Оплата квартиры в командировке за счет бюджета

В данной статье я расскажу вам, как сократить расходы на проживание сотрудников в командировке и не столкнуться с проблемами от федеральной налоговой службы.

Отправление сотрудников в командировки часто является затратным явлением для любой компании, поскольку компании предпочитают заселять своих сотрудников в гостиницы или отели, не рассматривая вариант посуточной аренды квартир. Гостиница же обходится значительно дороже квартиры, но условия проживания в квартирах кажутся многим сотрудникам более комфортными и уютными. Кроме того, проживая в квартире, сотрудник имеет возможность пользоваться всеми удобствами квартиры, в том числе, он способен самостоятельно готовить себе обед на кухне, тем самым экономя свои средства (суточные), не питаясь в кафе и ресторанах.

Выбор очевиден — посуточная аренда жилья более привлекательна как для самой компании, так и для ее сотрудников. Но, не будем лукавить, существуют и трудности, с которыми может столкнуться организации при бронировании квартир. Давайте подробнее рассмотрим несколько вариантов:

  1. Аренда жилья для сотрудника у физических лиц

На сайтах посуточной аренды недвижимости представлен огромный спектр вариантов, и складывается иллюзия, что за пару звонков можно получить желаемую квартиру в аренду. Всего лишь пара звонков… Но тут любой пользователь данных сайтов сталкивается с фейковыми квартирами, а также с арендодателями, которые, кажется, не очень-то и хотят принимать гостей.

Допустим, все сложилось удачно и вы нашли квартиру до того, как у вас отбили желание разместить сотрудников в более комфортных условиях. Возникает вопрос: как же оплачивать аренду данной квартиры? Часто собственники или их агенты требуют предоплату перед бронированием, но перед этим любая организация должна согласовать договор. В договоре необходимо прописать и согласовать различные условия, но может возникнуть две трудности: во-первых, в период согласования договора, на необходимые вам даты квартиру может забронировать другой арендатор. Во-вторых, за сотрудничество с физическим лицом организация должна заплатить НДФЛ, а если этого не сделать, то у банка и налоговой могут возникнуть к компании вопросы. И НФС, и банк может заблокировать счет компании до выяснения обстоятельств. С более подробной информацией о том, почему необходимо платить НДФЛ, можно ознакомиться ниже:

Ответственность налогового агента: неудержание и/или неперечисление суммы НДФЛ (ст. 123 НК РФ)20% от неудержанной и/или неуплаченной суммы налога.

  1. Аренда квартиры для сотрудника у юридического лица

У этого варианта есть значительное преимущество — юридические лица предоставляют пакет закрывающих документов. Но, несомненно, подобрать жилье, арендатором которого является юридическое лицо, гораздо сложнее, поскольку их значительно меньше, и не всегда в населенных пунктах, в которые отправляются сотрудники в командировки, есть данный вид аренды жилья.

Если же вы нашли квартиру, и дело дошло до заключения договора, то убедитесь, что эта фирма/ИП оплачивает НДФЛ за собственника. Если компания не заплатила НДФЛ за собственника в налоговую, то налоговым агентом могут признать заказчика, то есть вашу компанию. Более подробную информацию о том, почему налогообложение может коснуться вашу компанию при аренде квартиры для сотрудника, читайте ниже.

Заказчики (организация размещающая своих сотрудников в командировке) по умолчанию являются налоговыми агентами, что следует из п.1 ст.226 НК РФ.

Статья 226. Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами

1. Российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 настоящей статьи, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 224 настоящего Кодекса с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей. Налог с доходов адвокатов исчисляется, удерживается и уплачивается коллегиями адвокатов, адвокатскими бюро и юридическими консультациями.

Указанные в абзаце первом настоящего пункта лица именуются в настоящей главе налоговыми агентами.

Важно, чтобы на себя обязанность налогового агента взяла организация, занимающаяся подбором и арендой жилья для командированных сотрудников.

Так всё же, каким образом компании выгодно оплачивать квартиру для сотрудников в командировках за счет своего бюджета?

Самый простой выход очевиден — воспользоваться услугами компании ЖБСК. Доверить аренду жилья для сотрудников сервисной компании ЖБСК — это экономия времени, сил и обеспечение чистоты сделки. Компания ЖБСК работает с проверенными арендодателями, предоставляет все необходимые закрывающие документы, а также оплачивает НДФЛ за собственника, если он является физическим лицом. Компания ЖБСК гарантирует заселение сотрудников компании и обеспечивает сопровождение командировки 24/7. С нами вы экономите время на подбор квартиры, а мы гарантируем вам чистоту сделки.

P.S. Если вы все еще сомневаетесь, заказывать ли услугу у сервисной компании ЖБСК, то вот вам еще один пример из возможных сюрпризов при самостоятельной аренде жилья для сотрудника: Добропорядочность арендодателей! Это еще одни грабли, на которые наступали все арендаторы. В поисковой системе наши будущие клиенты подобрали вариант квартиры, позвонили, квартира оказалась свободна, фотографии квартиры были замечательные (но не учли одного: квартира в Хабаровске располагала прекрасным видом на Эйфелеву башню). Арендодатель утверждала, что закрывающие документы и чеки предоставит на месте. Клиент и арендодатель договорились о стоимости, возможно, внесли предоплату, так как арендодатель сказала, что квартирой интересуется большое количество человек и просто удерживать бронирование, на словах, она не будет. И вот… долгожданная командировка, сотрудник получил наличные деньги для оплаты жилья в командировке и в путь. И тут началось. Арендодатель не отвечает на телефон (первое переживание), после того, как арендодатель все же ответил, сотрудника заселили в совершенно в другую квартиру под другим адресом, которая расположена не очень близко к месту работ. На утверждение “Для меня была забронирована другая квартира” сотрудник получал сухой ответ, что квартиру, которую забронировали, затопили соседи — форс-мажор, так сказать. Расстроенный, но не располагающий ни силами (так как с дороги), ни временем на поиск арендатор соглашается на то, что предлагают.

И таких историй, к сожалению, большое множество.

Оплата проживания в командировке

1. Во время командировки муж оплатил проживание в гостинице за 12 дней, но заболел, лег в стационар. Коллеги об этом в тот же день сообщили администратору. Как вернуть деньги за дни больничного, ехать в другой город далеко. Можно ли вернуть на карту (оплачивал картой)? Что для этого нужно?

1.1. Обратитесь письменно к администратору данной гостиницы.

2. Размер оплаты суточных и проживания во время командировки в бюджетной организации.

2.1. ТК РФ, Статья 167. Гарантии при направлении работников в служебные командировки

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

ТК РФ, Статья 169. Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность
При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
расходы по обустройству на новом месте жительства.
Порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
(часть вторая в ред. Федерального закона от 02.04.2014 N 55-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам территориальных фондов обязательного медицинского страхования или государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
(часть третья введена Федеральным законом от 02.04.2014 N 55-ФЗ; в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 347-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Постановление Правительства РФ от 02.04.2003 N 187 (ред. от 07.03.2016) О размерах возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации и федеральных государственных учреждений»

3. Сотрудник ездил в командировку предоставил Бланк для оплаты за проживание в гостинице по форме 3-Г, можно ли ему возместить за проживание?

3.1. Если ваш Сотрудник ездил в командировку предоставил Бланк для оплаты за проживание в гостинице по форме 3-Г, то конечно можно ему возместить за проживание.

4. Я нахожусь в командировке. Гостиницу бронировал работодатель. Оплату моего проживания в гостинице работодатель по безналичному расчету. В гостинице мне сообщилм что мой работодатель отказывается оплачивать мое проживание и теперь эту оплату гостиница требует с меня, а я не могу это оплатить — это половина моей зарплаты. Что мне делать?

4.1. Здравствуйте!
Созвонитесь с работодателем.
Если проблему не решит. Оплачивайте гостиницу и подавайте на него в суд.
.
Подробную консультацию можете получить или в ВИП категории вопросов или в персональной консультации любого юриста сайта.
Удачи Вам.

4.2. Для начала с работодателем надо связаться и переговорить.

5. Не вовремя оплатил и предоставил бланк КАСКО т.к не был по месту проживания был в командировке есть подтверждающие билеты должен был оплатить 04.04.2016 а оплатил 20.06.2016 (был в отъезде). Можно ли снять неустойку.

5.1. Вы нарушили условия договора,где данный пункт был предусмотрен.Так,что законно

6. Могу ли я оплатить сотруднику, который находится в командировке проживание в гостинице, если она находиться за 50 км. от места назначения командировки. Заранее спасибо.

6.1. Здравствуйте! Можете

7. Оплата проживания в командировке за счет спонсороа-сумма.

7.1. Добрый день! сумма может быть любая

8. Можно ли внешнего совместителя направить в командировку, с оплатой проезда и суточных и проживания?

8.1. Добрый день! безусловно возможно

9. Как сотруднику отчитаться за командировку, если он потерял чек об оплате за проживание в гостинице? Принес только Счет из гостиницы. Имеем ли право принимать у него документы без чека с условием, что будет ответ на запрос по проживанию в гостинице?

9.1. Здравствуйте! имеете право

10. Как сотруднику отчитаться за командировку, если он потерял чек об оплате за проживание в гостинице? Принес только Счет из гостиницы. Имеем ли право принимать у него документы без чека с условием, что будет ответ на запрос по проживанию в гостинице?

10.1. Здравствуйте. В вашем случае должен быть чек. Вы можете сделать запрос в гостинницу и вам направят копию чека.

11. Бухгалтерия отказывается оплатить полную стоимость проживания в гостинице во время командировки одноместного номера (бизнес), хотя в постановлении Правительства №467 от 21 июня 2010 г. четко говорится (абз. 3) — остальным военнослужащим и сотрудникам — не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера (компенсируется стоимость проживания). Мотивирует бухгалтер тем, что я якобы — капитан 3 ранга — должен был проживать в одноместноме номере категории стандарт. На момент вселения таких номеров свободных не было о чем я имел справку. Прав ли бухгалтер?

11.1. Если в представленных документах категория номера указана как одноместный, то бухгалтер не прав.

12. Была в командировке в декабре 2014 года. До сих пор не оплатили проезд и проживание, суточные. Как быть?

12.1. Для начала напишите заявление на имя работодателя с требованием выплатить все причитающиеся суммы в соответствии с положением статьи 168 ТК РФ (Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой).
Если в трехдневный срок оплата не поступает, обращайтесь в суд.

13. На предприятии выпущен приказ, в котором определена сумма оплаты за проживание в командировке. Руководитель предприятия оплачивает одним работникам большую сумму, другим согласно приказа. Правомерно ли это? Можно ли подать заявление на комиссию по трудовым спорам?

13.1. Здравствуйте. нет, всем должны согласно приказа

14. Допустимая сумма оплаты за проживание в гостинице (наличие документов) в командировке.

14.1. Эта сумма определяется на основании приказа по организации.Может быть любой

15. Имею ли я право на оплату проживания в командировке в город, в котором прописан, при том, что временно зарегистрирован в городе где находится организация, от которой командирован.

15.1. Злравствуйте! Имеете.

16. Оплачивается ли банковская комиссия сотруднику если он проживание в служебной командировке оплатил через банк.

16.1. Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы, а именно оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой). В Ваше случае если только услуга по оплате найма жилья ( гостиницы) через Банк была внесена в счет за проживание, тогда только работодатель обязан произвести оплату расходов.

17. Проживание во время командировки в съемной квартире получил квитанцию об оплате с печатью для документов. Представил в бухгалтерии, оказалась она поддельная при ревизии скрылся этот факт оперативный сотрудник из-за этого планируется открыть уголовное дело Подскажите пожалуйста, что мне грозит.

17.1. Что дали,то и представил,я не эксперт,что бы определять ее легитимность,этой квитанции,примерно так в обьяснении.

18. За проживание во время командировки в гостинице получил квитанцию об оплате и справку подтверждающую мое проживание с печатью для документов. Директор гостиницы сейчас отказывается от того, что предоставлял такие документы и говорит о том, что его бизнес нелегальный и никаких документов он не оформляет и печатей никаких нет. Однако следователями принято решение, что мошенник я, а не директор гостиницы, т.к. документы непосредственно передал в финансовые органы я. Требовать деньги по предоставлению недействительных документов я не стал. Теперь следователи утверждают, что раз документы были предоставлены, то я уже совершил покушение на преступление. Из-за этого планируется открыть уголовное дело. Подскажите, пожалуйста, что мне грозит.

Это интересно:  Как продать квартиру без риэлтора пошаговая инструкция

18.1. С вами не следователь, вероятно, беседует, а оперативные сотрудники. Раз уголовное дело не возбуждено. Настаивайте на своем. Свидетельскими показаниями можно доказать проживание в гостинице, возможно камеры видео наблюдения имеются.

18.2. Обратитесь к адвокату и поручите ему свои проблемы.

19. Был в командировке в Украину. Правомерно ли отказано в оплате проживания, если есть только квитанция приходного ордера (в пансионате нет кассового аппарата)? Является ли данный документ документом строгой отчетности? Нужно ли было в заявлении на командировку просить оплату суточных или они должны быть оплачены по факту командировочного удостоверения?

19.1. Неизвестно, зависит от установленного порядка. Но такая квитанция — не является документом строгой отчетности.

«Статья 168. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом».

20. Могут ли оплатить проживание в частной гостинице (ИП) сотруднику, находящемуся в командировке?

20.1. Уважаемая Людмила, г.Москва !

ИП — это индивидуальный предприниматель, который занимается предпринимательской деятельностью и несёт расходы связанные с данной деятельностью .

Физическое лицо — это гражданин, который НЕ занимается . предпринимательской деятельностью .

С уважением Владимир Николаевич
г.Уфа 19.06.2012г
22:09 моск.

20.2. если проживание надлежаще оформлено, то оплатить обязаны

21. Меня отправляют в командировку, но деньги за проживание в гостинице оплатят только после самой командировки, могу ли я отказаться от командировки если у меня нет личных денег на оплату гостиницы, несмотря что их возместят, просто перед командировкой нет денег оплатить расходы на проживание, если я откажусь меня может наказать работодатель или я могу отказаться ссылаясь на отсутствие денежных средств?. заранее спасибо.

21.1. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Комментарий ГАРАНТа
См. комментарий к настоящему постановлению

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каж

Как учесть командировочные расходы на наем жилья при налогообложении

НДФЛ

Если же такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:

  • 700 руб. – за день нахождения в командировке в России;
  • 2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке.

С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ . Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме.

Страховые взносы

Компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагайте страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Предположим, у сотрудника нет документов о расходах на наем жилья во время командировки. В таком случае на компенсацию таких затрат нужно начислить страховые взносы на обязательное пенсионное (медицинское, социальное) страхование. Таковы требования части 1 статьи 7 и части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

А вот со взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний другая ситуация. Компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством России (п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Обязанность возместить сотруднику расходы на наем жилого помещения во время командировки установлена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Согласно положениям этой статьи порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом о командировках). Следовательно, если сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, то такие расходы освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных этими документами.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения. Расходы документально не подтверждены

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки, в которой находился 3 дня (с 18 по 20 января).

Документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Кондратьев не представил.

Приказом руководителя установлены нормы расходов по найму жилья во время командировок при отсутствии первичных документов. При командировках по России норма составляет 500 руб. в день.

21 января руководитель организации утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

В учете организации сделана запись:

Дебет 26 Кредит 71
– 1500 руб. (500 руб./дн. × 3 дн.) – списаны расходы на проживание, не подтвержденные документами.

Налогооблагаемую прибыль эта сумма не уменьшает. Поэтому бухгалтер организации сделал в учете запись:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 300 руб. (1500 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов на наем жилья, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Поскольку расходы по найму жилья компенсированы в пределах норм, установленных приказом руководителя, данные суммы не учитываются при расчете:

  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • НДФЛ;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Порядок расчета других налогов зависит от того, какой налоговый режим применяет организация.

Налог на прибыль

При использовании метода начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Например, если сотрудник обоснованно потратил на проживание больше денег, чем ему было выдано под отчет, командировочные расходы спишите в момент выплаты компенсации (после утверждения авансового отчета). О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья по командировке, связанной с приобретением основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете .

Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:

  • с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
  • с дополнительным обслуживанием в номере;
  • с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.

Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов по найму жилого помещения. Такой вывод следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников?

Учтите данные затраты в составе командировочных расходов, но только в той части платы, которая приходится на аренду за дни командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при налогообложении прибыли всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Объясняется это тем, что арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, проездные документы, приказ о командировке и т. д.) (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить командировочные расходы на наем жилья .

Поскольку в бухучете расходы по аренде отражаются в полной сумме, возникнут постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

Совет: есть аргументы, позволяющие организации учесть при расчете налога на прибыль расходы по аренде квартиры в другом городе в полной сумме вне зависимости от фактического проживания в ней командированных сотрудников. Они заключаются в следующем.

Расходы по аренде квартиры независимо от факта пребывания в ней сотрудника можно признать экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Во-первых, в другом городе за один и тот же период времени средняя стоимость аренды квартиры может быть меньше, чем средняя стоимость гостиничного номера. Во-вторых, расходы можно учесть как платежи за арендуемое имущество по подпункту 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, а не как расходы на командировки.

Любое арендованное имущество может использоваться не каждый день. Но это не означает, что арендные платежи можно признавать экономически оправданными только в части, которая относится на дни использования (см., например, постановление ФАС Московского округа от 11 февраля 2009 г. № КА-А40/325-09). Ведь никто, в том числе и контролирующие ведомства, не сомневается, что, например, плату за аренду офиса можно включить в расходы полностью, а не в части, приходящейся на рабочие дни. То же относится и к расходам по аренде помещения до начала его фактической эксплуатации .

Вместе с тем, если организация примет решение учитывать расходы на арендованные для командированных сотрудников квартиры без учета их фактического использования, такую позицию ей, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении платы за аренду частной квартиры для проживания командированных сотрудников. Организация применяет общую систему налогообложения

ООО «Альфа», расположенное в г. Москве, имеет производственный филиал в г. Владимире. Для координации работ по внедрению новых технологий сотрудники «Альфы» систематически приезжают в филиал в командировки. Для их проживания организация арендует во Владимире частную квартиру. По договору с ее собственником арендная плата составляет 7000 руб. в месяц. Ежемесячно стороны сделки подписывают акт об оказании услуг по аренде.

Владелец квартиры не является предпринимателем. Поэтому при перечислении арендной платы «Альфа» удерживает из нее НДФЛ по ставке 13 процентов.

В марте в арендованной квартире проживали направленные в командировку:
– менеджер организации А.С. Кондратьев (7 дней);
– генеральный директор А.В. Львов (10 дней).

В учете «Альфы» сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 76
– 7000 руб. – учтена плата за аренду квартиры для проживания командированных сотрудников;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 910 руб. – удержан НДФЛ с арендной платы;

Дебет 76 Кредит 51
– 6090 руб. (7000 руб. – 910 руб.) – перечислена арендная плата.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер «Альфы» включил в расходы арендную плату за фактические дни проживания. Сумма расходов составляет:
7000 руб. : 31 дн. × (7 дн. + 10 дн.) = 3839 руб.

В учете организации возникает постоянная разница и постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 632 руб. ((7000 руб. – 3839 руб.) × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с арендной платы, не уменьшающей налогооблагаемую прибыль.

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы по найму жилья, если во время командировки сотрудник жил у родственников?

НДС

Если расходы по найму жилья уменьшат налогооблагаемую прибыль, входной НДС по ним примите к вычету из бюджета (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Ситуация: какими документами подтвердить право на вычет НДС по расходам, связанным с проживанием сотрудника во время командировки?

Право на вычет НДС по расходам на проживание сотрудника во время командировки может быть подтверждено:

  • бланком строгой отчетности (бланк должен быть составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359);
  • счетом-фактурой, к которому приложен документ об оплате услуг (например, кассовый чек).

Такой вывод позволяют сделать положения пункта 7 статьи 171 и пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ, а также пункт 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Сумма налога в этих документах должна быть выделена отдельной строкой. А счет-фактура выставлен на имя организации, которая направила сотрудника в командировку (для этого необходимо предъявить доверенность).

Совет: есть аргументы, позволяющие организациям принять к вычету НДС даже при отсутствии счета-фактуры или бланков строгой отчетности. Они заключаются в следующем.

Арбитражные суды признают правомерность налогового вычета по НДС на основании иных документов (помимо счетов-фактур и бланков строгой отчетности), подтверждающих расходы на проживание. Главное, чтобы из документов, представленных сотрудником, было видно, что сумма налога включена в стоимость услуг и уплачена (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Например, основанием для вычета НДС может послужить:

  • бланк строгой отчетности с невыделенной суммой НДС (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 13 января 2005 г. № Ф09-5754/04АК);
  • иной документ (например, счет на оплату гостиничных услуг по неустановленной форме) как с выделением, так и без выделения в нем суммы НДС отдельной строкой (см., например, постановления ФАС Московского округа от 26 июля 2011 г. № КА-А40/6657-11, Поволжского округа от 7 февраля 2008 г. № А57-597/07, Центрального округа от 21 июня 2004 г. № А62-1547/03, от 25 мая 2007 г. № А48-2510/06-8, Восточно-Сибирского округа от 20 ноября 2007 г. № А33-9940/06-Ф02-8607/07, Западно-Сибирского округа от 7 февраля 2006 г. № Ф04-133/2006(19416-А45-27)).

Но если организация не намерена судиться, воспользуйтесь безналичной формой расчетов с гостиницей. В этом случае гостиница обязана выдать организации счет-фактуру на оказанные услуги (п. 3 ст. 168 НК РФ). Тогда никаких проблем с возмещением НДС быть не должно (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на наем жилья во время командировки. В счете гостиницы выделена сумма НДС. Организация применяет общую систему налогообложения

Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов вернулся из командировки. Срок поездки составил 4 дня (с 9 по 12 февраля). 13 февраля был утвержден авансовый отчет.

Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит счет гостиницы (бланк строгой отчетности) на сумму 5310 руб. В счете указано, что в стоимость услуг включен НДС по ставке 18 процентов на сумму 810 руб.

Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 71
– 4500 руб. (5310 руб. – 810 руб.) – списаны расходы на проживание Львова в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71
– 810 руб. – выделен НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 810 руб. – принят к вычету НДС на основании счета гостиницы.

При расчете налога на прибыль за февраль бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов 4500 руб.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на наем жилья во время командировки. В счете гостиницы сумма НДС не выделена. Организация применяет общую систему налогообложения

Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов вернулся из командировки. Срок поездки составил 4 дня (с 9 по 12 февраля). 13 февраля был утвержден авансовый отчет.

Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит счет гостиницы (бланк строгой отчетности) на сумму 5310 руб. В счете указано, что в стоимость услуг включен НДС по ставке 18 процентов. Сумма НДС не выделена.

В бухучете организации сделана запись:

Дебет 26 Кредит 71
– 5310 руб. – списаны расходы Львова на проживание в гостинице.

Чтобы определить стоимость услуг, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль, бухгалтер «Альфы» выделил сумму НДС расчетным путем:
5310 руб. × 18/118 = 810 руб.

При расчете налога на прибыль расходы на оплату услуг гостиницы учитываются в сумме 4500 руб. (5310 руб. – 810 руб.).

В бухучете организации отражено постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 162 руб. (810 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов по найму жилья, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

О возможности включения в расчет налогооблагаемой прибыли суммы НДС (его аналога), уплаченной иностранным контрагентам по законодательству других государств, см. Как учесть при расчете налога на прибыль прочие расходы, связанные с производством и реализацией .

УСН

Командировочные расходы можно списать только после подтверждения факта их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Это интересно:  Продажа квартиры в рассрочку риски для продавца

Если организация на упрощенке платит единый налог с доходов, то расходы по найму жилого помещения налоговую базу не уменьшают. При расчете единого налога такие организации вообще не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.14, п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Пример отражения при налогообложении расходов по найму жилого помещения. Организация применяет упрощенку. Объект налогообложения – разница между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог с разницы между доходами и расходами.

Менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев в период с 16 по 18 марта находился в служебной командировке в г. Челябинске.

19 марта руководитель «Альфы» утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

Вместе с авансовым отчетом Кондратьев передал в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит счет гостиницы на сумму 5310 руб. (в т. ч. НДС – 810 руб.).

При расчете авансового платежа по единому налогу за I квартал бухгалтер «Альфы» включил в состав затрат компенсацию расходов на наем жилья в сумме 5310 руб.

Ситуация: как учесть при расчете единого налога при упрощенке плату за аренду квартир для проживания командированных сотрудников?

В состав расходов включите только ту часть арендной платы, которая уплачена за период фактического проживания сотрудника в квартире.

Если организация арендует частное жилье на постоянной основе, с его владельцем можно заключить долгосрочный договор аренды. Размер арендной платы в договоре можно указать за любой период. Однако при расчете единого налога всю сумму расходов учесть не удастся. Арендную плату за тот период, когда арендованное жилье пустовало, в расходы включить нельзя. Ведь арендная плата за период, когда организация не использует квартиру, признается экономически необоснованной (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Обосновать расходы можно лишь за те дни, когда в арендованной квартире проживает командированный сотрудник (подп. 8, 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Для этого организация вправе использовать документы, косвенно подтверждающие факт проживания (например, проездные документы, приказ о командировке и т. д.) (абз. 4 п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Подробнее о документальном подтверждении расходов на наем жилья см. Как возместить командировочные расходы на наем жилья .

Совет: если обосновать затраты, то можно учесть при расчете единого налога расходы по аренде квартиры в другом городе в полной сумме вне зависимости от фактического проживания в ней командированных сотрудников.

Расходы по аренде квартиры независимо от факта пребывания в ней сотрудника можно признать экономически обоснованными (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Во-первых, в другом городе за один и тот же период времени средняя стоимость аренды квартиры может быть меньше, чем средняя стоимость гостиничного номера. Во-вторых, расходы можно учесть как платежи за арендуемое имущество по подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, а не как расходы на командировки (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Любое арендованное имущество может использоваться не каждый день. Но это не означает, что арендные платежи можно признавать экономически оправданными только в части, которая относится на дни использования (см., например, постановление ФАС Московского округа от 11 февраля 2009 г. № КА-А40/325-09).

Вместе с тем, если организация примет решение учитывать расходы на арендованные для командированных сотрудников квартиры без учета их фактического использования, такую точку зрения ей вероятнее всего придется отстаивать в суде.

Пример учета расходов на наем частной квартиры для проживания командированных сотрудников. Организация применяет упрощенку (объект «доходы минус расходы»)

ООО «Альфа», расположенное в г. Москве, платит единый налог с разницы между доходами и расходами. Организация имеет производственный филиал в г. Твери. Для координации работ по внедрению новых технологий сотрудники «Альфы» систематически командируются в филиал. Для их проживания организация арендует в г. Твери частную квартиру. По договору с ее собственником арендная плата составляет 6000 руб. в месяц. Ежемесячно стороны рассчитываются по договору и подписывают акт об оказании услуг по аренде.

Владелец квартиры не является индивидуальным предпринимателем. Поэтому при перечислении арендной платы бухгалтер «Альфы» удерживает из нее НДФЛ по ставке 13 процентов. Организация ведет бухучет в полном объеме.

В марте в арендованной квартире проживали направленные в командировку:

  • менеджер организации А.С. Кондратьев (5 дней);
  • генеральный директор А.В. Львов (10 дней).

В учете «Альфы» сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 76
– 6000 руб. – учтена плата за аренду квартиры для проживания командированных сотрудников;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 780 руб. (6000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с арендодателя квартиры;

Дебет 76 Кредит 51
– 5220 руб. (6000 руб. – 780 руб.) – перечислена арендная плата.

При расчете единого налога бухгалтер «Альфы» включил в расходы арендную плату за фактические дни проживания. Сумма расходов составила:
6000 руб. : 31 дн. × (5 дн. + 10 дн.) = 2903 руб.

Ситуация: как учесть при расчете единого налога при упрощенке расходы по найму жилого помещения, если во время командировки сотрудник жил у родственников?

Стоимость проживания можно включить в состав расходов при расчете единого налога.

ЕНВД

Объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Поэтому на расчет налоговой базы расходы, связанные с наймом жилья во время командировок, не влияют.

ОСНО и ЕНВД

Если расходы на наем жилья понес сотрудник, который одновременно занят в деятельности организации на общей системе налогообложения и в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, то сумму расходов нужно распределить (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ).

Расходы по найму жилья, которые оплачены сотрудником, занятым в одном виде деятельности, распределять не нужно.

Сумму НДС, выделенную в счете (счете-фактуре) гостиницы, распределите по методике, установленной в пункте 4 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как принять к вычету входной НДС при раздельном учете облагаемых и необлагаемых операций .

Пример распределения расходов по найму жилья командированного сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В феврале генеральный директор организации А.В. Львов находился в служебной командировке. Цель командировки – заключение договора поставки товаров, предназначенных для продажи оптом и в розницу.

Авансовый отчет был утвержден 16 февраля.

Вместе с авансовым отчетом Львов передал в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы. В их состав входит счет гостиницы на сумму 8850 руб. В счете выделена сумма НДС по ставке 18 процентов – 1350 руб.

  • по оптовой торговле – 18 000 000 руб.;
  • по розничной торговле – 6 500 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Чтобы распределить расходы и НДС между двумя видами деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле за февраль с общим объемом доходов за феврале.

При расчете налога на прибыль в феврале бухгалтер «Альфы» учел расходы на наем жилья в сумме:
(8850 руб. – 1350 руб.) × 0,735 = 5513 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–февраль.

Доля расходов по найму жилья, которую нужно отнести к деятельности организации, облагаемой ЕНВД, равна:
(8850 руб. – 1350 руб. – 5513 руб.) = 1987 руб.

Сумму НДС, которую можно принять к вычету, бухгалтер «Гермеса» сможет определить по итогам I квартала.

Расходы по найму жилого помещения подтверждены документально. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы компенсации не начисляются.

Командировочные расходы в казенном учреждении (Анохина Н.)

Дата размещения статьи: 08.09.2015

Работники казенных учреждений по служебной необходимости направляются в командировки. Как правильно оформить документы командированному лицу? Какие командировочные расходы и в каком размере учреждение вправе возместить работнику? Какими нормативными актами при этом необходимо руководствоваться? Как отразить в бюджетном учете расчеты с подотчетным лицом?

Определение служебной командировки дано в трудовом законодательстве. Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ командированному лицу гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К таким расходам относятся (ст. 168 ТК РФ):

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Порядок направления работников в служебные командировки, как по России, так и за рубеж, определен Положением об особенностях направления работников в командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749).

В Положении N 749 определение командировки по сравнению с ТК РФ дополнено. Командировкой также признается поездка работника, направляемого в обособленное подразделение командирующей организации, находящееся вне места постоянной работы. Местом постоянной работы является место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения), работа в котором обусловлена трудовым договором.

Согласно ст. 166 ТК РФ и п. 2 Положения N 749 в командировки могут направляться только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, работников по договору подряда командировать нельзя. Также нельзя направить в командировку сотрудников с разъездным характером работы или работой в пути, например курьеров. Кроме того, не направляются в командировку сотрудники в период действия ученического договора (ст. 203 ТК РФ), беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние работники (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

Работницы, которые воспитывают детей до трех лет, одинокие родители с детьми до пяти лет могут быть направлены в командировку только с их личного письменного согласия. В этом случае должен быть оформлен документ, например заявление, в котором работница должна указать, что она ознакомлена со своим правом на отказ от командировки.

Документальное оформление

Формы документов, которые составляются при направлении сотрудника в командировку, предусмотрены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1:

— служебное задание по форме Т-10а, утверждаемое руководителем учреждения с указанием цели командировки (п. 6 Положения N 749). По окончании командировки сотрудник заполняет в служебном задании графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Этот отчет должен быть согласован с руководителем структурного подразделения;

— приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 или Т-9а;

— командировочное удостоверение по форме Т-10. Командировочное удостоверение выписывается даже в том случае, если работник возвращается из командировки в место постоянной работы в тот же день, когда он был командирован. Если сотрудник направлен в дальнее зарубежье, командировку можно учесть по отметкам в загранпаспорте без командировочного удостоверения. Подробно это расписано в Положении N 749.

При командировке за границу в страны СНГ удостоверение также необходимо. Командировочное удостоверение оформляется в единственном экземпляре и подписывается руководителем учреждения. Оно является документом, подтверждающим срок пребывания сотрудника в командировке (на основании отметок о дате приезда в пункт (пункты) назначения и дате выезда из него (из них)) (п. 7 Положения N 749). Если сотрудник в пределах одной командировки направляется в несколько организаций, то отметки о прибытии и убытии делаются в каждой из этих организаций.

Также в учреждении необходимо вести:

— журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;

Это интересно:  Жилищный сертификат на покупку квартиры

— журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Формы этих журналов утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н.

Лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировки, и за производство отметок в командировочных удостоверениях, назначается приказом руководителя.

Командировочные расходы

Согласно п. 10 Положения N 749 при направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). До убытия в командировку сотрудник организации должен написать заявление о выплате ему аванса на командировочные расходы.

При возмещении командировочных расходов сотрудникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, нужно руководствоваться следующими документами:

— Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — Постановление N 729);

— Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — Постановление N 812);

— Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее — Приказ N 64н);

— Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее — Указ N 813).

Учреждения, финансируемые из бюджетов других уровней, при оплате расходов на командировки руководствуются нормативными актами, изданными субъектами РФ или органами местных администраций. Как правило, они содержат нормы, утвержденные на федеральном уровне.

По возвращении из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю (п. 26 Положения N 749):

— авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов, оформленных надлежащим образом (командировочное удостоверение, проездные документы, документы о найме помещения и другие);

— отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя (в письменной форме).

В соответствии с п. 3 Постановления N 729 расходы, превышающие размеры, установленные п. 1 данного Постановления, и иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Следует отметить, что доходы, полученные казенным учреждением от приносящей доход деятельности, должны быть перечислены в соответствующий бюджет бюджетной системы. Что касается экономии бюджетных средств, могут возникнуть проблемы с исчислением, поскольку нормативных актов, определяющих порядок расчета экономии, не существует, а само по себе наличие на конец года остатка средств бюджета на лицевом счете по соответствующей подстатье КОСГУ не является доказательством того, что учреждение сэкономило бюджетные средства.

Выплата суточных

В соответствии с п. 11 Положения N 749 суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Согласно п. 1 Постановления N 729 размер суточных составляет 100 руб.

Обратите внимание! В некоторых казенных учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, может быть установлен иной размер суточных. Так, например, сотрудникам федеральных органов исполнительной власти и военнослужащим суточные могут выплачиваться в размере от 150 до 300 руб.

Количество дней нахождения в командировке для выплаты суточных определяется по отметкам прибытия и убытия в командировочном удостоверении.

При однодневной командировке (работник уехал и вернулся в тот же день) в пределах РФ суточные не положены, а если работник командирован на территорию иностранного государства, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% суточных, установленных Постановлением N 812 (п. 20 Положения N 749).

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения N 749).

При выезде в загранкомандировку день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при возвращении на территорию РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются:

— по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника (когда работник командирован на территории иностранных государств, не являющихся участниками СНГ);

— по отметкам в командировочном удостоверении работника (когда работник командирован в иностранные государства, являющиеся участниками СНГ).

При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Расходы по проезду

Работникам возмещаются расходы по проезду не только к месту командировки и обратно, но и из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Также согласно п. 12 Положения N 749 к расходам на проезд относятся затраты на проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если они находятся за чертой населенного пункта, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по проезду возмещаются в размере фактически понесенных затрат, подтвержденных проездными документами. При этом размеры возмещения командировочных расходов по проезду работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, ограничены Постановлением N 729:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, они возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Превышение расходов на проезд, если они произведены сотрудником с разрешения руководителя, может возмещаться только за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения (п. 3 Постановления N 729).

В настоящее время проездные документы чаще всего приобретаются в электронной форме. Электронный билет — это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира в дальнем следовании, в котором информация о перевозке пассажира представлена в электронно-цифровой форме и который хранится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на транспорте.

На железнодорожном транспорте формы электронных проездных документов (электронных билетов) утверждены Приказом Минтранса России от 21.08.2012 N 322. Согласно п. 2 данного Приказа контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Контрольный купон оформляется и обязательно направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру.

— чек контрольно-кассовой техники;

— слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;

— подтверждение кредитным учреждением, в котором работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, операции по оплате электронного авиабилета;

— другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Факт перевозки удостоверяет распечатка электронного документа — электронная маршрут-квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Расходы по найму жилого помещения

При возмещении расходов на проживание в отношении командировок по России федеральные казенные учреждения должны руководствоваться Постановлением N 729, в соответствии с которым данные затраты оплачиваются (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение):

— в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки;

— при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки.

Если работник командирован за рубеж, нужно руководствоваться нормами, установленными Приказом N 64н. В этом документе выплаты возмещения расходов по найму жилья дифференцированы в разрезе стран, куда может быть командирован работник, а в некоторых случаях еще и с уточнением сумм возмещения расходов на проживание в отдельных городах на территории этих стран.

Документами, подтверждающими расходы по найму жилья, являются кассовые чеки, счета-фактуры, счета.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае, если работник по окончании рабочего дня остается в месте командировки при наличии у него возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, производится в том случае, если работник остается в месте командировки по согласованию с руководителем организации.

Если командированный работник заболел, то в соответствии с п. 25 Положения N 749 в течение временной нетрудоспособности работника ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные на протяжении всего периода, пока он не может по состоянию здоровья выполнять возложенную на него работу или вернуться к месту постоянного жительства. Временную нетрудоспособность в этом случае работник должен подтвердить листком нетрудоспособности установленной формы. Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается работнику согласно законодательству РФ.

Расчет среднего заработка за время нахождения в командировке

В соответствии со ст. 167 ТК РФ за командированным работником сохраняется средний заработок.

Для справки. Расчет среднего заработка осуществляется исходя из Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Постановление N 922).

Согласно Постановлению N 922 расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число, в феврале — по 28-е (29-е) число (ст. 139 ТК РФ). Если работник не отработал 12 месяцев до дня командировки, тогда расчетный период будет начинаться с даты приема на работу.

При определении среднего заработка в расчет включаются зарплаты и все, что связано с оплатой труда (например, премии). Исключением являются те выплаты, которые были произведены по среднему заработку. Это командировочные, отпускные, пособия.

Чтобы определить средний дневной заработок работника, нужно сумму фактически начисленной за расчетный период зарплаты поделить на количество фактически отработанных в данном расчетном периоде рабочих дней. Затем количество дней командировки умножается на средний дневной заработок.

Средний заработок может быть исчислен исходя из оклада только в случае, оговоренном в п. 8 Постановления N 922: когда у работника отсутствует фактически начисленная заработная плата или фактически отработанные за расчетный период дни до начала расчетного периода и наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка. Во всех остальных случаях оплата исходя из оклада не предусмотрена.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ на 2013 год и на плановый период 2014 и 2015 годов» расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

— 212 «Прочие выплаты» — расходы по оплате суточных;

— 222 «Транспортные услуги» — расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

— 226 «Прочие работы, услуги» — расходы по найму жилого помещения;

— 290 «Прочие расходы» — расходы протокольного характера согласно законодательству РФ при служебных командировках на территории иностранных государств.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

Списание подотчетных денежных сумм производится на основании данных утвержденного авансового отчета. При этом датой признания расходов в бюджетном учете является дата утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Типовые бухгалтерские проводки по учету расчетов с сотрудником, направленным в служебную командировку, по выданным в подотчет суммам приведены в таблице.

Возвращен в кассу

Отдельные вопросы по командировочным расходам

Если оплата расходов по приобретению билетов на проезд к месту командирования и обратно произведена банковской картой другого лица, то для возмещения расходов наряду с документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник дополнительно представляет расписку владельца банковской карты с подтверждением, что ему возмещены соответствующие расходы, произведенные с использованием его карты. Это следует из разъяснений ФНС России, приведенных в Письме от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876: одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику учреждения является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием его банковской карты. В таком случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, в том числе квитанции банкоматов и слипов (квитанция электронного терминала), в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и им подтверждается возврат средств иному лицу, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Статья написана по материалам сайтов: www.9111.ru, nalogobzor.info, xn—-7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector