+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Когда введут электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки планируется ввести с 1 января 2020 года. Переход от бумажного документа к электронному будет проходить поэтапно.

Однако, полностью отказаться от обычных трудовых книжек не планируется. Предполагается, что сотрудники смогут написать заявление, для того чтобы оставить трудовую книжку в бумажном виде, но с 2021 года для впервые трудоустроенных граждан доступен будет только электронный формат.

Минтруд предлагает внести в 2019 году изменения в Трудовой Кодекс, касающиеся ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Проект затрагивает всех работодателей, так как касается порядка предоставления информации о работниках в ПФР.

Создание электронной системы исключит необходимость восстановления трудового стажа в случае утери или подделки бумажной трудовой книжки, а также позволит сократить расходы работодателя, связанные документооборотом.

Содержание

Когда введут электронные трудовые книжки (законопроект)

На заседании Правительства России 28 июня 2018 года обсуждался вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу. По словам Председателя Правительства Д. Медведева, речь идет не только о переходе на электронный формат книжки, но и о создании базы данных, в которой будет храниться информация обо всей трудовой деятельности граждан.

Минтруд России разработал проект закона, в соответствии с которым предполагается внести изменения в ТК РФ, а также дополнить его статьей 66.1, согласно которой сведения о трудовой деятельности работников планируется передавать в информационную систему ПФР в электронном виде начиная с 1 января 2020 года.

Подготовка законопроекта организована в соответствии с Планом мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Проект разработан с целью улучшения качества жизни граждан и условий ведения предпринимательской деятельности.

Законопроект на рассмотрении

Рассмотрение законопроекта в Госдуме запланировано на февраль 2019 года. Предполагаемая дата вступления изменений в силу — 01.01.2020 г.

Плюсы и минусы трудовой книжки в электронном виде

Главное отличие электронной книжки от бумажной — вся информация о трудовой деятельности будет храниться в электронном виде у работодателя и в Пенсионном Фонде (ПФР). В информационной системе останется информация, которая сейчас вносится в трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ, за исключением сведений об образовании сотрудника и его поощрениях.

Электронные книжки имеют ряд преимуществ:

  • их невозможно потерять или подделать;
  • сотрудникам не нужно будет предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами;
  • кадровики быстро получают сведения о трудовой деятельности соискателя при приеме на работу;
  • у работодателей снижаются издержки на ведение и хранение бумажных книжек.

По словам Н. Никифорова, министра связи и массовых коммуникаций, электронные трудовые книжки могут быть интегрированы с порталом Госуслуг.

Работник получит возможность в любой момент посмотреть записи, которые делает работодатель, а также направить свои данные при трудоустройстве, в том числе и для работы удаленно.

Планируется, что работодатель будет ежемесячно направлять все сведения о работнике в ПФР в режиме онлайн. Процесс предоставления данных значительно ускорится — с 2021 года информацию о приеме на работу или увольнении сотрудника нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

К 2020 году будет введена административная ответственность для должностных лиц за неоднократное нарушение сроков подачи сведений либо за направление в фонд неполной или искаженной информации.

Сведения о трудовой деятельности, внесенные в информационную систему ПФР, будут храниться в течение жизни работника.

Этапы перехода на электронную систему учета трудовой деятельности

В ходе обсуждения проекта Д. Медведев подчеркнул, что внедрение электронных трудовых книжек должно происходить поэтапно. Документы в электронном виде начнут подавать в Пенсионный фонд с 1 января 2020 года, до этого времени необходимо решить все организационно-правовые вопросы.

Для осуществления перехода на новые правила Минтруд предлагает работодателю перечень мер:

  • совместно с профсоюзной организацией подготовить, принять и изменить локальные нормативные акты;
  • изменить соглашения и коллективные договоры;
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений в электронном виде;
  • уведомить работников об изменении в трудовом законодательстве в письменной форме.
Это интересно:  Лицензия на перевозку пассажиров более 8 человек

Кроме того, планируется проведение масштабной разъяснительной работы о предполагаемых изменениях в законодательстве совместно с общероссийскими объединениями профсоюзов и работодателей.

С 1 января 2021 года для сотрудников, впервые поступивших на работу, ведение сведений о трудовой деятельности будет осуществляться только в электронной форме.

По предварительной оценке, работодатели не понесут расходов, связанных с внедрением электронной трудовой книжки — в настоящее время кадровые документы во многих организациях ведутся в корпоративных информационных системах (1С, SAP ERP и др.). Наличие таких систем позволит автоматически формировать все необходимые данные для передачи в ПФР.

Прекратят ли существовать бумажные трудовые книжки?

Планируется сохранить за работодателем обязанность вести трудовые книжки на бумажном носителе для тех сотрудников, которые подадут об этом письменное заявление до 1 января 2027 года. Однако, для новых работников, которые не занимались трудовой деятельностью до 2021 года, такой возможности не предусмотрено.

Кроме того, работодатель будет обязан выдавать работнику на бумажном носителе заверенные сведения о трудовой деятельности в следующих случаях:

  • по заявлению сотрудника (кроме тех, кому продолжают вести бумажную книжку);
  • при увольнении.

Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Предполагается, что с 1 января 2027 года ведение трудовых книжек в бумажном виде осуществляться не будет.

Электронные трудовые книжки: что нас ожидает?

Особенность электронных книжек заключается в том, что сведения о работнике будут храниться не только у работодателя, но в ПФР

Автор: Татьяна Суфиянова (консультант по налогам и сборам)

Нас ожидает очередная новая форма отчетности перед Пенсионным фондом. Пока заменить наши привычные «бумажные» трудовые книжки на электронный вариант – это планы. Никто не обяжет работодателей применять электронный вариант с 1 января 2019 года. Минтруд России планирует сделать «мягкий» переходный период и он будет состоять из следующих этапов:

  • 1 этап – с 2020 года работодатели начнут подготовку к переходу на электронные книжки, одновременно заполняя «бумажный» вариант.
  • 2 этап – планируется, что с 2021 года работодатели будут уже отказываться от обычных трудовых книжек.
  • 3 этап – с 2027 года привычные «бумажные» трудовые книжки уйдут в прошлое.

Электронная трудовая книжка имеет свою особенность – данные о работнике и сведения о его приеме на работу (увольнении) будут одновременно находиться и у работодателя, и в Управлении ПФР.

Информация, которая на сегодняшний день внесена в трудовые книжки, исчезнет? Нет, она будет перенесена на электронный вариант. Не будет записей об образовании работника и поощрениях (если таковые были внесены в трудовую книжку).

Но стоит обратить внимание, что Минтруд не планирует полностью убрать бумажные трудовые книжки из обихода. Ведь работодатель обязан выдавать работнику при увольнении заверенные сведения, а такие данные заверяются «на бумаге». Или, например, если работник попросит в период его работы по заявлению предоставить ему заверенную копию трудовой книжки.

Появится новая обязанность для кадровиков?

Планируется, что с 2020 году сведения о сотрудниках компании (которые были приняты на работу или уволены в отчетном месяце) направлять ежемесячно в ПФР. Получается, что работодатель должен будет отчитываться перед ПФР о всех кадровых изменениях. И делать на первом этапе это надо будет ежемесячно.

А вот уже далее, с 2021 года планируется ввести такую обязанность – не позднее следующего рабочего дня, после дня издания приказа о приеме на работу сотрудника или его увольнения.

Пока говорить рано о том, какая форма отчетности будет, кто конкретно должен будет отчитываться.

Как заполнить дубликат «бумажной» трудовой книжки?

Если ваш работник до поступления к вам уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в вашу организацию, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

– в графе 2 указывается дата приема на работу;

– в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Это интересно:  Как внести исправления в трудовую книжку

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Электронные трудовые книжки введут с 1 января 2018 года или позже?

В середине 2017 были обнародованы данные по поводу того, что в 2018 году нашу страну ожидает замена традиционных трудовых книжек на электронный документ, либо начало планомерного отказа от использования бумажной книжки. Для чего все это – понял не каждый, в особенности запаниковали люди старшего поколения, привыкшие, что «материальный» документ с печатями – самый надежный вариант. Введут ли электронные трудовые книжки с 1 января 2018 года, что это, в чем плюсы и минусы электронных книжек.

В чем заключается предложение о введении электронных трудовых книжек

Предлагается замена бумажных трудовых книжек на запись в электронной базе данных. В подобном случае все данные о трудовой деятельности гражданина будут содержаться в единой базе и доступны ему, скажем, посредством «Госуслуг».

В 2017 году вице-премьер правительства Ольга Голодец рассказала журналистам во время проведения Петербургского Международного Экономического Форума, что электронные трудовые книжки введут уже с 1 января 2018 года. Реальные сроки позже были сдвинуты.

В идее электронных трудовых книжек есть плюсы и минусы. Расскажем о тех из них, про которые часто говорят профильные специалисты.

Преимущества электронных трудовых книжек

Первое преимущество – надежность хранения информации о гражданине. К сожалению, в нашей стране часто имеют место случаи, когда трудовые книжки граждан теряются по вине работодателя, который так может скрывать незаконную деятельность. Утрачивая документы, граждане не всегда имеют возможность подтвердить весь трудовой стаж, поскольку собрать все нужные бумаги весьма непросто. В итоге, выходя на заслуженный отдых, люди, попавшие в такую ситуацию, получают совершенно не ту пенсию, что заработали на самом деле. Данные людей в общей базе станут сохраняться более надежно, а доступ к базе данным будет мгновенным и для органов соцзащиты и пенсионного фонда, что означает, что вероятность лишиться хорошей пенсии почти нулевой.

Второй плюс — контроль за работодателем. Поскольку в нашей стране распространен обман сотрудников, когда работодатель не оплачивает за них положенные социальные взносы, и подтвердить трудовой стаж в дальнейшем становится затруднительно. При учреждении электронной базы данных гражданин получит возможность в любой момент воспользоваться ей и посмотреть свою трудовую в электронном виде.

Однако, посмотреть, платит ли работодатель за вас взносы, возможно на «Госуслугах» и сейчас, для чего существует спецуслуга «Получение сведений о состоянии индивидуального лицевого счета ПФР».

Третье преимущество — работа служб занятости станет эффективной и оперативной. При работе с бумагами большое количество времени и сил уходит на рутину, включая взаимодействие между различными государственными ведомствами. Обращение к электронной базе будет производиться моментально, и работники служб занятости будут больше уделять времени непосредственной работе с гражданами.

Четвертый плюс — облегчение жизни для сотрудников и отделов кадров либо бухгалтерий компаний. Утрата трудовой книжки естественно, не всегда происходит по вине либо злому умыслу работодателей, случается, что гражданин сам теряет ее. Восстановление всех записей — процесс долгий и сложный как для самого гражданина, так и для работников кадровых служб.

И последнее: введение электронного документа — это требование времени. Электронный документооборот становится повсеместным, ровно как получение людьми госуслуг через Интернет. Уже сегодня в крупных городах не менее 50% услуг, предлагаемых центрами занятости, оказываются электронно. Люди, даже более взрослые, привыкают к такому и оценивают по достоинству.

Недостатки электронных трудовых книжек

Основной недостаток — риск утечки данных и ее сохранности вообще. Насколько грамотно электронную базу защитят от взломов, что будет с информацией при сбоях программы – данные моменты вызывают тревогу, и властям необходимо предпринять в этой связи все возможные усилия.

Еще один минус — большие затраты непосредственно на ввод электронного документооборота в строй.

Компаниям придется закупать специализированное программное обеспечение, обучать сотрудников взаимодействию с ним, потребуется оплачивать обновления сертификатов подписей и пр. Издержки могут быть достаточно серьезными.

В общем же множество экспертов считают компромиссным вариантом то, чтобы электронные трудовые книжки вводить постепенно, и лучше в добровольном порядке. Наверняка первыми заценит новинку молодежь, затем, к ней можно будет приучать остальных граждан.

Это интересно:  Необходимо ли согласование должностных инструкций с профсоюзом

Необходима ли трудовая книжка вообще?

Во времена СССР трудовая книжка являлась одним из важнейших документов для любого гражданина, и на основании ее записей людям начислялась пенсия и оплачивались больничные. Сегодня данные по поводу того, где и когда гражданин трудился и какую официальную заработную плату получал, имеются у пенсионного фонда, за передачей этих данных ведется серьезный контроль. Смысл трудовой книжки как важного документа проглядывается все более слабо. Даже факт трудоустройства гражданина по определенной профессии на каком-либо предприятии, обладание определенной квалификацией имеется возможность подтверждать иными методами.

Когда введут электронные трудовые книжки в России

Данные о введении электронных трудовых книжек с 1 января 2018 года были опубликованы слишком рано, и сегодня позиция властей по данному вопросу поменялась. В соответствии с последними новостями, введение электронных трудовых откладывается примерно на 1-2 года. Правительство ориентируется на 1 января 2019 года либо 1 января 2020 года как возможные даты начала перехода на электронный документооборот касательно трудовых книжек.

Электронные трудовые книжки
в России

Обеспечение безопасности персональной информации сотрудников

Проблема номер один — обеспечение безопасности этой базы. Чтобы никто не смог по злобе или неаккуратности удалить у работника сведения, например, о его работе на Крайнем Севере. Ведь это уменьшит его размер пенсии.

Нужно поставить барьер и на пути ловкача, который, наоборот, захочет такие сведения вписать в свою более скромную трудовую биографию. Ну и чтобы система не обрушилась от вирусной или хакерской атаки. «Здесь может быть применима система блокчейн, которая будет максимально исключать возможность некорректной информации о предыдущей работе и опыте кандидата», — пояснили КП в пресс-службе сервиса Rabota.ru.

Когда введут

Как она будет выглядеть

Бумажную трудовую можно выкинуть?

Как будем устраиваться на работу

ЧЕМ ХОРОШ ЭЛЕКТРОННЫЙ ВАРИАНТ

Легко восстановить

Потеря бумажной трудовой книжки — это реальная трагедия. Единственное спасение — нотариально заверенная копия. А если ее нет, придется ходить по адресам, вспоминать по крупицам трудовую биографию. Да и есть ли ныне те предприятия, на которых человек работал, например, лет 20 назад? Нужно будет посидеть в архивах. Кто-то скажет: ну и шут с ней, с книжкой! И ошибется. Потому что она может здорово помочь работнику в спорах с пенсионным фондом: где человек, работал, сколько лет, на каком производстве — все это влияет на размер пенсии.

С электронным документом в этом плане намного проще. Все сведения будут продублированы в специальной базе. Страницы не истреплются, чернила не размоются и не выцветут.

Охраняет пенсию

Защищает права

Не будет, как ожидается, и проблем с выдачей документа при увольнении. При цифровом режиме бессмысленно говорить желающему уволиться сотруднику: «А я тебе трудовую не отдам!»

Работник в любой момент может запросить из ПФР сведения о своей трудовой деятельности в режиме реального времени и проверить их правильность. Оперативный доступ к такой информации получат не только работники и работодатели, но и государственные органы, а также суды.

Экономит время

Не надо будет бегать со своими трудовыми документами или их заверенными копиями из одного ведомства в другое. А ведь помимо ПФР и нового места работы трудовая может понадобиться, например, при оформлении виз, пособий (в органах соцзащиты), кредитов (в банках).

Заинтересованные структуры и без работника смогут посмотреть всю нужную информацию о нем.

Меньше волокиты будет и при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

Александр Ветерков. Генеральный ди⁠ректор сервиса по поиску работы и сотрудников Rabota.ru:

«Во введении электронных трудовых больше плюсов. Увеличивается сохранность информации, защищенность соискателя от недобросовестного работодателя, повышение качества самого документооборота, стандартизация, снижение человеческого фактора, большая прозрачность для государства.

К минусам следует отнести риски утечки данных или их потери в случае сбоя, но хочется верить, что они невелики. Вероятно первичное увеличение затрат у компаний на приобретение специального программного обеспечения. Также могут быть сложности у кадровиков и у сотрудников, особенно тех, кто не очень дружит с компьютерами. Но это вопрос решаемый — мобильные телефоны освоили все».

Статья написана по материалам сайтов: taxpravo.ru, b2bmaster.ru, www.kp.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector