+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Затраты на переезд офиса

Аренда автомобиля Вместимость Стоимость
«Газель» До 5-ти рабочих мест* от 900 руб/час ,
от 4500 рублей за весь переезд:
4 часа+подача, 2 грузчика
Грузовой «Мерседес» До 14-ти рабочих мест* от 6500 рублей
(5 часов+подача, 3 грузчика)

*Рабочее место: стол, тумба, стул, компьютер.

Один из самых хлопотных эпизодов в жизни любой организации — это офисный переезд. Повсюду хаос и неразбериха, носятся задерганные сотрудники, не знающие, то ли паковать личные вещи, то ли документацию, то ли компьютерную и оргтехнику. И чаще всего никто не знает, как нужно грамотно совершать упаковку вещей, чтобы доставить их на новое место работы в целости и сохранности. Нередко бывает, что при распаковке в новом офисе сотрудники обнаруживают потерю каких-нибудь важных бумаг, повреждение того или иного монитора или ещё какую-то неисправность. Все это очень неприятно, досадно и требует ваших потраченных нервов, а также дополнительных расходов на ремонт. Причина таких неурядиц при переезде офиса — отсутствие строго организованных погрузочно-разгрузочных работ, равно как и то, что вместо профессиональных грузчиков упаковкой и погрузкой вещей занимаются обычные офисные сотрудники, незнакомые с премудростями этого дела.

Переехать всем офисом – дело утомительное

Немало забот также доставляют поиски бригады грузчиков и машины для переезда офиса, но далеко не всегда эти усилия оправдывают ожидания. В этой ситуации больше везет тем предприятиям, которые имеют грузовой транспорт в собственном распоряжении. Но наем автотехники со стороны часто оборачивается лишним потраченным временем и деньгами: грузчики в надежде заработать побольше нередко растягивают время погрузки и выгрузки вещей, т.к. оплата почасовая. А поскольку организационные вопросы во время офисного переезда и так не решены, все это приводит к неоправданно большим расходам, которые могли бы быть сокращены во много раз.

Но подобные неприятности никогда не произойдут, а эмоциональные затраты будут минимальными, если вы обратитесь в нашу компанию. Одно из направлений нашей деятельности — организация офисных переездов. Стоимость наших услуг зависит от сложности работ и наполненности офиса мебелью и техникой: чем больше предметов, тем больше времени займет переезд офиса. Следовательно, это будет стоить дороже. С нами вы будете избавлены от необходимости самостоятельно искать грузчиков и автотранспорт, а также переплачивать им в несколько раз по причине умышленного увеличения рабочего времени.

Обратившись к нам, вы также избавите себя от возможных повреждений офисной техники, зеркал или мебели. Специалисты нашей компании имеют многолетний опыт работы в сфере грузовых перевозок. Они грамотно и оперативно выполнят упаковочные и погрузочно-разгрузочные работы, что намного сократит офисный переезд. Бережное обращение с имуществом клиентов — это наше кредо, которому мы неукоснительно следуем. Все ваши документы вплоть до последнего файла и листочка также будут аккуратно перевезены в новый офис.

Почему стоит обращаться к нам?

  • штат профессиональных грузчиков, внимательных к вашим пожеланиям;
  • в нашем автопарке имеется транспорт любых габаритов;
  • грамотные упаковочные работы, позволяющие при офисном переезде сохранять имущество в целости;
  • демократичные цены;
  • мы подходим индивидуально к каждому клиенту и предлагаем удобную систему скидок.

Если вам нужно осуществить переезд офиса — звоните! Вы будете приятно удивлены нашим обслуживанием, аккуратностью, быстротой работ. Мы работаем для вас!

Можно ли учесть затраты, связанные с переездом офиса на новое место?

Организация переезжает в новый офис. Для этого она нанимает компанию-перевозчика. Кроме того, ей придется уплатить отступное за досрочное расторжение договора аренды. Можно ли учесть эти суммы в расходах по налогу на прибыль?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ плательщики налога на прибыль организаций уменьшают полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Перечень расходов, которые нельзя учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций, приведен в ст. 270 НК РФ. При этом затраты на перевоз офиса и отступное за досрочное расторжение договора там не указаны.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Расходы на перевоз офиса в другое место могут считаться непосредственно связанными с осуществлением деятельности, направленной на извлечение доходов.

Следовательно, их можно учесть в составе иных расходов на производство и реализацию на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Сумму, которую арендатор обязан уплатить арендодателю в качестве отступного за досрочное расторжение договора аренды, также можно учесть в расходах на производство и реализацию. Такая выплата может быть установлена соглашением сторон (ст. 409 ГК РФ).

Переезд офиса — как должен проходить процесс

Офисный переезд — весьма сложное и важное событие для любой компании. Причин для переезда организации может быть много — ликвидация фирмы, расширение предприятия, окончание аренды, покупка корпоративной недвижимости, открытие филиала или оптимизация затрат.

Какой бы ни была причина передислокации, сам процесс переезда может или создать массу проблем, или, наоборот, пройти быстро и очень легко. Второй вариант, безусловно, более приемлем, и его не сложно реализовать с помощью профессионалов.

Правила качественного переезда офиса

К сведению! Процесс переезда компании имеет несколько этапов. В первую очередь, по желанию заказчика страхуется все перевозимое ценное имущество. Далее тщательно подбираются материалы, с помощью которых это имущество будет упаковано.

После этого следует отключение существующей техники и упаковка всех предметов. За упаковыванием следует маркирование всех вещей организации, в том числе — архива и документации. Затем происходит погрузка имущества в специальные автомобили и их доставка в пункт назначения.

Для предотвращения чрезмерных издержек маршрут движения транспортного средства выбирается наиболее оптимальный. По прибытию машины начинаются работы по распаковке и установке всех перевезенных предметов.

В понятие современного офисного переезда входит демонтаж, упаковка имущества фирмы, погрузочно-разгрузочные работы, транспортные услуги, а также совокупность работ по новому адресу организации, где нужно заново все собрать, снять упаковку и установить предметы в определенные места.

Качественным офисным переездом можно назвать только такую форму переезда, при которой переезжающая компания может очень быстро восстановить свой нормальный рабочий режим.

Этапы офисного переезда

  1. Первый этап передислокации офиса — выбор упаковочного материала, упаковка имущества и документов, а также маркировка перевозимых вещей. Работы первого этапа необходимы для сохранности документов и предметов. Работу офиса данный этап переезда не нарушает, проводить его можно постепенно. Подходящее время: заготовить материал для упаковывания вечером в среду и упаковывать вещи до вечера пятницы.
  2. Второй этап переезда включает в себя демонтаж и упаковывание оборудования, мебели и техники офиса. Оптимальное время для этого — день перед переездом, в пятницу. Компания по перевозке мебели профессионально выполняет работы данного этапа. В то же время можно закончить упаковку личных вещей.
  3. Третий этап — переезд. Грузчики-профессионалы быстро, очень аккуратно и осторожно выполнят все работы по транспортировке вещей. Для удобной транспортировки сейфа у специалистов есть оборудование, которое представляет собой тележку с резиновыми колесами. Такая тележка способна сберечь полы от повреждений оборудования с большим весом. Осуществлять данный этап удобнее всего в субботу, так как не возникнет нежелательных простоев в работе. Кроме того, после переезда в субботу остается время, чтобы сообщить клиентам о новом месте деятельности, расставить мебель и другие вещи организации, сделать уборку офиса и подготовить его к полноценной работе.
  4. Заключительный этап офисного переезда — снятие упаковки, сборка, установка техники и мебели офиса по определенным местам, в согласии с функциональными требованиями. Также в данный этап входит подключение аппаратуры фирмы, уборка, расстановка коробок с личным имуществом работников организации около их рабочих мест. Такая последовательность действий позволяет минимизировать затраты рабочего времени на переезд.

Помните! Офисный переезд — легкая задача для специализированных компаний, которые грамотно и в кратчайшие сроки способны осуществить комплекс работ по офисному переезду без лишнего шума, пыли и долгой паузы в работе предприятия.

Практические советы по переезду офиса (в вопросах и ответах)

Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?

Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.

Чем следует заняться в первую очередь?

Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.

    Первым делом необходимо оповестить работников компании о предстоящем переезде. Сделать это можно, собрав всех сотрудников на организационное собрание, или же пройтись по отделам, сообщив все в устной форме, либо разослать сообщение по электронной почте или локальному «переговорнику» (например, Jabber).

Неплохо перед переездом провести экскурсию на новое место. Она поможет рационально спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. А работники смогут заранее продумать, каким транспортом добираться на работу.

Обязательно нужно составить план-график переезда, в котором детально прописать все его этапы.

  • Важно помнить, что смена места расположения офиса это определенные неудобства не только для самой компании и ее работников, но и клиентов (партнеров). Поэтому, чтобы дискомфорт от вашего переезда был минимальным, следует оповестить клиентов и партнеров о новом адресе и желательно выслать карту проезда к новому офису.
  • В какие сроки желательно вложиться с переездом и в какое время суток его предпочтительнее осуществлять?

    Оптимальный срок подготовки переезда — около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время — неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п. Тут как никогда пригодится четкий поэтапный план, например, как приведенный в приложении.

    План переезда

    Мероприятие

    Ответственные лица

    Примечание

    Посещение нового офиса и согласование всех условий с его владельцами

    Руководитель компании или его представитель

    Назначение координатора переезда, распределение функций в рабочей группе

    Сразу же после определения даты переезда

    Назначить ответственного за сборы, закупку необходимых материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д.

    Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса компании, подготовка карты проезда к новому офису

    Координатор переезда (секретарь, офис-менеджер), дизайнер (для оформления карты), руководители отделов

    После определения даты переезда

    Уточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка)

    Проверка состояния нового помещения и составление перечня необходимых работ

    После ревизии офиса в течение 7 дней

    Для выполнения работ нужно привлечь: электрика, сантехника, слесаря (лучше тех, кто непосредственно обслуживают данное здание или офис)

    Составление плана размещения рабочих мест, расстановки мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого рабочего места

    Координатор переезда, заместитель директора или руководители отделов

    После ревизии офиса в течение 7 дней

    Утвердить план у директора

    Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещения

    Координатор переезда, системный администратор, телефонист, электрик

    В течение 10 дней после определения даты переезда, готовность — за 1–2 дня до переезда

    Установка или перенос локальных сетей, подписание договоров на обслуживание

    Инвентаризация и составление полного перечня оборудования, мебели и документов компании

    Не позднее, чем за 2 недели до переезда

    Подсчитать, какое количество мебели требуется разобрать, какую, возможно, придется продать

    Закупка упаковочного материала, бронирование транспорта и заказ услуг грузчиков или специальных компаний по перевозке

    За 2 недели до переезда

    Определение количества материалов, закупка, доставка, составление смет

    Согласование переезда с представителями собственников «старого» офиса

    За 1–2 недели до переезда

    Уведомить «старых» арендодателей письмами о дате переезда, предупредить охрану, получить разрешения на пользование грузовыми лифтами и т. д.

    Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы, назначение кураторов процесса и объяснение задач

    За 1 неделю до переезда

    Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и составление описи по отделам

    Рабочие группы отделов или подразделений

    Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги, передать ответственному лицу собранную документацию

    Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробок

    Все сотрудники, задействованные в процессе переезда

    Обязательно проверить общую готовность к переезду

    Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и упаковка оборудования с последующей маркировкой

    Привлеченный специалист или представитель фирмы-перевозчика

    Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель: стол, стул, шкафы. Проследить за качеством разборки-сборки мебели

    Изготовление необходимого количества ключей, влажная уборка нового помещения

    Координатор переезда, уборщик

    Получение правил внутреннего распорядка в новом здании и ознакомление с ними всех сотрудников под роспись

    Член рабочей группы

    Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТС

    Системный администратор, телефонист

    Проверка готовности: исправление неисправностей

    День переезда: вынос, погрузка, перевозка в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимости

    Обязательно контролировать весь процесс

    Подключение оборудования и проверка исправности средств связи

    Первый день после переезда

    Оформление изменения адреса с учетом требований госорганов

    После того как будут подписаны документы на аренду (после переезда)

    Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы; обустройство общих комнат — кухни, переговорной, приемной и т. д.

    В процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1 недели после переезда

    Оформление офиса желательно провести в первую очередь, это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте

    Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу. Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.

    Как быть с коммуникациями (телефоны, Internet и пр.)?

    Конечно же, хочется, чтобы после переезда в новый офис все сразу работало как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно приложить максимум усилий по проверке и, в случае необходимости, проведению коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников организуйте экскурсию для штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста.

    После проведения необходимых «исследований» на новом месте необходимо быстро перевезти приспособления для подключения Internet-провайдера и телефонного оператора или же подключиться к новым. А это требует определенного времени, и в случае плохой организации процесс может затянуться на 2–3 недели. Поэтому следует, не теряя время:

    проверить возможность подключения сети на новом месте;

    утвердить и подписать договора по установке коммуникаций, обеспечить своевременную предоплату за подключение;

    выбрать телефонные номера, перенести имеющиеся телефонные линии (если подключение новых по техническим причинам невозможно). Упростить работу по определению телефонов и налаживанию сети могут помочь предыдущие арендаторы (если получится выйти с ними на связь). Такое знакомство принесет несомненную пользу: вы получите объективную информацию о коммуникациях и их качестве, да и вообще обо всех плюсах и минусах офиса, в котором вам предстоит работать (так как не в интересах хозяев здания показывать плохие стороны офиса, если такие существуют).

    Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой локальной офисной сетью, которая, к сожалению, не всегда совпадают с вашими потребностями и соответствует рассадке сотрудников. В таком случае приходится переделывать ее «под себя». Будет крайне уместным иметь под рукой план с детальной рассадкой сотрудников.

    Что еще нужно учесть при аренде офиса?

    Особое внимание следует уделить:

    электросети, какая у нее максимально возможная нагрузка в амперах (во избежание сбоев в работе);

    электропроводке, размещению в комнатах розеток, выключателей, наличию осветительных приборов;

    расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;

    наличию санузла с исправной сантехникой;

    наличию холодной и горячей воды (качество воды);

    наличию подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;

    наличию грузового лифта для перевозки имущества (если административное здание).

    Примечание. Выбирая помещение под офис, не спешите сразу хвататься за дешевые предложения, помните «не все то золото, что блестит». Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за коммунальные и эксплуатационные услуги да и много других неприятных сюрпризов. Лучше отдать предпочтение офисам, обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.

    На что следует обратить внимание при выборе компании-перевозчика, как правильно скоординировать работу «перевозчика»?

    Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.

    На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.

    Как правило, в случае сотрудничества с солидной компанией-перевозчиком с вами работает (сопровождая процесс переезда) представитель компании. Он выезжает на место вызова, оценивает объем предстоящих работ (подсчитывает единицы мебели, техники, других материально-технических ценностей), в конце представляет детализированный счет на предоставленные услуги. Преимущество работы со специальной компанией заключается в том, что все работы по переезду она берет на себя. Плюс, вся мебель и техника будут застрахованы, на случай повреждений при переезде. Страховая сумма определяется заказчиком и вносится в договор. Представитель перевозчика также предлагает заказчику выбор упаковочного материала: полиэтиленовая пленка, клейкая лента, картонные коробки, мешки, картон. Чтобы сэкономить, можно упаковочный материал закупить самостоятельно, он продается в строительных магазинах и стоит недорого. Если же есть «родные» коробки от оргтехники, состоящей на гарантии, это упростит работу мастерам и также сократит расходы.

    Главный недостаток — комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.

    Как организовать переезд «своими силами»?

    Организовывать переезд «своими силами» намного интересней. В этот процесс можно вовлечь многих сотрудников, правильно организовав их, получите слаженную, оперативную работу. Пусть каждый почувствует, что его ценят, в его помощи нуждаются и что он — частичка одной дружной команды.

    Первое, что нужно сделать, — это провести ревизию и выбросить все ненужное. Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании — работа найдется для всех, главное — желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.

    Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.

    Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.

    Перевозка мебели — самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде. Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.

    Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.

    Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем — все остальное.

    Заказать машину с грузчиками сейчас не проблема. Если имущества много, то лучше воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну грузят, из второй уже на месте выгружают. Кстати, не забывайте, что если будут заторы на дорогах, за «простои» тоже придется заплатить. Не советуем оставлять грузчиков без присмотра (следите за тем, чтобы работа осуществлялась аккуратно, дабы избежать повреждения мебели или стен офиса).

    Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие — в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.

    Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.

    Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!

    Статья предоставлена нашему порталу
    редакцией журнала «Секретарь-референт»

    Статья написана по материалам сайтов: 112buh.com, 13chairs.ru, hr-portal.ru.

    »

    Это интересно:  Кто подписывает приходный кассовый ордер
    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector