Порядок выдачи дубликата трудовой книжки

Кадровые работники хорошо знакомы с ситуацией, когда утеряна трудовая книжка сотрудника или же она пришла в негодность, а вместо нее необходимо в обязательном порядке выдать новую книжку. Но как же правильно сделать это? Если человек попал в ситуацию, когда ему необходимо оформить дубликат трудовой книжки, то он может столкнуться с некоторыми проблемами, возникающими при работе кадровых служб. На сегодняшний день в Инструкции, которая гласит о том, как нужно заполнять трудовую книгу, и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек перечислены случаи, при которых выдается дубликат такого документа. Рассмотрим непосредственно ситуацию выдачи дубликата.

Содержание

Если трудовая книжка утеряна самим сотрудником

Лишь в день, когда прекращается действие трудового документа, может произойти выдача дубликата трудовой книжки. В других случаях только по письменному заявлению сотрудника сроком не более трех рабочих дней, начиная со дня подачи, работодатель обязан выдать или выписку из данного документа, или копию.

Далее, опираясь на пункт 31 Правил хранения и ведения такого рода документов, при утере трудовой работодателю необходимо оформить дубликат документа не позже чем через 15 дней со дня, когда была произведена подача заявления сотрудника о потере. В своем заявлении сотрудник обязан не только изложить просьбу о том, чтобы был выдан дубликат, но и в подробностях объяснить обстоятельства, при которых трудовая была утеряна. При выдаче дубликата в верхнем углу с правой стороны на титульной странице дубликата делается следующая надпись: «Дубликат».

В ситуации, когда сотрудник уже работал еще до поступления в организацию, при заполнении дубликата документа в пункт «Сведения о работе» в первую очередь вносится информация о непрерывном стаже работы до поступления в нынешнюю фирму, которая подтверждена соответствующим набором документов. Если предоставленные документы не содержат в полной мере сведений о прошлых работах, то в дубликат трудовой вносятся лишь сведения, имеющиеся в приложенной документации. Оригинал документа возвращается к своему владельцу после снятия копий и заверения их самим работодателем или же кадровой службой.

Работодатель в обязательном порядке помогает работнику получить такого рода документ, который подтверждает его стаж работы. Если говорить о копии, то туда нужно внести сведения, подтвержденные различными справками или же приказами, а копию сотрудник представляет при необходимости с дубликатом для того, чтобы подтвердить на документальной основе свой трудовой стаж.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки?

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, если у лица, которое поступает на работу, отсутствует трудовая по причине ее утраты, повреждения в результате пожара или по другим обстоятельствам, работодатель должен оформить новый такой документ на основании копии по заявлению этого лица в письменной форме. А согласно статье 66 Трудового кодекса, порядок заполнения и хранения, произведения бланков таких документов, форма, а также обеспечение работодателей трудовыми книжками устанавливает правительство Российской Федерации. Пунктом 31 Правил заполнения и хранения книжки установлено следующее: лицо, которое утратило такой документ, должно срочно оповестить об этом работодателя по последнему адресу работы.

В силу указанных выше положений сотрудник организации может обратиться к новому и предыдущему своему работодателю, что считается совершенно законным, при этом ни один не имеет права отказать в услуге выдачи дубликата документа на основании копии. По 32 пункту правил процесса оформления дубликата в него записывают:

  • информацию о стаже работы сотрудника независимо от того, какой он – непрерывный или общий, до поступления к нынешнему работодателю, который подтверждает ряд документов>
  • информацию о работе и имеющемся поощрении, которые были внесены в трудовой документ по последнему рабочему месту.

Сотрудники по мере необходимости обращаются к работодателям за тем, чтобы они выполнили оформление дубликата трудовой книжки на основе ее копии. Причинами такого запроса могут быть: потеря документа, непригодность книжки к дальнейшему использованию и многие другие. Но не всегда бывают случаи, что дубликат может оформляться только по просьбе сотрудника. То есть бывают ситуации, когда работодатель должен сам произвести выдачу дубликата.

Вне зависимости от того, имеется ли копия потерянного документа, для восстановления записей нужно собирать справки и выписки из приказов со всех предыдущих мест работы. Если утеря или порча трудовой произошли по вине работника, этим будет заниматься он сам, если же виноват работодатель – то в его обязанности будет входить обращение ко всем предыдущим руководителям сотрудника.

Как правильно заполнять документ и нужно ли заверять записи в дубликате трудовой книжки?

Записи во всех разделах производятся арабскими цифрами. К примеру, если сотрудник был принят на рабочее место 6 декабря 2004 года, то в документе это будет зафиксировано следующим образом: «06.12.2004». Записи нужно делать аккуратно гелевой или же шариковой ручкой и без любых сокращений, так как это неуместно по закону.

В дубликате оформляется титульный лист с надписью «Дубликат» и заносятся сведения о сотруднике, то есть полностью его ФИО и дата рождения на основании паспортных данных, полученное образование, а также профессия и специальность на основании документа об образовании сотрудника.

В случае необходимости заверки копии документа человеку, который на данный момент времени не работает в организации, нужно обратиться к любому нотариусу для проведения данной операции. Если копия заверена самим работодателем, то она, как правило, может действовать около месяца. Но если же по истечении данного времени в книжку были внесены другие записи, то дубликат документа уже автоматически становится недействительным. Копия, заверенная нотариусом, также имеет ограниченный срок действия.

Итак, дубликат трудовой книжки выдается:

  1. В случае, если документ или вкладыш был утерян, а человек, который потерял, должен срочно сообщить о происшедшем администрации по последнему месту работы. Через 15 дней с момента подачи данного заявления сотруднику обязаны выдать другую трудовую книгу действующего образца.
  2. В случае, если документ или вкладыш к нему пришел в негодность (то есть в результате пожара и других пришествий).
  3. В случае, если информация об увольнении или же переводе на иную работу впоследствии была признана недействительной.
  4. При восстановлении работника в результате вынесенного оправдательного договора.
  5. В случае утери трудовой книжки сотрудника в результате таких ситуаций, как экологическая или техногенная катастрофа, стихийное бедствие, или иных чрезвычайных происшествий.

Как оформить дубликат трудовой книжки работнику, который уже уволился?

Кадровые работники отлично знакомы с ситуацией, когда произошла утеря такого документа, или же он пришел в негодность. Уже выработан порядок действий в такой ситуации, то есть выдача нового документа. Но многие люди задаются вопросом о том, как сделать дубликат трудовой книжки. Довольно часто возникает потребность в оформлении дубликата.

Иногда кадровые работники сталкиваются с тем, что утекло довольно много времени с момента увольнения сотрудника, а он подает запрос о замене документа именно в их фирму. Притом, что по истечении длительного времени он мог сменить не одну работу. В такой ситуации зачастую кадровые сотрудники не оказывают помощи бывшему своему работнику, а советуют прийти в другую организацию с такой просьбой. Можно сразу ответить, что данные действия многих специалистов неправомерные.

Это можно объяснить следующим образом. Правила хранения данного трудового документа гласят о том, что сотрудник, который потерял документ, обязан оповестить о происшедшем фирму, где он работал в последний раз. В свою очередь, работодатель должен ему выдать дубликат трудовой книги. Нужно учесть то, что он должен это сделать не позже, чем через 15 дней с момента подачи заявки. Таким образом, у кадрового работника нет другого выхода, как подчиняться закону.

Образец дубликата трудовой книжки в 2020 году

Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2020 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.

В каких случаях нужен

Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:

  • владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
  • документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
  • в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.

Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.

В течение какого срока следует оформить

Порядок выдачи

Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:

  • найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
  • заполнить бумагу на оформление и получение копии;
  • подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.

Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.

Это интересно:  Ндс на молочную продукцию 2020

Образец приказа

Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:

  • номер и дата заполнения;
  • причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
  • подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.

Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.

Как составить заявление и его образец

Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:

  • ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
  • доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
  • просьба о предоставлении копии заявителю;
  • подпись и дата.

Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.

Какие сведения вносятся

Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».

Другие разделы претерпят незначительные изменения:

Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.

Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.

  1. Места работы

Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.

Работодатель заполняет все места службы, кроме последнего, где будет выдан дубликат. Последний работодатель не вносится в общий стаж, так как сотрудник не знает, сколько времени проработает на текущем месте.

Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.

Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.

Как оформить и образец заполнения

Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:

  • указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
  • поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
  • следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
  • в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
  • в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.

Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.

После её утери, пример

Если трудовая книжка была украдена (например, вместе с сумкой и другими документами) или утеряна, сотрудник обязан уведомить работодателя в кратчайшие сроки. Правительство дает человеку 15 дней, затем будет наложен административный штраф.

Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.

Бывшему сотруднику

Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.

Взамен испорченной

Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:

  • обгореть после пожара;
  • порваться;
  • шрифт поплыл или стал нечитаемым.

Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.

Какие нужны документы

Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.

Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:

  • задокументированный трудовой договор;
  • приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
  • ведомости на выплату зарплату за определенные года;
  • справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
  • постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.

Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.

Сколько стоит

Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.

Что делать если найден оригинал

Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.

Новый бланк вносится в книгу учета, а старый номер перестает действовать. При нахождении оригинала человек должен предоставить его в Пенсионный фонд. В нем могут содержаться сведения, которые не перенесли в дубликат.

Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.

Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
  3. Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
  4. Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
  5. Регионы — 8 (800) 333-88-93
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 113-16-28
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 243-19-89
    • Регионы — 8 (800) 551-61-26

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Когда и как делают дубликат трудовой

Когда оформлять дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;
  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Какая фамилия указывается в дубликате трудовой книжки

Часто при оформлении дубликата трудовой книжки возникает вопрос: » Какая фамилия прописывается на титульном листе при оформлении дубликата трудовой книжки : та, что стояла на момент заведения трудовой книжки, или та, которая есть у работника на момент выдачи дубликата?»

Тут всё просто и логично. На титульном листе дубликата трудовой книжки необходимо записать тут фамилию, под которой работник обратился для оформления дубликата. То есть, в случае, если в период времени между заполнением подлинника трудовой книжки и ее дубликата у работника изменилась фамилия, то в дубликате трудовой книжки указывается та фамилия, которая записана в паспорте (или ином удостоверении личности).

В соответствии с п. 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в том же порядке, что и титульный лист трудовой книжки. Сведения о фамилии, имени, отчестве работника вносятся в трудовую книжку (в т. ч. дубликат) на основании паспорта работника или другого удостоверения личности ( п. 9 Правил , утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., п. 2.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

В случае, если в документе, который предъявил работник при заполнении дубликата трудовой книжки, значится уже новая фамилия (например, после её перемены в связи с вступлением в брак), то у работодателя нет никаких оснований указывать на титульном листе дубликата прежнюю фамилию заявителя.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

ВОПРОС . У моего мужа украли папку с документами, в т.ч и трудовую книжку. Если собрать подтверждающие стаж справки с организаций, кто может восстановить записи в дубликате, если он последние 4 года не работает, а в настоящее время стоит на учете службы занятости. Есть ксерокопия трудовой, но никем не заверенная.

Обратиться за оформлением дубликата трудовой книжки Ваш муж может к своему последнему работодателю, у которого он работал 4 года назад. Дубликат трудовой книжки по последнему месту работы может быть выдан работнику вне зависимости от количества времени, которое прошло со дня увольнения, поскольку исполнение данной обязанности работодателя не ограничено какими-либо сроками.

Ксерокопия с утерянной трудовой книжки, самостоятельно изготовленная работником и не заверенная в установленном порядке, не может послужить основанием для оформления дубликата. Основанием служат следующие документы:

  • заявление работника в письменной форме;
  • документы, которые подтверждают периоды трудовой деятельности работника (трудовой стаж) у данного работодателя (по последнему месту работы должны храниться экземпляр трудового договора, приказы и т. п.), а также у прежних работодателей. К таким документам относятся, например, справки с прежних мест работы, справки из архивных учреждений, подтверждающие трудовой стаж работника в ситуации, когда организация, в которой он работал ранее, была ликвидирована, трудовые договоры, заключенные с прежними работодателями (письменные экземпляры), лицевые счета (например, формы № Т-54, № Т-54а), ведомости на выдачу зарплаты, решение суда об установлении трудового стажа. В некоторых случаях (когда нет других подтверждающих документов) могут быть использованы документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К, СЗИ-5, утв. Постановлением Правления Пенсионого фонда РФ № 192п от 31 июля 2006 г.), подтверждающих страховой стаж для целей пенсионного обеспечения.

Дубликат трудовой книжки оформят по последнему месту работы вне зависимости от давности увольнения

Согласно п.31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Это интересно:  Средняя зарплата для начисления пенсии по годам

Целесообразно сначала получить подтверждающие документы с предыдущих мест работы гражданина (за исключением последнего работодателя), а затем подавать ему заявление на выдачу дубликата. Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.), а за такой короткий срок собрать все подтверждающие документы для его заполнения будет затруднительно.

Новый работодатель не должен восстанавливать трудовую книжку

Если после увольнения работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность, он должен обратиться за ее дубликатом к работодателю по последнему месту работы. Ему обязаны выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления п.31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации

Если возникла необходимость подтверждения факта и стажа работы в уже ликвидированной компании, то необходимо направить запрос в архивное учреждение, в котором хранятся все документы ликвидированной организации, в том числе и кадровые. При наличии сведений вам будет выдана соответствующая справка. В случае отсутствия нужной информации в архиве придется обращаться в суд с заявлением об установлении факта, имеющего юридическое значение (гл. 28 ГПК РФ), а именно факта работы в конкретной организации . Для подтверждения своих слов необходимо будет привести как минимум двух свидетелей, способных подтвердить факт работы, а также представить документы, которые хотя бы косвенно могут доказать ваши слова.

Перед обращением в суд или архив необходимо выяснить, действительно ли организация была ликвидирована в прямом смысле этого слова, а не прекратила свое существование вследствие реорганизации в виде слияния, присоединения, разделения и др. Если имела место реорганизация, то все вопросы необходимо решать с правопреемником юридического лица.

Если Вы не сможете суду доказать факт работы в бывшей организации, значит этот период у Вас утерян. Но это было важно только до 2002 года, сейчас уже не трудовая пенсия, а страховая пенсия и начисляется она с сумм отчислений работодателем в Пенсионный фонд. Тут тоже глаза и глазки нужны, потому что «хитрый» работодатель может не отчислять страховые взносы, а и знать не будете и пенсии не получите.

А может ли новый работодатель оформить работнику-растеряше дубликат трудовой книжки?

Если трудовая утеряна, то основания для отказа в приеме на работу нет . По новому месту работы вправе оформить дубликат на основании вашего заявления. Новый работодатель внесет все записи о предыдущей работе на основании представленных вами справок, трудовых договоров и т. д.

Итак, новый работодатель вправе оформлять лицу, утратившему трудовую книжку до поступления на работу, только новую трудовую книжку, а не дубликат утраченной. Кроме этого, новый работодатель оказывает содействие работнику в восстановлении документов (а не трудовой книжки), подтверждающих стаж работника, в частности путем направления запросов в компетентные органы и организации (к примеру, в архив).

При оформлении новой трудовой книжки допускается использовать порядок, предусмотренный для оформления дубликата. В трудовую книжку вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденные соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника».

Сама по себе суммарная запись о периодах работы, внесенная в трудовую книжку на основании документов, не будет подтверждением страхового стажа для пенсии, если в книжку не внесены конкретные записи о том, в какой организации, в какое время и на каких должностях трудился работник до поступления на работу в организацию, выдавшую трудовую книжку. В такой ситуации надо будет представить в пенсионный орган документы, подтверждающие периоды работы у конкретных работодателей до выдачи трудовой книжки

Сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 ). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Какими документами кроме трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии

В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы. А основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, то согласно пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

  • письменные экземпляры трудовых договоров;
  • трудовые книжки колхозников;
  • справки, выдаваемые работодателями;
  • выписки из приказов;
  • лицевые счета;
  • ведомости на выдачу зарплаты.

Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки, если она содержит много ошибок?

Например, в фирму устраивается новый сотрудник. Он приносит трудовую книжку, а в ней много грубых нарушений: предыдущий работодатель не указал реквизиты приказа о приеме на работу, а также не заверил печатью запись об увольнении. Как нужно поступить в этом случае? Должен ли кадровик на основании собранных справок оформить сотруднику дубликат трудовой?

Нет, не должен. Есть только три случая, когда работодатель должен завести дубликат трудовой книжки работнику только в случаях, если трудовая книжка:

  1. утеряна (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , далее – Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  2. пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. д.) (абз. 3 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  3. в его трудовую книжку была внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной (абз. 1 п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если трудовая книжка содержит иные грубые нарушения, работодатель не обязан оформлять ее дубликат. Ошибку должна исправить виновная в этом организация либо новый работодатель на основании официального документа компании, допустившей неточность (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В случае когда запись о приеме не содержит реквизитов приказа, новый работодатель может внести запись на основании соответствующей справки с предыдущего места работы сотрудника. Исправления вносятся в порядке, установленном разделом III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Если запись об увольнении с предыдущего места работы не заверена печатью, то нынешний работодатель не имеет права поставить свою печать. Такому работнику лучше обратиться в отдел кадров организации, которая завела ему трудовую книжку, с просьбой поставить печать.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ССЫЛКИ по теме

  1. Трудовой Кодекс РФ
    Приведена актуальная версия трудового кодекса ТК РФ 2020
  2. ВОПРОСЫ по ВЕДЕНИЮ Трудовой Книжки
    Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы. Нашли старую трудовую книжку.
  3. ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: оформление, запись в трудовую
    Как заполнять, учет и хранение трудовых книжек. Восстановление при пожаре. Выслать трудовую бандеролью. ИП и трудовая книжка. Смена названия фирмы.

28 авг. 2015 23:46 11 янв. 2016 19:25

Можно всё заверять, но . у нотариуса свои правила, которых мы не знаем. Он заверяет весь документ, а не часть.

24 июня 2016 21:26 13 июля 2016 20:26

Читаем раздел в статье «Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации».
Вообще-то нужен трудовой договор, он должен быть у каждого гражданина РФ, этот документ важнее любой трудовой книжки. После 2002 года трудовая книжка не имеет никакого значения, потому что все данные имеет Пенсионный фонд. Если фирма закрылась, то как Вы найдете кадровые данные ? Никак. Обычно фирмы-шаражки никаких данных в архивы не сдают. На будущее — всегда берите у работодателя трудовой договор — это САМЫЙ ГЛАВНЫЙ ДОКУМЕНТ в жизни работающего человека. С ним можно в суд обратиться, трудовая инспекция защитит и т.д.
Для уточнения — спросите юриста: телефоны справа на экране, а также ссылки в МЕНЮ (вверху), всплывающая форма справа внизу экрана.

9 окт. 2017 22:48

Здравствуйте. В статье более чем подробно описаны все ситуации, например «Как подтвердить стаж работы в уже ликвидированной организации». Почитайте еще другие разделы статьи. Также можете спросить юриста: форма для вопроса в статье, телефоны справа на экране, а также ссылки в МЕНЮ (вверху), всплывающая форма справа внизу экрана.

13 фев. 2018 22:41

Здравствуйте. Кому хотите доказать? У пенсионного фонда все данные есть! И СНИЛС и ИНН и данные трудовой книжки и все отчисления! Вы хотите оформить пенсию по потере кормильца?

6 дек. 2018 17:44

Мой последний работодатель потерял трудовую, организация ликвидирована, запросить дубликат у них невозможно.
Я сейчас не работаю и хочу восстановить трудовую. Я запросила данные в Пенсионном Фонде.
Вопрос: кто на основании справки из ПФР может внести мне записи в новый бланк трудовой книжки, если последний работодатель этого сделать не может?

Здравствуйте. Дубликат трудовой может (но не обязан) сделать новый работодатель. Больше никто! Трудовые отношения только с ним.

13 фев. 2020 21:21

Как себя юридически грамотно вести — спросите нашего юриста: форма для вопроса в статье, телефоны вверху и внизу статьи, всплывающая форма (телефон) справа внизу экрана.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Нередко встречаются ситуации, когда гражданам РФ необходимо сделать дубликат своей трудовой книжки. Когда именно ее можно оформить? Как именно ее оформить? Какие сведения указываются в дубликате? Когда выдается дубликат?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Рассмотрим все тонкости оформления документа подробней.

Слово закона

Возможность оформить дубликат документа прописана пунктами 31,32 “Правил о ведении, в том числе и хранении трудовой книжки”, которые утверждены Постановлением Правительства РФ в апреле 2003 года (является ключевым в вопросе условий и порядке выдаче дубликата документа).

Кроме того, регулируется пунктом 7.1 “Инструкции заполнения трудовых книг”, которая утверждена Постановлением Правительства РФ от октября 2003 года № 69.

В каких случаях выдается?

Негодность

Как и прочие документы, трудовая книжка может прийти в негодность:

  • порваться;
  • обгореть при пожаре;
  • пострадать в результате иных воздействий.

При возникновении такой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

При утере

Если подлинник трудовой книжки утерян либо был кем-либо похищен (к примеру, была похищен сумка с документами, где была трудовая книжка), об этом необходимо срочно уведомить работодателя.

Согласно п. 32 Постановления № 225 период уведомления составляет до 15 календарных дней.

В подобной ситуации не вся информация из подлинника будет перенесена в дубликат.

Переносится только та информация, которая подтверждается документацией об официальном стаже сотрудника до его последнего трудоустройства, а также сведения о поощрениях и других видах наград.

Массовая утрата

Массовая потеря трудовых книжек работодателем возможна только в случае возникновения каких-либо чрезвычайных ситуаций.

При возникновении подобной ситуации формируется специальная комиссия, которая определяет стаж каждого сотрудника.

К сведению: стаж определяется на основании предоставленной сотрудниками документации либо же свидетельских показаний (если подтверждающая документация отсутствует).

По завершению расследования, специальная комиссия выдает акт, который является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

В остальных случаях выдача дубликата может осуществляться на основании признания факта недействительных сведений в подлиннике о причине увольнения сотрудника либо же его перевода на другое место трудовой деятельности.

Это связано с тем, что недостоверная информация может навредить сотруднику в будущих попытках официального трудоустройства либо же серьезно ударить по его репутации.

В такой ситуации все сведения, за исключением “неправдоподобных”, должны быть перенесены в дубликат.

Нормативные документы

Вопросы, которые касаются оформления дубликата трудовой книжки, регулируются такими законодательными актами, как:

  • Постановление Правительства РФ № 225, регулирующие вопросы о порядке и процессе оформления дубликатов;
  • Постановление Министерством Труда РФ № 69, регулирующий вопрос о хранении и учете;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, регулирующий вопрос учета и хранения дубликата трудовой книжки (дополнение к Постановлению Минтруда № 69);
  • Трудовой Кодекс РФ, в частности ст. 66.

Данный перечень не является исчерпывающим, однако содержит все необходимые сведения по вопросу как сделать дубликат трудовой книжки.

П ример записи о благодарности в трудовой книжке — здесь.

Как оформить дубликат трудовой книжки в 2020 году?

Рассмотрим подробней вопрос о том, как правильно оформить дубликат документа.

Кто оформляет и выдает?

Выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственный работодатель на основании составленного заявления сотрудником, которое пишется в свободной форме.

Помимо работодателя, дубликат выдает:

  • Пенсионный Фонд;
  • Государственный Архив.

Дубликат должен быть выдан заявителю в течении первых 15 календарных дней с момента принятия соответствующего заявления.

Стоимость процедуры

Все затраты, связанные с покупкой новой трудовой книжки ложатся исключительно на работодателя, если имеет место быть его вина, в противном случае, за приобретение трудовой книжки должен будет платить сотрудник.

Таким образом, сама процедура восстановления является бесплатной за исключением случаев, когда необходимо будет приобрести новую трудовую книжку.

Алгоритм действий

Рассмотрим подробней порядок выдачи документа.

Общая схема

Отвечая на вопрос, как делается дубликат, можно сказать о возможности использования одного из нескольких способов, а именно:

  • через работодателя;
  • с помощью Пенсионного Фонда;
  • обратиться в Государственный архив;
  • через судебный орган.

Схема оформления дубликата:

  • Возникновение обстоятельств, из-за которых есть необходимость в оформлении дубликата.
  • Обращение в соответствующий орган.
  • Предоставление необходимого перечня документов и составление заявления.
  • Получение дубликата.

Восстанавливаем утраченные сведения по ксерокопии

Если у пострадавшей стороны имеется на руках уже заверенная по всем формам копия, то в такой ситуации достаточно обратиться за оформлением документа напрямую к своему последнему работодателю.

Алгоритм достаточно прост:

  • Обращение в отдел кадров по последнему месту работы.
  • Подача заявления и копии трудовой книжки.
  • Период ожидания.
  • Получение дубликата.

Восстановить по справкам

Вариант с восстановлением трудовой книжки по справкам отлично подойдет в том случае если сотрудник устраивается на новое место работы.

В таком случае алгоритм заключается в следующем:

  • Написать заявлением на оформление дубликата документа в отдел кадров.
  • Предъявить подтверждающие справки и документы из прежних мест работы (к примеру, трудовое соглашение, награды и так далее).
  • Получить дубликат.

Действия без подтверждающих документов

Если у сотрудника отсутствуют подтверждающие документы, получить их или доказать факт наличия стажа можно несколькими путями:

  • обратиться в ПФ;
  • обратиться в Государственный архив;
  • обратиться в судебный орган.

В первых двух случаях, необходимо помнить: можно получить неполную информацию, поэтому лучше сразу обратиться напрямую в судебный орган.

При судебном разбирательстве необходимо будет предоставить минимум нескольких свидетелей, которые способны подтвердить факт официального места работы на тех же предприятиях/фирмах, где они также осуществляли свою трудовую деятельность.

Такой способ восстановления считается наиболее сложным, поскольку требует немало временных затрат и времени.

Оформление документов

Нужно ли писать заявление?

Заявление на оформление дубликата трудовой книжки играет ключевую роль в этом вопросе.

На основании поданного заявления возникнут обстоятельства в оформлении дубликата документа.

Скачать примерный бланк заявления можно здесь:

Правила и инструкция заполнения

Рассмотрим подробней как заполнить дубликат документа.

Сведения

На титульном листе помимо надписи “дубликат” должны содержаться такие сведения, как:

  • полные инициалы сотрудника (без каких-либо сокращений);
  • дата рождения;
  • какое образование имеет;
  • какая специальность (указывается на основании диплома об образовании либо квалификации).

Помимо этого обязательно нужно указывать дату оформления дубликата.

Стаж трудовой деятельности указывается в общей сумме.

Простыми словами нужно указывать общее число проработанных лет, месяцев и дней без уточнения сведений о работодателях, с которыми работал сотрудник.

После указания таких сведений, нужно будет указывать непрерывный либо общий стаж, который подтвержден документально по отельным периодам.

Запрещается допускать какие-либо помарки и исправления.

Места работы

Если сотрудник осуществлял ранее трудовую деятельность, то наименование предприятий и занимаемая им должность указывается в 3 графе раздела “Сведения о работе”.

Все работодатели, с которым работал сотрудник, должны подтверждаться документально.

Примеры заполнения

Заполнить дубликат трудовой книжки не составит большого труда. Для этого достаточно соблюдать законодательство РФ и избегать помарок либо исправлений.

Образец оформления дубликата при утере трудовой книжки представлен здесь:


Сроки

Отвечая на вопрос, когда выдается, можно с уверенностью ответить: в течении 15 календарных дней с момента составления соответствующего заявления.

Распространенные ошибки

Дубликат – это в первую очередь, документ, который должен быть заполнен по всем законам РФ.

Вся информация должна быть полностью идентичной подлиннику. Исключением являются те сведения, которые невозможно указать из-за отсутствия документального подтверждения либо доказан факт недостоверно указанной информации.

Под определением “вкладыш” подразумевается часть трудовой книжки, которая может быть вшита в основной документ, при отсутствии в нем свободных страниц для записей. В обязательном порядке он оформляется подобным образом, как и трудовая.

Главными ошибками в процессе выдачи дубликата документа сотруднику являются:

  • занесение в документ ошибочных сведений (к примеру, информации, которая по результатам проверки признана недействительной);
  • запись информации, которая не подтверждена документально;
  • запись всей необходимой информации не в полном объеме;
  • отсутствие необходимых пометок о том, что документ является дубликатом.

В процессе оформления вкладыша нередко допускают такие ошибки:

  • отсутствие полной информации на титульном листе;
  • отсутствие пометок об основаниях формирования вкладыша;
  • ошибочные указания сведений во вкладыше в процессе его формирования.

По этой причине сотрудникам при получении дубликата трудовой книжки в обязательном порядке следует внимательно проверять все имеющиеся в нем записи, в том числе и на факт наличия помарок либо опечаток.

Кто заверяет?

Дубликат трудовой книжки заверяется ответственным лицом непосредственного работодателя (либо нотариусом), а также самим сотрудником. В завершении ставится печать отдела кадров.

Может ли это сделать бухгалтер?

Если должностная инструкция бухгалтера предусматривает возможность заверить дубликат трудовой книжки, значит, он имеет полное право это сделать.

Стоит отметить, что нередко в небольших компаниях отсутствует штатная единица “кадровый работник” и за них все это делает именно бухгалтер.

Когда выдается?

Дубликат трудовой книжки выдается на основании предоставленного заявления сотрудником и по завершению ее заполнения, в том числе после заверения.

Как правильно оформить отзыв работника из отпуска? Узнайте тут.

Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Информация — здесь.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если и дубликат утерян?

В таком случае алгоритм повторного оформления полностью идентичный, как и для получения первого дубликата.

Как оформить, если была смена фамилии?

Оформление дубликата осуществляется стандартным образом только с небольшим нюансом: необходимо предъявить документы, способные подтвердить смену фамилии.

Как учесть дубликат в документах организации?

Согласно пункту 41 Правилу № 225, в книгу приходов-расходов по ведению учета бланка дубликатов трудовой книжки, в том числе и вкладышей, осуществляется бухгалтерским отделом компании, а также заносится информации обо всех подробных операциях, которые напрямую относятся к затратам на приобретение бланков.

В обязательном порядке необходимо указывать номер и серию бланков.

Пример оформления книги:

Как оформить уволенному сотруднику?

Согласно действующему законодательству, уволенные граждане могут восстановить дубликат трудовой книжки у своего последнего работодателя, причем вне зависимости от того, сколько прошло времени.

Часто отдел кадров отказывает в этом, но стоит помнить: такие действия противозаконны и можно смело обращаться в правоохранительные органы.

Выдача при утере основного документа входит в их обязанность, за отказ от выполнения которой они несут уголовную и административную ответственность.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 113-16-28
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 243-19-89
    • Регионы — 8 (800) 551-61-26

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Статья написана по материалам сайтов: juristampro.ru, www.assessor.ru, buhdzen.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector