Работа с дебиторской задолженностью клиентов

Данный этап является основным, так как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с дебиторской задолженностью, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:

А) Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка).

Б) Написание писем:

— перечень документов для клиента,

— для подтверждения дебиторской задолженности,

— взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту.

В) Встречи с клиентами.

Г) Ведение переговоров:

— определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,

— варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны,

— варианты действий при отказе клиента платить или грубости со стороны клиента при общении,

— определение периодичности звонков.

Д) Фиксирование информации о работе с дебиторской задолженностью (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации).

Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

Преимущества досудебного урегулирования долга — это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

С должниками следует постоянно поддерживать контакт:

— высылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте),

— вести телефонные переговоры

— личные встречи с руководством должника,

К финансовым способам воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа, относятся:

— применение штрафных санкций,

— предложения о проведении взаимозачетов,

— инициация процедуры банкротства и др.

Выбор того или иного метода зависит от:

— количества дней просрочки,

— готовности должника к погашению долга и других факторов.

В этом смысле хотелось бы сразу оговориться, что коллекторская деятельность не подразумевает выполнения однозначно негативной функции в отношении должника. На первоначальном этапе возникновения задолженности принимаются попытки возможной ее реструктуризации и создания реальных условий надлежащего исполнения обязательства — составление специальных графиков погашения задолженности в случае резкого ухудшения финансового состояния добросовестного должника и т.д. В некоторых случаях это скорее даже «антиколлекторская» деятельность в классическом ее понимании, так как такие действия направлены на исключение последнего судебного этапа взыскания дебиторской задолженности.

Любая организация, имеющая необходимость взыскания большого количества дебиторской задолженности, рано или поздно встанет перед выбором, каким путем ей пойти для того, чтобы вернуть вложенные средства.

Несмотря на различие типов долговых ситуаций, можно выделить общие особенности:

— обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев;

— использование инновационных методов взыскания;

— эффективное применение уголовного преследования должников, в том числе и по редким составам (ст. ст. 177, 315 УК РФ и др.), за счет информационной и научно-консультационной поддержки.

При этом важно, чтобы присутствовала централизация деятельности по взысканию долгов, то есть общее руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.

Повышение эффективности работы по взысканию задолженности возможно при введении в эту схему разделения труда элемента, ответственного за подготовку материалов для PR-сопровождения взыскания: проектов уведомлений, обращений, пресс-релизов и статей. Опыт показывает, что именно PR-сопровождение взыскания для многих крупных покупателей (дебиторов) является решающим фактором для принятия решения о погашении долга. Репутационное воздействие может подготавливаться на базе взаимодействия обычных коллекторских отделов с PR-подразделением, обязанности которого расширяются, либо навыкам организации PR.

Дебиторскую задолженность продают при острой потребности в денежных средствах. Ее покупают предприятия, которые являются должниками дебитора. Приобретая дебиторскую задолженность с дисконтной скидкой, они предъявляют ее должнику к погашению по полной стоимости. Купить долг может также компания, которая входит в ту же финансовую группу, что и должник, и заинтересована в скупке всех долгов организаций холдинга. Кроме того, перепродать долг можно лицу, заинтересованному в обладании правами требования именно к этому должнику. Например, так бывает, когда дебитор находится на стадии банкротства (или его «подводят» к банкротству) и среди кредиторов идет борьба за максимальное количество голосов на собрании кредиторов.

При исчерпании всех разумных мер кредитор может взыскать долг через суд. Обычно обращение в суд ведет к разрыву партнерских отношений, но также может послужить началом конструктивного диалога с должником. В дальнейшем новые должники, зная о том, что долговые споры поставщик всегда решает через суд, стараются не допускать просрочки погашения задолженности.

Обращаются в суд в следующих ситуациях:

— должник не признает долг или имеет встречные претензии к кредитору;

— должник признает долг, не имеет претензий к кредитору, обладает активами, достаточными для погашения обязательства, но не желает платить или требует от кредитора льготных условий поставок;

— дебитор находится в предбанкротном состоянии.

В последнем случае наличие исполнительного листа позволяет в случае банкротства попасть во вторую очередь требований, что, как правило, существенно повышает шансы кредитора на погашение долга.

До обращения в суд кредитору важно оценить:

— законность своих требований,

— надежность доказательной документальной базы,

— наличие у должника имущества или денежных средств, которые обеспечат реальную возможность исполнения положительного для кредитора судебного решения.

Методика работы с должниками — юридическими лицами:

Коллектор — сотрудник компании, ответственный за сбор задолженности.

Источники информации по компании, сотрудникам, владельцам:

1. Внутренние ресурсы системы:

— база данных о ранее проверявшихся объектах, результатах их проверки и дальнейшего взаимодействия;

— база данных об объектах, по которым имеется информация о нецелесообразности установления с ними деловых отношений (стоп-лист) и т.п.;

2. массивы справочной информации

— адресные справочники и др;

3. базы данных с онлайн-доступом (ресурсы государственных структур):

— Пенсионного фонда РФ,

— Федеральной налоговой службы,

— Федеральной миграционной службы,

— социальные сети, блоги, форумы, сайты знакомств (Одноклассники, В контакте, и др.)

— поисковики (Google, Yandex, Yahoo и др.)

— сайты по поиску работы (HH.ru, Job.ru, Superjob.ru, работа.mail.ru и др.)

— «месседжеры» (icq, quip, skype, sipnet и др.)

Технические средства контакта с должником:

1. Телефонные звонки (вручную: городской, мобильный, робот-напоминание)

2. Рассылка SMS-сообщений (вручную, автоматическая)

3. Рассылка e-mail (вручную, автоматическая)

4. Рассылка факс-сообщений (вручную, автоматическая)

5. Рассылка почтовых сообщений

6. Cообщения в интернете (сайтах, форумах, чатах, социальных сетях, skype, icq)

Общие рекомендации по работе с должниками:

1. Необходимо выяснить, насколько целесообразно проведение розыскных мероприятий, поскольку на розыск должника может уйти от нескольких дней до нескольких недель, а в результате выяснится, что должник неплатежеспособен.

2. При осуществлении «PR» деятельности необходимо проводить сбор и оценку обратной связи: реакции оппонентов, общественности, правоохранительных органов. При распространении соответствующих действительности сведений юридические риски минимальны, равно как и риски симметричного PR-ответа.

3. Эффективных методов возврата долга в досудебном порядке, не идущих вразрез с действующим законодательством, не так много, и все они сводятся к единому принципу: создание для клиента, ставшего должником, максимально неблагоприятных условий для его дальнейшего благополучного проживания. Безусловно, все действия осуществляются только в рамках законодательства. Это:

4. Ни в коем случае нельзя забывать про должника. Воздействие должно быть постоянным. Начиная с момента выпадения договора в просрочку должен быть установлен четкий тотальный контроль за должником вплоть до погашения долга. В противном случае может возникнуть абсурдная ситуация: должник «заряжен» на оплату и ждет денег, но если вы не напоминаете ему о долге, то он, получив долгожданную сумму, вместо оплаты потратит деньги на собственные нужды. Чтобы избежать данной ситуации, коллектор обязан систематически напоминать должнику о его нерешенной проблеме и подталкивать к оплате.

5. Задача — развеять миф о безнаказанности неоплаты. С его вмешательством покой в жизни должника должен закончиться. Клиент, ставший должником, должен четко понимать: про него не забыли и не забудут. И будут беспокоить до тех пор, пока проблема не будет решена.

6. Рычагом воздействия на должника может быть один из трех компонентов:

Заинтересованность: коллектор создает условия, при которых клиент прямо заинтересован в скорейшей оплате своего долга. Когда коллектор предлагает должнику заплатить сумму ниже указанной, убирая штрафы. Должник воспринимает это как выгодное с финансовой точки зрения предложение и оплачивает свой долг.

Зависимость: коллектор находит болевую точку клиента и методично на нее давит. В случае погашения долга эта зависимость исчезнет. Поэтому оплата поступает в указанный коллектором срок.

Компрометирующие материалы: в ходе своей работы коллектор выявляет сведения, которые могут скомпрометировать должника или угрожает их опубликовать.

Меры воздействия для должников:

1. Угроза использования связей агентства для инициации проверок служб:

— по контролю за легальным ПО,

— информирования соответствующих общественных, саморегулируемых организаций о совершенных действиях

2. Угроза вскрытия имущественного положения должника, выявление прав на:

— личные счета или счета родственников в коммерческих банках и т.п.

Принятия превентивных мер по предотвращению перевода должником своего имущества на других лиц.

В соответствии со ст. 58 ФЗ «Об исполнительном производстве» в случае отсутствия у должника-организации денежных средств, достаточных для погашения задолженности, взыскание обращается на иное имущество, принадлежащее ему на праве собственности, праве хозяйственного ведения или праве оперативного управления (за исключением имущества, изъятого из оборота либо ограничиваемого в обороте), независимо от того, где и в чьем фактическом пользовании оно находится.

Это интересно:  Можно ли ездить без знака шипы 2020

3. Угроза воздействия в рамках уголовного преследования, в том числе обращение в правоохранительные органы в целях проверки действий должника на предмет мошенничества и применения УК РФ (ст. 177 «Злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности»).

— использования правовых способов обеспечения взыскания по долгу,

— контроля за ходом исполнительного производства,

— привлечение судебных приставов и ОБЭП,

— заявления гражданского иска в уголовном процессе, за счет которого задолженность организации может превратиться в личный долг руководителя

— использования процедуры обеспечения исковых требований

— информационного освещения юридического процесса: размещение новостей о совершенных действиях в СМИ, информирование общественности о позиции заинтересованных лиц.

— наложить арест на имущество, принадлежащее ответчику и находящееся у него или других лиц, арест денежных средств на расчетных счетах

4. Создание угрозы репутации:

1. угрозы распространения соответствующей действительности информации о сложившейся ситуации в СМИ путем рассылки статей и комментариев

2. угроза внесения в черные списки в Интернете, содержащие сведения о неплательщиках с указаниями имен руководителей таких компаний,

3. написание обращений, пресс-релизов и статей о должнике на сайтах, блогах, форумах, социальных сетях.

4. угроза рассылки уведомлений заинтересованным лицам:

— клиентам, в том числе потенциальным,

— потенциальным покупателям организации и ее имущества.

Комментарий: PR-сопровождение взыскания заключается прежде всего в том, что должнику сначала описываются, а затем демонстрируются негативные последствия точечного или массового распространения соответствующей действительности, но специально преподнесенной информации о долговой ситуации. При этом важно найти ключевых, то есть наиболее важных, для должника партнеров, контрагентов или даже конкурентов, а также понятно донести возможность наступления нежелательных последствий.

6. Расчет потерь должника в случае неисполнения обязательств немедленно. Практически все заключаемые договоры содержат условия об ответственности за нарушение обязательств. Как правило, это неустойка, привязанная к денежному выражению обязательства. Достаточно часто встречается и единовременный штраф в фиксированной сумме.

Комментарий: Не беда, если эти условия не установлены. В соответствии со ст. 15 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере. При этом под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода).

7. Угроза продажи долга:

— конкурентам, которые, как известно, с удовольствием используют подобные инструменты для вытеснения компании с рынка или попытаются совершить поглощение,

— сторонним организациям, возможно недружественно настроенным,

Согласия должника при этом не требуется. Однако он должен быть извещен о факте передачи долга в надлежащем порядке.

8. Угроза продажи активов и привлечения по долгам компании

Нынешние изменения в законодательстве позволяют привлечь именно реального руководителя к исполнению обязательств. Они могут отвечать:

— выплатами % со всех официальных доходов в счет погашения долга

— им может быть ограничен выезд за границу.

9. Угроза инициации процедуры банкротства должника, то есть удовлетворения требований кредиторов за счет реализации его имущества.

10. Испорченная кредитная история. Для должника — это перспектива попадания в «черный» список бюро кредитных историй и, как следствие, отказ кредита в любой кредитной организации.

11. Угроза порицания со стороны церкви: глава синодального отдела Московского патриархата по взаимодействию с вооруженными силами и правоохранительными учреждениями, протоиереей Димитрий Смирнов: «Церковь приравнивает неплательщиков к ворам».

Подводя итог, необходимо отметить, что часто для успешного управления ДЗ предприятию не хватает:

— квалифицированных сотрудников для составления типовых документов, которые потом смогут использовать технические и менее профессиональные работники;

— знакомства с особенностями деятельности государственных органов,

— знания методики осуществления и продвижения коллекторской деятельности;

— call-центра, включая помещение, оборудование, персонал;

— службы личного взаимодействия с должниками [2].

Техники и приемы работы с дебиторской задолженностью

Наличие дебиторской задолженности в организации – это обычная ситуация. Однако, недобросовестные клиенты могут принести компании серьезный ущерб. Потому на предприятиях ведется постоянная работа по взысканию средств от задолжавших дебиторов. Однако, не все организации могут похвастаться тщательно проработанной и результативной практикой в этой сфере.

Непорядочные клиенты, задолжавшие как существенные, так и небольшие суммы могут сильно навредить любому бизнесу. Для того чтобы их получить и одновременно не испортить отношения с клиентами, требуется особая технология. В этой статье будут подробно рассмотрены следующие вопросы: как работать с дебиторской задолженностью, какие техники и приемы использовать, как бороться с дебиторской задолженностью и иные тонкости.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Распределение деятельности в сфере дебиторской задолженности

Первым делом требуется установить размер задолженности, который будет для компании критическим показателем, а также нормальным и рабочим. Эти типы показателей будут играть роль индикаторов, которые смогут регулировать усиление либо ослабление методов работы с должниками.

Лучше внести при помощи регламентов положения, регулирующие деятельность в сфере дебиторской задолженности. Требуется прописать, какие сроки оплаты в соглашениях разрешается согласовывать, период, через который требуется направить уведомление об необходимости оплаты, какая служба организовывает судебную защиту и несет ответственность за степень оборачиваемости ДЗ.

Внимание! Эффективные методы работы с дебиторской задолженностью – гарантия наличия у него оборотных средств, которые способны обеспечить постоянную деятельность организации.

Работу с задолженностью необходимо распределять так, чтобы каждый работник был в курсе, в какие именно сроки необходимо произвести конкретные действия по взысканию долга.

Существуют три варианта:

  1. Обязанности по работе с задолженностями распределить между сотрудниками: мониторинг сумм и видов задолженности, переговоры с клиентами, оформление и отправка писем, судебные дела, общением с судебными приставами.
  2. Выделить в кадровой структуре спецединицу либо целое подразделение, которое будет нести ответственность за работу с должниками.
  3. Всю деятельность по задолженностям передать в аутсорсинг юридическому лицу, которое специализируется на этом виде бизнеса. Цена на такого рода услуги находится в зависимости от периода образования долга, его суммы и прочих деталей.

Рекомендации по работе с ДЗ

По большому счету вся дебиторская задолженность может быть поделена на такие виды:

  • нормальная (срок между отгрузкой и датой выплаты средств по соглашению);
  • просроченная (когда сумма по соглашению не была отправлена своевременно, по дате договора);
  • безнадежная (если нет вариантов возврата финансовых средств).

Для того чтобы не получить просроченную либо вовсе безнадежную задолженность, важно следовать следующим рекомендациям:

  1. Отслеживание должников с помощью компьютерных программ следует производить каждую неделю. Сейчас все программы для учета имеют функцию формирования отчетов в короткое время. Это дает возможность следить за финансовым положением постоянно.
  2. Систематическое напоминание о сроке платежа покупателю. Чем раньше будет выставлен счет, тем быстрее по нему будут перечислены финансовые средства. Можно к счету приложить письмо, либо прописать эти сведения внизу счета. Это совершается с целью посеять мысль о необходимости оплаты в мозге дебитора.
  3. Скидочная структура для своевременной оплаты – хороший метод стимуляции покупателей вовремя погашать долги. То есть клиент видит перспективу скидки, к примеру, в 3%, если оплата будет произведена вовремя, например, в срок 10 дней, в то время как в соглашении прописан период в 30 дней с момента получения счета.
  4. Стабильная, регулярная деятельность в направлении получения долгов с должников сильно повышает шансы на получение средств. Письменные уведомления должны сопровождаться телефонными напоминаниями. Безусловно, не стоит сразу же напоминания приравнивать к преследованию. Беседовать лучше вежливо, но твердо. Необходимо интересоваться, когда они смогут выплатить долг.
  5. Прописывание в соглашении такого пункта, как штрафы и проценты за несвоевременную оплату — довольно эффективный метод. Посмотрите на счета за коммунальные услуги, чтобы ознакомиться с борьбой против дебиторской задолженности в этой сфере. Причем надо отметить, довольно успешной борьбой.
  6. Передача задолженности в агентство по выкупу долгов — крайний метод, когда испробованы все методы по взысканию, поскольку фирма обязательно возьмет свой процент с полученного долга.

Этапы работы с дебиторкой

Задаваясь вопросом, что такое дебиторская задолженность и как с ней работать, сперва следует понять, с чего нужно начинать.

Работу с дебиторкой, которая образовалась из подписанных соглашений, условно можно разделить на несколько этапов:

  1. Подготовительный – контроль контрагентов, с которыми предполагается дальнейшее сотрудничество (насколько они способны выплачивать долги, их надежность и ответственность и прочее).
  2. Документальный – на момент подготовки проекта соглашения и установки его условий (распорядок выплат и их даты, санкции за нарушение условий соглашения, рассрочка и прочее).
  3. Контрольный – при нем требуется следить за выполнением клиентом обязательств по соглашению.
  4. Оперативный – комплекс процедур, которые способствуют понижению риска прогрессирования задолженности в сомнительную и безнадежную.
  5. Взыскательный – это взаимодействие с дебитором в суде либо при помощи специальных методов получения финансовых средств.
  6. Заключительный – списание долгов, которые стали безнадежными, переквалификация долгов в сомнительные, учитывая все последствия, которые следуют из этого.

Каждый этап работы с дебиторской задолженностью клиентов подразумевает применение особых методов и способов, которые предприятие должно разрабатывать самостоятельно и описывать в регламентах, инструкциях, положениях и т.д.

В качестве стимула и мотивации сотрудников для работы по сокращению ДЗ и КЗ можно использовать систему введения денежного вознаграждения сотрудников, добившихся снижения дебиторки по контрагентам, которых им доверили для взыскания долга.

Это интересно:  Договоры перевозки грузов пассажиров и багажа

Управление кредиторской задолженностью

Управление кредиторской задолженностью – одна из главных задач бизнеса в наше время. От эффективности ее решения зависит не просто функционирование организации, но и его существование в бизнесе вообще.

Работа с кредиторской задолженностью предполагает следование основным правилам:

  • руководствуясь бизнес-структурой предприятия, необходимо установить рациональную схему кредиторки и систематически проводить анализ соотношения типов задолженности;
  • не допускать появления просроченной дебиторской задолженности, которая в перспективе приводит к приостановке либо вовсе остановке функционирования предприятия;
  • постоянно подсчитывать оборачиваемость всех типов задолженности и производить корректировку коммерческих предложений по отсрочке выплат;
  • осуществлять инвентаризацию всех видов обязательств и вовремя принимать меры для ее стабилизации.

Перечисленные методы управления задолженностью корректны для всех видов деятельности. Однако, любая компания имеет свои, дополнительные методы, которые делают управление задолженностью в конкретной организации максимально эффективным.

Важно! Управление кредиторской задолженностью в процессе деятельности организации занимает ведущее значение, поскольку понижает риски финансовой несостоятельности и даже банкротства предприятия.

Когда расчеты производятся в валюте, то одним из методов может быть хеджирование (страхование) валютных рисков. Сейчас, когда валюта особенно нестабильна, хеджирование может существенно понизить размер кредиторской задолженности в рублевом исчислении. Это не стандартный метод.

Смысл хеджирования в подписании договора с банковским учреждением, по которому банк обещает в установленные сроки произвести реализацию валюты по фиксированному курсу, а организация – произвести покупку валюты по фиксированному курсу.

По большому счету сфера контроля задолженности и работа с этой проблемой требует от организации отработанной и налаженной системы. Необходим постоянный контроль и выработка собственных норм. Управление КЗ в этом случае заключено в четком следовании графику платежей и обеспечении выгодного уровня курса валюты на момент платежа.

Заключение

Задолженность по дебиторам попадает в итоговый баланс предприятия-кредитора в едином разделе с финансовыми средствами и оборотными активами. Однако, мобильность дебиторки гораздо ниже финансов, поэтому необходимы дополнительные действия по работе с дебиторской задолженностью. Что это предполагает в результате такой деятельности: производится выплата долгов и занесение в баланс корректного показателя дебиторки.

Деятельность по взысканию дебиторской задолженности можно рассматривать в комплексе процедур, которые работают на своевременную оплату счетов, а так же взыскание долгов с минимальными убытками. Методы работы с долгами находятся в зависимости от вида и состава долга. Каждая организация самостоятельно выбирает и разрабатывает методы работы с дебиторской задолженностью, которые максимально работают именно в их случае. Требуется предпринимать все возможные и допустимые в рамках закона методы по получению денежных средств, поскольку именно задолженность организации как дебиторская, так и кредиторская максимально влияет на финансовое положение компании.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

УДЗ или управление дебиторской задолженностью — что делает и делает ли Фактор с вашей дебиторкой

Недавно в одной крайне популярной социальной сети в группе, объединяющей участников по интересу «факторинг», была приведена цитата одного клиента, которая звучала примерно так: «Вы все (Факторы то есть) поете песни про УДЗ, как о какой-то услуге — это что за разводняк такой»? Попробуем разобраться, откуда такое пренебрежение к работе Фактора с дебиторской задолженностью.

Итак, если Фактор предлагает Клиентам только факторинг с регрессом, управления дебиторской задолженностью там, скорее всего, действительно не будет. Факторинговая компания просто попросит клиента вернуть финансирование при наступлении срока регресса. Если в качестве Фактора выступает банк, то вероятность развития этих событий еще выше, поскольку для работы с дебиторской задолженностью нужны отдельные сотрудники, которых, как правило, просто нет в штатном расписании банка.

Рассмотрим процесс управления дебиторской задолженностью на примере НФК, которая реально работает с дебиторкой. В каждом представительстве НФК есть кредитные контролеры, ведущие работу по напоминанию Покупателям необходимости произвести оплату и сбору дебиторской задолженности. Кроме того, с недавнего времени клиенты НФК в режиме он-лайн могут изучать отчеты, где отображен процесс и результат работы НФК с дебиторкой. Компания заходит в систему «е-факторинг», загружает специальный отчет «Факторинговое обслуживание», в котором отображается содержательная часть работы с дебиторской задолженностью в отношении каждого покупателя по каждой поставке.

Вот мнение коммерческого директора производственной компании, работающей с НФК по факторингу с 2008 года:«Мы живем в век высоких технологий, поэтому для повышения эффективности своей работы оснащаем производственные цеха новейшим оборудованием, пользуемся современной техникой, а для контроля отдела продаж используем CRM-систему. Очень приятно, что наши партнеры по бизнесу также внедряют электронные технологии в свою работу. Так НФК, с самого начала нашего сотрудничества предложила нам работать в программе e-factoring. Как руководителю, мне некогда отслеживать все поставки, которые мы передаем на факторинг, этим у нас занимается специальный сотрудник, но мне очень нравится, что процесс работы НФК с нашими покупателями я могу контролировать в режиме он-лайн. Эти отчеты я консолидирую с выгрузками из CRM по продажам, и вот что интересно — с 2010 года продажи стабильно растут на 15-20% в год, но в тоже время из моего лексикона исчезла фраза просроченная дебиторская задолженность. СпасибоНФК«.

Получается, что в процессе факторингового обслуживания клиент не только получает финансирование оборотного капитала или исключает риск неоплаты отгруженного товара, но и в качестве «бонуса» — сокращение просрочек в оплатах и, как следствие, в целом улучшение платежной дисциплины.

Как правило, работа с просроченной дебиторской задолженностью делится на 2 этапа. Первый этап — это нормальная, «рабочая» просрочка (25-30 дней). Если дебиторка не гасится в эти сроки, она приобретает характер проблемной, и тогда начинается второй этап работы.

До наступления даты платежа факторинговая компания не беспокоит покупателей своего клиента
— сотрудники Фактора могут по телефону напоминать покупателю о сроках оплаты лишь при наличии соответствующего пожелания со стороны Клиента. «Не люблю давать деньги в долг, — говорит один из клиентов НФК, работающийпофакторингу с регрессом, — всегда неприятно напоминать должнику об оплате. В бизнесе, как в жизни, дебиторская задолженность тоже нисколько не радует. Но здесь другое – предоставление отсрочки платежей – одно из наших конкурентных преимуществ, и мы не можем от него отказаться. Заключая договор на факторинговое обслуживание, мы прежде всего ставили задачу по сокращению кассовых разрывов, но то, что сотрудники НФК взяли на себя неприятную для нас функцию напоминания об оплате, стало для нас приятным бонусом».

Если Покупатель осуществляет платеж не позднее 5-7 дня после наступления даты платежа по договору поставки, то, как правило, по предварительному согласованию с факторинговой компанией, последняя также не будет беспокоить звонками, касательно погашения задолженности. Когда проходят эти самые 5-7 дней, сотрудники факторинговой компании начинают более активно взаимодействовать с Покупателем. Первый шаг – это общение по телефону с учетом истории контактов и динамики платежей, причем последующие звонки после первой попытки выяснить причины задержки в оплате осуществляются в «дату контроля» (дату, когда покупатель обещал выполнение каких-либо действий). На основании выявленных причин сотрудник факторинговой компании вместе с Покупателем составляют и согласовывают график погашения дебиторской задолженности. В идеале завершающим действием на данном этапе будет, конечно же, погашение задолженности в рамках установленного графика, но, к сожалению, и это происходит не всегда. Если и в этом случае дебитор не выполняет взятые на себя договоренности, сотрудник факторинговой компании может попросить прислать гарантийное письмо и график оплат, т.е. перевести договоренности из устной формы в письменную.

«Наша компания на рынке более 15 лет. За это время выстроились долгосрочные отношения со многими клиентами. С одной стороны, это замечательно, но с другой, иногда наши постоянные клиенты позволяли себе задерживать оплату товара. И все мы знали, что они, конечно, заплатят, но когда? С появлением Фактора клиенты стали гораздо более дисциплинированными. Теперь и деньги и документы мы получаем вовремя», —комментирует финансовый директор крупной торговой компании.

Конечно, бывает так, что комплекс мероприятий был проведен в полной мере, период ожидания истек, а выплат со стороны должника так и не последовало. В этом случае наступает срок регресса, когда Покупателю необходимовернуть Фактору ранее выданное финансирование и взяться за самостоятельное взыскание задолженности. Конечно, в том случае, если Поставщик работает с Фактором по «регрессу». Как именно будет действовать в этом случае Поставщик в отношении своего должника, решать ему. Он может составить претензию Покупателю, описав в ней отнюдь не радостные последствия в случае непогашения дебиторской задолженности. Если же работа строилась по схеме безрегрессного факторинга, то работа по взысканию дебиторки – это забота Фактора. Как правило, предпринимаются попытки досудебного урегулирования – если стороны достигают компромисса, то возможно подписание соглашения о погашении задолженности. Если же нет, то факторинговая компания готовит исковое заявление и обращается в арбитражный суд затем, чтобы взыскать денежные средства.

Это интересно:  Инструкция по пропускному режиму в образовательном учреждении

По этому поводу генеральный директор крупной торговой компании, работающей с НФК по безрегрессному факторингу с 2010 года, говорит следующее: «В кризисный 2009 год дебиторская задолженность была головной болью всей компании — от отдела продаж, бухгалтерии и юридической службы до собственников. Почти половина наших дебиторов допускала значительные просрочки платежей, что сильно тормозило развитие бизнеса, и, в конце концов, нам пришлось судиться с одним из клиентов, который оказался на грани разорения и был нам должен почти 2 миллиона рублей. Предложение о работе по факторингу от НФК стало для нас настоящим спасательным кругом. Мы выбрали факторинг безрегресса, несмотря на высокие ставки по обслуживанию, и вот уже 2 года спокойно развиваем бизнес, не опасаясь неоплат поставок от наших покупателей. Более того, мы стали предоставлять отсрочку платежа другим клиентам, что позволило нам нарастить клиентскую базу на 30 % и, соответственно, увеличить объем продаж. В тонкости того, как НФК работает с нашими дебиторами, я не вдаюсь, мне важен конечный результат в денежном выражении. И, если честно, он меня устраивает».

В заключении вернемся к такому определению процесса управления дебиторской задолженностью, данному в социальной сети, как — «разводняк». Имеет ли оно место быть в практике факторингового обслуживания? Ведь, казалось бы, на примере НФК мы убедились, что факторинговая компания действительно работает с дебиторской задолженностью.

Но, к сожалению, подобную работу проводят далеко не все Факторы, поэтому, обращайте внимание на следующие факты:

1. Есть ли у фактора выделенные сотрудники для работы с дебиторкой, и есть ли они по месту нахождения дебитора?
2. Каковы процедуры УДЗ, как часто происходят напоминания об оплате, высылаются письма, совершаются звонки и т.д.?
3. Каким образом вы можете отслеживать процесс УДЗ?

Если же Фактор затрудняется ответить на данные вопросы, скорее всего Вы действительно столкнулись с тем самым «разводняком».

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

10 правил управления дебиторской задолженностью

Возможность предоставлять товары и услуги на условиях отсрочки платежа всегда является важным конкурентным преимуществом. Однако, дебиторская задолженность нуждается в постоянном управлении для эффективного использования.

В ситуации экономического кризиса многие предприятия сталкиваются с острым дефицитом оборотных средств. Как следствие, возникают проблемы с взаиморасчётами, растёт просроченная дебиторская задолженность и соответственно интерес к методам её минимизации. В этой статье сформулирован ряд правил, позволяющих повысить эффективность управления дебиторской задолженностью.

Прежде всего, управление дебиторской задолженностью состоит из двух контуров — долговременного и оперативного. Долговременное управление дебиторской задолженностью организуется в рамках общей процедуры управления финансами и состоит из планирования ДЗ и контроля соответствия фактического состояния плану.

На этапе планирования происходит распределение ресурсов предприятия по направлениям деятельности: клиентским сегментам, товарным группам, торговым маркам. Предоставление отсрочек — это дополнительная услуга, которую оказывает компания своим клиентам, и оказывать её имеет смысл только самым важным, целевым клиентам, не распыляя ресурсы предприятия на другие сегменты рынка. Более того, иногда с целью продвижения отдельных товарных групп, торговых марок компания устанавливает для них заниженные нормативы оборачиваемости. Итак, правило №1: управляя дебиторской задолженностью, компания должна учитывать свои маркетинговые приоритеты. Отсюда правило № 2: информационное обеспечение планирования и контроля должно позволять эту задачу решить, то есть дебиторскую задолженность нужно научиться планировать и измерять во всех интересующих разрезах.

Оперативное управление дебиторской задолженностью состоит из этапов принятия решения о предоставлении отсрочки конкретному клиенту, контроля сроков погашения и процедуры работы с просроченной дебиторской задолженностью.

Иногда бывает так, что тщательно прописанные планы никак не влияют на реальную жизнь. Чтобы избежать такого казуса в области управления дебиторской задолженностью, советую соблюдать правило №3: процедуру решения о предоставлении отсрочки новому клиенту начинайте с проверки его соответствия установленным на этапе планирования лимитам и критериям.

Если результат проверки положительный, нужно убедиться в платёжеспособности и легитимности нового контрагента (правило №4). Возможность получить регистрационные данные и налоговую отчётность предприятия существовала всегда, сейчас же эта услуга как никогда доступна и оказывается структурой органа государственной статистики. Тем не менее, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что руководители предприятий либо не знают о такой возможности, либо игнорируют её, повышая риски предоставления отсрочек.

В ходе подготовки решения не забудьте и о правиле № 5 — заручитесь поддержкой распорядителя финансов вашего клиента. Часто получается так, что менеджер по продажам общается лишь с частью закупочного комитета, плохо себе представляя процедуры принятия решений у вашего клиента. В условиях дефицита денежных средств распорядитель финансов, которым часто выступает финансовый директор, руководствуется собственными приоритетами и, если вы не имеете контакта с ним, повлиять на эти приоритеты будет сложно.

Итак, положительное решение об отсрочке принято и пора перейти к правилу № 6: тщательно подготовьте и проверьте пакет документов, сопровождающих сделку. По этому вопросу я хочу адресовать читателей к статье нашего юридического партнёра , ранее опубликованной в нашей рассылке.

К сожалению, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что в некоторых компаниях отсутствует система контроля финансовой дисциплины. То есть менеджеры по продажам, конечно, предупреждены о необходимости такого контроля и возможно даже где-то записывают плановые сроки погашения задолженностей своих клиентов. Если система стимулирования заставляет, менеджеры даже позванивают клиентам, напоминают о долге. Но в целом политика компании в отношении должников отсутствует, что в случае форс-мажорных обстоятельств на рынке даст о себе знать.

Формирование такой политики начинается с выполнения правила № 7: определите сотрудников, ответственных за своевременное погашение дебиторской задолженности. И не факт, что это должны быть менеджеры по продажам! Взыскание долгов — это работа, чреватая конфликтами. Мобилизуя на неё продавцов, вы рискуете испортить их отношение с клиентом, а значит потерять его. Если масштаб бизнеса и ресурсы позволяют, иногда полезнее сыграть в «плохого и хорошего полицейского». Пусть независимый сотрудник финансовой службы работает с просроченным долгом по отработанной процедуре, зато менеджер по продажам сможет сохранить добрые отношения с клиентом в расчёте на следующие сделки.

В последней фразе речь идёт о правиле № 8: разработайте и внедрите процедуру, бизнес-процесс работы с просроченной дебиторской задолженностью. Сам по себе бизнес-процесс может варьироваться в зависимости от ряда обстоятельств, но принципы его построения должны быть неизменны:

  1. Все действия вашей компании по реализации процедуры взыскания задолженности должны незамедлительно сообщаться высшему руководству компании-должника.
  2. Для каждой категории клиентов должна быть разработана система санкций, используемая в зависимости от суммы долга и продолжительности просрочки.
  3. По мере повышения уровня санкций к решению о дальнейших шагах должен привлекаться более высокий уровень должностных лиц.
  4. Обязательно фиксируйте все факты контактов, переговоров.

В бизнес-процессе взыскания задолженности должно быть закреплено решение важнейшего вопроса: продолжать или нет отгрузки при наличии просроченной дебиторки. Не рискну формулировать правило по этому вопросу, так как его решение зависит от ряда обстоятельств. Отмечу лишь одно из них: вы должны ясно представлять свои возможности по предотвращению отгрузок должнику аналогичной продукции конкурентами.

В российском бизнесе редко используют правило № 9: стимулируйте своевременное погашение дебиторской задолженности. То ли это связано с особенностями нашего бухгалтерского учёта, затрудняющего легальный бонус после отгрузки, то ли с тем, что распорядитель финансов часто равнодушен к возможным дополнительным скидкам для его предприятия. В последнем случае бывает полезно довести ваше предложение до руководителя, заинтересованного в скидке, хотя определить этого человека и выйти на контакт с ним в крупных российских компаниях бывает не просто.

И, наконец, правило № 10: проявляя настойчивость в истребовании просроченного долга, старайтесь избегать личного конфликта с должником. Считайте, что у вас ним возникла общая проблема, которую нужно решить. Такой подход не только ускорит положительное решение, но и позволит вам сберечь нервные клетки.

На нашем сайте также размещены некоторые методические материалы на тему управления продажами, запись вебинара по управлению дебиторской задолженностью, а также описание общей процедуры совершенствования системы управления продажами. С возможностями оптимизации расходов на эту услугу можно ознакомиться в разделе «Стоимость совершенствования системы управления».
Если вы заполните эту форму, мы подготовим коммерческое предложение с учётом такой оптимизации.

Статья написана по материалам сайтов: lichnyjcredit.ru, www.klerk.ru, piter-consult.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector