожать, а реализовать этому лицу.

Для уничтожения факсимиле целесообразно создать комиссию. Ее персональный состав можно утвердить приказом руководителя. Комиссия проведет уничтожение факсимиле и составит об этом акт.

Пример формулировки:

«Пришедшее в негодность факсимиле, а также факсимиле уволенных работников подлежат уничтожению путем измельчения. Уничтожение факсимиле проводит комиссия, назначенная для этого приказом директора. Об уничтожении факсимиле комиссия составляет акт, который должен быть подписан членами комиссии и представлен для утверждения директором организации.

В акте на уничтожение факсимиле должно быть указано:
— наименование факсимиле и его регистрационный номер по журналу учета факсимиле;
— оттиск уничтожаемого факсимиле;
— основание уничтожения;
— способ, время и место уничтожения».

Дополнительно организация вправе урегулировать в ЛНПА и другие вопросы, например:
— установить порядок изготовления факсимиле;
— определить список должностных лиц, факсимиле подписи которых могут быть использованы на документах.

Статья написана по материалам сайтов: domzalog.ru, www.law.ru, ilex.by.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector