Оформление расходного кассового ордера на выплату зарплаты

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).

Содержание

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

  • код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
  • номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
  • код аналитического учета (также по необходимости),
  • кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
  • конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

После оформления расходно-кассового ордера

После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.

Как оформить рко при выдаче зарплаты наличными

«Главная книга», 2015, N 12

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной (форма N Т-49 ) либо платежной (форма N Т-53 ) ведомости нужно составить расходный кассовый ордер (РКО) . Причем специального порядка его оформления нет. Поэтому возникают вопросы о том, как его правильно заполнить.

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Пункты 6.2, 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание).

На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости

Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих дней . Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т.п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимита . И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срока :

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму , а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге .

Если ведомостей несколько, например на каждый отдел — своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.

В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подпись нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получателю .

А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:

  • деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
  • подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.

Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо Ф.И.О. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По _____» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен. Именно поэтому в Указании заполнение этих строк упоминается только применительно к общему порядку выдачи денег из кассы . А для выдачи зарплаты установлен рассмотренный нами специальный порядок, в котором таких правил нет .

Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:

(или) на самого кассира — его Ф.И.О. ставят в строке «Выдать», а в строке «По _____» указывают его паспортные данные. Рассуждают тут так: зарплату по ведомости выдает кассир, следовательно, на его имя и должен быть выписан РКО. Это неправильно, так как все деньги в кассе, в том числе и предназначенные для выплаты зарплаты, уже находятся у кассира, ведь он — материально ответственное за кассу лицо. На того, кто работает кассиром, РКО может быть оформлен, только если он при этом выступает не как кассир, а как получатель денег. Например, как подотчетник, когда ему поручено купить что-то за наличные от имени организации.

Это интересно:  Как поменять нпф без потери накоплений

Бывает, что у организации на одну кассу несколько кассиров, один из которых старший , и зарплата выдается так: старший кассир передает деньги из кассы остальным, а те уже по ведомостям раздают их работникам. Но и в этом случае передача денег между старшим кассиром и остальными не оформляется РКО все по той же причине: пока деньги у кого-то из кассиров, они считаются находящимися в кассе. Такую передачу фиксируют в специальной книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5 ) ;

(или) на директора либо главбуха. Формулировка в строке «Выдать» в этих случаях бывает такая: «Фомину А.А. на выплату зарплаты работникам за вторую половину июня 2015 г.», а ниже, в строке «По _____», указываются паспортные данные Фомина. Это неправильно, так как при таком оформлении получится, что эту сумму из кассы вы передали названному человеку, а он уже где-то в другом месте должен раздать зарплату работникам. Но этого на самом деле не было: зарплату выдал кассир — именно его подпись стоит в ведомости в строке «Выплату произвел». Конечно, директор может сам вести кассовые операции , но тогда он выступает в роли кассира, а на кассира, как мы уже сказали, РКО не составляется.

В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО. Но это неправильно. Зарплата должна быть выдана из кассы кассиром — таково требование Указания N 3210-У , то есть выдавать ее через подотчетников нельзя.

Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги. Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5 ).

Пункт 6.5 Указания.
Пункт 2 Указания.
Пункты 4.6, 6.5 Указания.
Абзац 3 п. 6.5 Указания.
Пункт 4.6 Указания.
Абзацы 2, 3 п. 6.1, п. 6.2 Указания.
Пункт 6.1 Указания.
Пункты 6.1, 6.2 Указания.
Пункт 6.5 Указания.
Абзац 2 п. 4 Указания.
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
Пункт 4.5 Указания.
Пункт 4 Указания.
Абзац 2 п. 6.5, п. п. 6.2, 4, 6.1 Указания.
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Какой день указать в поле «Дата составления» РКО

Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании N 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные суммы . Следовательно, дата составления РКО — это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Это правило объясняется тем, что заранее неизвестно, все ли работники придут в кассу за зарплатой, следовательно, нельзя предсказать, какая сумма будет выдана.

В некоторых организациях ставят дату 1-го дня выдачи зарплаты (1-й день срока, указанного в ведомости), так как считают, что расходным ордером оформляется поручение директора выдать зарплату наличными, а не перечислить ее на счета работников. Однако это неверно. Таким поручением служит сама расчетно-платежная или платежная ведомость, подписанная директором, а безналичную зарплату перечисляют на основе расчетной ведомости . К тому же с 1 июня прошлого года подпись директора в РКО не обязательна.

Абзац 4 п. 6.5 Указания.
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (платежная ведомость), утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости

В кассовой книге в графе 2 «От кого получено или кому выдано» при регистрации оформленного на основании зарплатной ведомости РКО напишите «работникам» или оставьте графу пустой. То есть заполните графу так же, как у вас заполнена строка «Выдать» в расходном ордере.

Указания по применению и заполнению форм первичной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88; п. 4.3 Указания.

Когда можно обойтись без ведомости, а когда — нельзя

Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. Это не будет нарушением, потому что выдача зарплаты по РКО предусмотрена в Указании N 3210-У наряду с выдачей по ведомости .

Но тогда расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Составить ведомость на единственного работника тоже можно, если вам так по какой-то причине удобнее. Тогда работник должен расписаться только в ведомости, а в составленном на ее основании РКО он свою подпись уже не ставит.

Вместе с тем есть случай, когда без ведомости не обойтись, — если работник по какой-то причине не пришел за зарплатой в дни ее выдачи. Ведомость с записью «Депонировано» напротив фамилии этого работника служит:

  • лишним доказательством того, что невыдача зарплаты в установленный срок произошла не по вине работодателя. Напомним: за нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрены административный штраф и выплата работнику компенсации за каждый день задержки .

В ТК отдельно оговорено, что названная компенсация подлежит выплате, даже если в задержке работодателем выплаты зарплаты нет его вины . Однако это правило не работает, если работник сам не пришел за зарплатой, при условии что на начало и на конец дня выдачи в кассе была необходимая сумма и деньги были подготовлены к выдаче по ведомости, подписанной директором. Ведь в этом случае уже нельзя говорить о том, что зарплату задержал работодатель;

  • основанием для проводки по дебету счета 70 и кредиту счета 76, субсчет «Расчеты по депонированным суммам»;
  • обоснованием того, что НДФЛ с зарплаты уплачен вовремя, а не досрочно. Напомним: отправить в бюджет НДФЛ налоговый агент должен в день получения в банке денег на выдачу зарплаты . Но если кто-то из работников не пришел за деньгами, то без ведомости с надписью «Депонировано» нет подтверждения того, что снятые со счета деньги предназначались именно для выдачи этому работнику зарплаты. Тогда в случае проверки налоговики могут расценить перечисленный в бюджет НДФЛ как ошибочный платеж работодателя в бюджет , так как уплата налога за счет средств налогового агента запрещена . И оштрафовать организацию по ст. 123 НК за то, что НДФЛ не был уплачен тогда, когда опоздавший работник наконец пришел за зарплатой.

О том, чем опасно досрочное перечисление НДФЛ, вы можете прочитать: журнал «Главная книга», 2014, N 21, с. 4.

Что делать, если вы выдали зарплату присутствующим работникам по «персональным» РКО без составления ведомости и после этого выяснилось, что один работник за зарплатой не пришел? Тогда платежную ведомость придется составлять только на одного этого работника. Это необычно, но нарушения в этом никакого нет.

И наконец, бывает и такая ситуация, когда зарплатная ведомость есть, а РКО к ней не нужен, — если вся указанная в ведомости сумма была депонирована. Ведь деньги из кассы так и не были выданы.

Пункт 6 Указания.
Часть 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Статья 236 ТК РФ.
Пункты 4, 6 ст. 226 НК РФ.
Письма ФНС России от 29.09.2014 N БС-4-11/19714@, от 25.07.2014 N БС-4-11/14507@.
Пункт 9 ст. 226 НК РФ.

Как выплатить заработную плату из кассы

Чтобы выплатить заработную плату из кассы, оформите расчетно-платежную ведомость или платежную ведомость. На их основании составьте расходный кассовый ордер (РКО) и сделайте запись в кассовой книге, а затем отразите операцию в бухучете.

При выплате заработной платы одному работнику ведомости на выплату зарплаты можно не оформлять, достаточно оформить РКО.

Сколько дней можно выдавать заработную плату из кассы

Руководитель вашей организации может определить на выплату заработной платы из кассы любой срок в пределах пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег на эту выплату в банке) с учетом даты выплаты зарплаты, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.

Срок выдачи наличных денег должен быть указан в расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Срок выдачи зарплаты в случае выплат отдельным работникам по расходному кассовому ордеру (РКО) не устанавливают. Дело в том, что РКО на отдельного работника оформляют непосредственно в день выдачи ему зарплаты при увольнении, отпускных и иных аналогичных выплат.

Как оформить выплату заработной платы из кассы

При оформлении документов для выдачи заработной платы придерживайтесь следующего порядка:

1. Платежные документы для кассира должна подготовить бухгалтерия. Это могут быть (п. 6 Указания N 3210-У):

— РКО, если заработную плату нужно выдать отдельному работнику.

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные ведомости, полученные из бухгалтерии, на наличие в них подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — руководителя) и их соответствие образцам, а также сверить соответствие сумм цифрами суммам прописью (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).

Это интересно:  Эксперт техник реестр минюста

2. При выдаче денежных средств кассир должен (пп. 6.5, 2 п. 6 Указания N 3210-У):

— подготовить сумму наличных денег к выдаче;

— передать расчетно-платежную или платежную ведомости (РКО при выдаче зарплаты одному работнику) для подписания получателем наличных денег;

— пересчитать сумму к выдаче в присутствии работника;

— выдать наличные деньги в сумме, указанной в ведомостях или РКО.

Обратите внимание, кассир может выдать наличные только лицу, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в РКО и доверенности (в случае получения по доверенности), после предъявления им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У). В случае получения заработной платы за работника другим лицом в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) должна быть сделана запись «по доверенности». Доверенность или ее копию (если доверенность оформлена на несколько выплат) нужно приложить к платежным документам (пп. 6.1 п. 6 Указания N 3210-У).

3. Если выдача денег происходит по расчетно-платежной или платежной ведомости, то в последний день выдачи кассир должен (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У):

— проставить штамп или сделать запись «депонировано» напротив фамилий работников, которым выдача не произведена;

— подсчитать фактически выданную по ведомости и депонированную зарплату, сверить эти суммы с итоговой с суммой в ведомости;

— подписать и передать ведомость бухгалтеру или главному бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю).

4. Получив от кассира ведомость, бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель) должен в день получения (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У):

— оформить РКО на сумму выданной по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости заработной платы;

— указать дату и номер РКО на последней странице ведомости.

5. Кассир на основании РКО (выписанного на конкретного работника либо на общую сумму по ведомости) делает запись в кассовой книге.

Как оформить платежные ведомости на выплату заработной платы

Для выплаты заработной платы работникам организации применяют унифицированные формы N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» и N Т-53 «Платежная ведомость», утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Указанные документы не нужно составлять на работников, получающих зарплату по платежным картам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1).

Как оформить расчетно-платежную ведомость по унифицированной форме N Т-49

Порядок заполнения расчетно-платежной ведомости определен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Расчетно-платежную ведомость по унифицированной форме N Т-49 оформляют в одном экземпляре. Она служит сразу и для расчета, и для выплаты зарплаты работникам, поэтому в случае ее применения расчетные ведомости и платежные ведомости составлять не нужно.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости нужно указать общую сумму к выплате работникам и подписать ведомость у руководителя и главного бухгалтера.

В графах 8 — 13 «Начислено, руб.» проставляют суммы по видам выплат, а также другим доходам работников в виде различных социальных и материальных благ. Зарплату начисляют на основании данных по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов (например, наряд-заказов, табелей учета рабочего времени и т.п.).

В графах 15 — 18 «Удержано и зачтено, руб.» отражают суммы НДФЛ и других удержаний из зарплаты работников.

В графе 21 «к выплате» рассчитывают сумму к выплате работникам, определяемую как разница между суммами начислений и удержаний.

В графе 23 «подпись (запись о депонировании суммы)» работники при получении зарплаты должны поставить подписи напротив своих фамилий. А если зарплату за работника получает другое лицо, в графе 23 нужно указать «по доверенности». Если по истечении срока на выплату зарплаты зарплата получена не всеми работниками, в графе 23 напротив их фамилий нужно сделать отметку «Депонировано».

На последней странице ведомости должны быть указаны итоговые суммы фактически выплаченной и подлежащей депонированию зарплаты, а также реквизиты РКО на выдачу зарплаты из кассы (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

В последний день выдачи зарплаты расчетно-платежная ведомость на последней странице подписывается кассиром, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Как оформить платежную ведомость по унифицированной форме N Т-53

Порядок заполнения платежной ведомости определен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Платежную ведомость по унифицированной форме N Т-53 оформляют в одном экземпляре. Она служит для выплаты зарплаты работникам. В случае ее применения нужно составлять расчетные ведомости для расчета заработной платы. Ведомость действует в течение срока на выдачу зарплаты, установленного руководителем.

На титульном листе платежной ведомости необходимо указать общую сумму к выплате работникам и подписать ведомость у руководителя и главного бухгалтера.

В графе 5 «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)» работники при получении зарплаты должны поставить подписи напротив своих фамилий. А если зарплату за работника получает другое лицо, в графе 5 нужно указать «по доверенности». Если по истечении срока на выплату зарплаты зарплата получена не всеми работниками, в графе 5 в последний день выдачи зарплаты напротив их фамилий нужно сделать отметку «Депонировано».

В графе 6 «Примечание» при необходимости нужно указать номер предъявленного получателем документа (например, доверенности, если за работника зарплату получает другое лицо).

На последней странице ведомости должны быть указаны итоговые суммы фактически выплаченной и подлежащей депонированию зарплаты, а также реквизиты РКО на выдачу зарплаты из кассы (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты).

В последний день выдачи зарплаты платежная ведомость на последней странице подписывается кассиром, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем (пп. 6.5 п. 6 Указания N 3210-У).

Закрытую ведомость регистрируют в журнале регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а).


В платежные ведомости можно вносить исправления
, если вы обнаружили ошибку. Ее можно исправить, указав дату исправления и заверив его подписями лиц, составивших и подписавших документ (кассира, бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя), с расшифровкой подписи (ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н, пп. 4.7 п. 4 Указания N 3210-У).

Срок хранения платежных ведомостей составляет (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов):

  • 5 лет после отчетного года, в котором по ним была выдана зарплата, если ваша организация ведет лицевые счета;
  • 75 лет после отчетного года, в котором по ним была выдана зарплата, если ваша организация не ведет лицевые счета.

Как оформить РКО на выплату заработной платы

РКО на выплату заработной платы составьте по унифицированной форме N КО-2 в одном экземпляре (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

В строке «Основание» в РКО нужно указать содержание хозяйственной операции, например, «заработная плата за вторую половину марта 2018 года».

РКО может быть составлен (п. 6 Указания N 3210-У):

  • на выплату заработной платы одному работнику;
  • на выплату заработной платы работникам по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости.

РКО на выплату одному работнику (без оформления платежных ведомостей) может быть составлен, например, если работник получает заработную плату при увольнении, отпускные или сумму ранее депонированной зарплаты.

В таком случае РКО заполняется в общем порядке. В частности, в РКО на выплату одному работнику укажите:

в строке «Выдать» — фамилию и инициалы работника или лица, получающего зарплату за работника по доверенности;

в строке «По» — паспортные данные (или данные другого документа, удостоверяющего личность) работника или лица, получающего зарплату за работника по доверенности;

в строке «Приложение» — реквизиты доверенности, если за работника зарплату получает другое лицо.

Получатель должен указать сумму полученной зарплаты, а также поставить дату получения и подпись.

Пример РКО на выплату заработной платы одному работнику

РКО на выплату заработной платы по платежным ведомостям должен быть составлен на дату закрытия ведомости, то есть в последний день выдачи зарплаты. В РКО укажите:

в строке «Сумма» — общую сумму фактически выплаченной по ведомостям зарплаты;

в строке «Приложение» — даты и номера расчетно-платежных ведомостей или платежных ведомостей, по которым была выплачена зарплата.

Строки «Выдать» и «Получил» не заполняйте, так как все необходимые данные есть в платежных ведомостях.

Пример РКО на выплату заработной платы работникам по расчетно-платежной ведомости

Как отразить выплату заработной платы в бухучете

Выплату заработной платы из кассы отразите проводкой:

Содержание операции Дебет Кредит Первичный документ
Выплачена заработная плата 70 50-1 Расходный кассовый ордер

При депонировании начисленной, но не выплаченной в срок заработной платы сделайте запись:

Содержание операции Дебет Кредит Первичный документ
Депонирована сумма неполученной заработной платы 70 76-4 Расчетно-платежная ведомость

(Платежная ведомость)

Выплату депонированной заработной платы отразите проводкой:

Содержание операции Дебет Кредит Первичный документ
Депонированная заработная плата выплачена работнику 76-4 50-1 Расходный кассовый ордер

Как оформить и отразить в бухучете возврат в кассу заработной платы, излишне выплаченной работнику

На сумму, полученную от работника, оформите приходный кассовый ордер (п. 5 Указания N 3210-У). Операцию по получению денег в кассу отразите в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).

Возврат работником в кассу излишне выплаченной заработной платы отразите проводкой:

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;

когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» — его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Статья написана по материалам сайтов: wiseeconomist.ru, urist7.ru, www.audit-it.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector