Письмо отказ от участия в мероприятии образец

Надеемся, что в дальнейшем, если мы сможем внести изменения, то сможем заключить с вашей компанией договор на поставку.Как правильно написать вежливый отказ от сотрудничества Текст вежливого отказа от сотрудничества, оформленный с использованием языка и этикета деловой переписки, как правило, имеет следующую структуру: Вводная часть: вежливое обращение по имени-отчеству, информирование о получении предложения о сотрудничестве и выражение благодарности за это предложение и внимание, проявленное к вашей компании; Основной текст: Аргументированный отказ от сотрудничества с указанием тех обстоятельств, которые мешают заключению договора.

Письмо-отказ

Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня». Вы: «Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе». Коллега: «Но сегодня — последний день сдачи отчетов». Вы: «Да, сегодня — последний срок, но после обеда я занят и не смогу поучаствовать в подготовке отчета».
Вежливый отказ можно использовать во взаимоотношениях с непосредственным руководителем или директором. Если он, например, в который раз пытается загрузить вас сверхурочной работой, попробуйте объяснить, что чем больше нагрузка, тем меньше ваша продуктивность. Объясните ему, что в рабочее время вы сможете выполнять поставленные задачи в соответствии с их приоритетом.

Вежливый отказ в телефонном разговоре В задачу секретаря входит вежливая и деликатная обработка любых телефонных звонков. Но и в этих случаях часть приходиться использовать вежливые формы отказа, представленные в таблице ниже.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

  • когда и как используются вежливые формы отказа;
  • как вежливо отказать в телефонном разговоре;
  • как сформулировать вежливый отказ в деловом письме;
  • как правильно написать вежливый отказ от сотрудничества.

Когда и как используются вежливые формы отказа Умение использовать вежливые формы отказа в тех случаях, когда вы не можете исполнить чью-либо просьбу, пригодится всегда. Конечно, на рабочем месте, где вы исполняете свои профессиональные обязанности, отказывать приходится гораздо реже.

Вежливый отказ как инструмент повышения лояльности адресата

Если предложение сопровождалось приложением документов, необходимо отметить, что все они были подробно изучены; Заключительная часть: Выражение сожаления о том, что в настоящий момент сотрудничество невозможно и выражение надежды на то, что оно будет вероятно уже в ближайшем будущем. При необходимости, можно перечислить условия, при которых это станет возможным. Своего рода вежливый отказ от сотрудничества — это и письмо-извещение об отказе в приеме на работу.

Пример такого письма приведен ниже. Как оформить вежливый отказ от приглашения Важно, чтобы вежливый отказ от приглашения также был своевременно оформлен, поскольку организация и планирование многих мероприятий осуществляется с учетом предполагаемого количества участников.

Письмо отказ образцы и примеры

Январь 2013 Евгений Неделин Главная › Статьи › Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере Просмотров: Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д. При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  • мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  • нам неприятно отвечать отказом;
  • нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании.

Письмо об отказе от услуг образец

Кто должен подписать В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку).

Письмо о согласии принять участие в мероприятии

  • Составляя письмо, нужно помнить о том, что оно ни в коем случае не должно человека обидеть.
  • Правила написания письма должны диктоваться общими правилами деловой этики и вежливости.
  • Структура письма-отказа должна соответствовать всем нормам не только в построении мысли, но и в оформлении.
  • Каждое письмо-отказ должно иметь обязательные три части: обращение, основную часть и заключение.
  • Не перегружайте такой вид письма терминами, сложными словами и умозаключениями.

ВАЖНО: При написании письма нужно не «сразу рубить с плеча», сообщая наинеприятнейшую информацию, а, так сказать, оставить «путь к отступлению» (если это действительно так), давая шанс еще на одну попытку совместного сотрудничества.

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации). Письмо-отказ от сотрудничества Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция.
Это интересно:  Заявление по беременности и родам образец 2020

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой.
Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны. Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Пример делового письма отказа от участии в мероприятии

  • Оформляем письмо-отказ правильно
  • Письмо-отказ
  • Как выразить отказ о приеме на работу в деловом письме

Как сформулировать вежливый отказ в деловом письме О том, как написать вежливый отказ правильно, должен знать каждый секретарь. Крупные компании ежедневно получают письма, содержащие разного рода приглашения и предложения. Многие из них после того, как будут просмотрены, поступают на исполнения секретарю, который и оформляет письма-отказы.

Юридическая консультация. Телефон: +7 920-985-9888.

Письмо-отказ.

Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность?

• Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).

• Нам неприятно отвечать отказом.

• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как эти трудности преодолеть?

1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.

2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.

А теперь немного подробнее.

Как написать письмо-отказ.

Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:

1. Вы работаете в бизнесе.

2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

3. Цели сторон не всегда совпадают.

4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.

5. Вы представляете деловые интересы своей компании.

6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – значит научиться делать это максимально корректно.

А сейчас оцените степень корректности отказа в переписке ниже.

Письмо-просьба:

Frоm: Андрей Выхин.

То: Михаил Михайлов.

Subjесt: Официальная просьба.

Добрый день, уважаемый Михаил!

Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.

Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей. С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами.

В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы.

Мы заранее благодарим Вас за понимание и поддержку.

Директор по маркетингу.

Ответ-отказ:

Frоm: Михаил Михайлов.

Subjесt: Rе: Официальная просьба.

Уважаемый Андрей Иванович!

Выражаю Вам искреннюю благодарность за длительное сотрудничество с нашей компанией.

Что касается Вашего вопроса, то скидки на наружную рекламу у нас являются накопительными и рассчитываются от совокупного объема услуг, оказанных и оплаченных за последние 365 дней (12 месяцев). Шкала скидок едина для всех наших клиентов и партнеров. Высылаю Вам ее в приложении.

На текущий момент скидка для вашей компании составляет 15 %: за последние 12 месяцев Ваша компания заказала услуг на сумму ххххххх руб.

Следующий порог скидки – ххххххх руб. Для него начнет действовать скидка 20 %. При достижении этого порога Ваша скидка автоматически увеличится.

Мы понимаем, что сейчас во многих отраслях экономики существуют некоторые сложности. Но, несмотря на это, мы продолжаем предоставлять нашим клиентам такую услугу, как отсрочка платежа. Она позволяет Вам начать размещение рекламы прямо сейчас, а оплачивать размещение в течение последующих 15 дней. Вы можете воспользоваться этой услугой. На данный момент сумма беспроцентного кредита для вашей компании составляет хххххх руб.

Надеемся на понимание и продолжение сотрудничества!

Руководитель отдела по работе с клиентами.

Корректно ли прозвучал отказ в приведенном письме? Надеюсь, что вы ответили утвердительно.

Я уверенно оцениваю этот отказ как предельно корректный, аргументированный и в максимальной степени уважительный по отношению к клиенту.

А вот алгоритм, который позволяет придать отказу максимально вежливое и уважительное звучание.

Алгоритм корректного отказа.

1. Обратитесь к адресату по имени. Поблагодарите за сотрудничество с компанией (или просто за письмо).

2. Дайте понять, что вы услышали просьбу.

3. Выразите понимание, что предмет просьбы действительно важен.

4. Изложите конкретные причины, которые не позволяют вам ответить согласием на его просьбу.

Активно используйте конкретику (историю данного вопроса, цифры, даты, сроки, процедуры).

5. Предложите альтернативное решение, если это возможно. Подумайте о том, что может быть ценным для клиента в связи с озвученным им вопросом.

Если альтернативу найти невозможно, аккуратно упомяните о тех позитивных аспектах, которые сейчас существуют в вашем деловом партнерстве.

Это интересно:  Согласие соседей на пристройку к дому образец

Помните: как правило, адресат тоже руководствуется здравым смыслом. И допускает мысль о существовании объективных обстоятельств. При этом, как любой человек, он способен оценить ваше внимание и быть вам за это благодарным.

6. Выразите надежду на продолжение сотрудничества.

А теперь познакомьтесь с информацией о том, каких ошибок важно избегать при написании отказа.

1. Внимательно используйте фразу «К сожалению». Она должна относиться к факту отказа: «К сожалению, мы не можем выполнить это требование…».

Не используйте эту фразу в сочетаниях:

• К сожалению, у нас действует сейчас другая процедура.

• К сожалению, эта карта изъята из обращения…

• К сожалению, эта модель пользовалась повышенным спросом и сейчас ее нет в наличии…

Запомните: мы сожалеем о факте отказа, но не об обстоятельствах, с которыми он связан!

Поскольку обстоятельства – сфера нашего бизнеса, сожалеть о том, что она так устроена, не совсем корректно.

2. Не злоупотребляйте извинениями. Это может вызвать ощущение того, что вы виноваты.

3. И только если отказ связан с изменением условий, ранее оговоренных с клиентом, заканчивайте письмо-отказ фразой «Спасибо за понимание» (в этом случае уместен оттенок извинения).

А теперь посмотрим на последнюю из названных нами «трудных» ситуаций.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой. Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны.

Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Сложности при написании писем-отказов

Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.

Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

  • Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества. Поскольку со стороны эти посылы могут показаться взаимоисключающими, сложно подобрать правильную формулировку.
  • Вы переписываетесь с постоянным партнером и не хотите производить неблагоприятное впечатление. Вы планируете продолжать сотрудничество, но знаете, что ваше участие в мероприятии было бы важным для партнера. Вам нужно сформулировать отказ так, чтобы передать это понимание, обозначив тем самым заинтересованность в деловом успехе партнера. В то же время, ваши причины должны звучать достаточно убедительно.
  • Вы переписываетесь с «живым» адресатом и знаете, что ваше письмо будет внимательно прочитано. У вас нет объективных причин для отказа от участия, но нет и причин соглашаться. В то же время, вы хотите сохранить расположение вашего корреспондента.
  • Вы переписываетесь с влиятельным игроком вашей бизнес-ниши или представителем популярного издания. Вы вынуждены отказать, но не хотите портить себе репутацию.

Каждая из этих ситуаций потенциально опасна для вашего успеха. Но аккуратно составленное деловое письмо об отказе от участия в мероприятии поможет честно предупредить о своей позиции, не усугубляя текущего положения. Возможно, вы не укрепите отношения с партнером таким образом – но вы их и не испортите. Отказы – нормальная практика в деловом мире. Чем раньше вы научитесь корректно их преподносить, тем лучше.

Как оформить письмо-отказ?

Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:

  • Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
  • Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
  • Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.

Если вы отправляете отказ по электронной почте, то большое значение имеет заголовок. Он позволяет составить первое впечатление о письме, и во многом задает настроение от прочтения. Если вы уверены, что ваш ответ будет прочитан, и планируете дальнейшие деловые отношения с адресатом, то постарайтесь избегать негативных формулировок в заголовке. Вполне вероятно, что у вашего корреспондента не появится желания открывать письмо с заголовком вида «Отказ от участия в мероприятии», поэтому лучше использовать более нейтральный вариант. Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее.

Содержание письма с отказом

Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида:

Уважаемый Николай Николаевич!

Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа):

Уважаемый г-н Николаев!

Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо. Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных.

Это интересно:  Дополнительное соглашение о разъездном характере работы образец

Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк:

В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что…

Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание. Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации:

Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению…

Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество…

Спасибо за предоставленную возможность принять участие в…

К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с…

Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи. Это базовое правило делового этикета: вашего внимания достоин каждый, кто прислал вам письмо с приглашением. Отказ – явление повседневное, и за оскорбление не засчитывается. Но несоблюдение элементарных норм вежливости может существенно подпортить вам репутацию, особенно если вы будете отвечать таким образом всем деловым корреспондентам.

Проявляйте заинтересованность на каждом этапе. Если к приглашению прилагались дополнительные файлы, отметьте, что ознакомились с ними:

Мы подробно рассмотрели представленное вами предложение…

Мы внимательно изучили представленные документы…

Только после того, как все позитивные посылы, включая благодарность за проявленный интерес, будут выражены, можно перейти к причине отказа. Указать ее необходимо непременно: это показывает вашу заинтересованность в мероприятии, от которого вы отказываетесь, и позволяет лишний раз проявить уважение к корреспонденту.

После соблюдения всех формальностей необходимо закончить на очередном позитивном посыле. Упомяните, что будете с нетерпением ждать дальнейшего сотрудничества (новых мероприятий, возможностей и т.д.). Так вы очередной раз «подсластите» пилюлю отказа и передадите желание сохранить деловые отношения.

Составляем грамотно деловое письмо-отказ

1. Возможно, что и неплохой кандидат, потенциальный партнер, сотрудник не подходит нам по ряду объективных причин.
2. Чувствуем себя неловко, отвечая отказом.
3. Нам важно сохранить репутацию, благоприятное мнение о себе или компании.

1. Очень важно обладать уравновешенным внутренним состоянием, деловым спокойствием, которое, собственно, подразумевает само понятие бизнеса. Партнеры не всегда преследуют одинаковые цели, но важно придерживаться уважительного отношения друг к другу. Понимать, что каждый имеет право на свою точку зрения. И отказ – это абсолютно нормальная бизнес-реакция, рабочий случай, на который необходимо реагировать достойно. В то же время уметь грамотно отказать – это значит уметь вести себя максимально корректно по отношению к бизнес-партнерам.

2. Чтобы ваше письмо – отказ было воспринято правильно и адекватно, важно отметить в его содержании две вещи: во-первых, обращение должно быть персонализированным. Например, «Здравствуйте, уважаемый Константин Григорьевич!»; а, во-вторых, текст письма должен содержать благодарность за отклик на ваше предложение. Это может выглядеть так: «Спасибо, за присланное в наш адрес портфолио» или «Благодарим за своевременный отклик на нашу просьбу» .

3. Обязательно в письме – отказе должно звучать упоминание о рассмотренном предложении адресата. Необходимо дать понять, что резюме, портфолио, коммерческое предложение или другие виды предоставленной информации были внимательно изучены, и решение об отказе принято совершенно обоснованно, а не просто так. К примеру: «Мы внимательно изучили Ваш проект по…» или «Мы внимательно ознакомились с информацией о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Не скупитесь на положительные эмоции и оценки личности адресата, его работы, проекты, предложения и т. п. Непременно высказывайте свое одобрительное отношение если даже пишете отказ. К примеру, в такой форме: «Ваш профессиональный стаж и опыт, несомненно, заслуживают уважения…», «Разработанная Вами схема решения вопроса была интересна для нас, но…» и т. п.

5. Содержание такого письма должно включать четкую формулировку отказа плюс не менее точное объяснение его причин. Например, в таком виде: «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от предоставления Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие расходы» или так «К сожалению, на данный момент положительное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует обязанностям требуемой должности».

6. Обязательно сообщите в письме – отказе о возможных вариантах альтернативного сотрудничества. Например, сделайте это так: «Мы надеемся, что в будущем еще представится возможность для взаимовыгодного сотрудничества с Вами». Или таким образом: «Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

Статья написана по материалам сайтов: ur-consul.ru, buyingbusinesstravel.com.ru, secretarus.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector