+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Как внести изменения в трудовую книжку

Работодатель или кадровая служба работодателя может столкнуться с необходимостью изменения фамилии в трудовой книжке после замужества сотрудницы. Этот процесс с большой долей вероятности не доставит вам больших проблем. Однако, внося соответствующие изменения, надлежит следовать установленным правилам. Рассмотрим их.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из статьи 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ .

В паспорте гражданина содержится, в т.ч., информация о его фамилии. Изменение фамилии влечет за собой обязательную замену паспорта (см. пункты 4, 12, 15 Положения о паспорте, утвержденного Правительством РФ 08 июля 1997 года).

Общеустановленной для всех работодателей (за исключением физических лиц, не являющихся предпринимателями) является обязанность по заполнению трудовых книжек (далее также – ТК) на своих сотрудников.

Как следует из статьи 66 Трудового кодекса РФ, ТК представляет собой главный документ о трудовой деятельности и стаже сотрудника, в которую вносятся соответствующие сведения.

Форма и порядок ведения этого документа закреплены в двух нормативных правовых актах:

  • Правила ведения ТК, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • Инструкция по заполнению ТК, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

На основании подпункта «а» пункта 9 Правил ТК содержит, в том числе, информацию о фамилии сотрудника, которая вносится в указанный документ в соответствии с его паспортом. Следовательно, при изменении фамилии в паспорте сотрудника аналогичные изменения надлежит произвести и в рассматриваемом документе о трудовой деятельности.

Соответствующая смена фамилии в трудовой книжке производится в соответствии с пунктом 26 Правил и пунктом 2.3 Инструкции.

Указанными НПА предусмотрены порядок и основание для подобных изменений.

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец)

Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.

Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.

Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).

Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.

Внесение изменений в трудовую книжку при ошибке

Ошибки в трудовой книжки редки, но они есть и многие специалисты отдела кадров не знают, как внести изменения в трудовую книжку в соответствии с законом. Рассмотрим самые популярные случаи внесение изменений в трудовую книжку при ошибке.

Внесение изменений в титульный лист при ошибке

В виду того, что титульная страница заполняется только единожды, при приеме сотрудника на первое официальное место работы, нужно быть особенно внимательным в процессе заполнения ФИО, даты рождения. Тем более что внести изменения возможно только в случае смены информации, к примеру, смены фамилии.

Сменить информацию с титульного листа возможно с подтверждением следующих документов: паспорт, свидетельство о смене ФИО/браке/расторжения брака.

Правило внесений изменений:

Рассмотрим ситуацию, Иванов И.И. просить внести изменения в титульный лист, для внесения ясности представляет документы, которые доказывают о том, то информация в анкетной части ложная.

Действия отдела кадров:

  • Зачеркивается некорректная информация на титульном листе
  • Рядом указывается актуальная информация
  • На корочки обложки отмечаются внесенные изменения со ссылкой на подтверждающие документы, и заверяется печатью организации и подписью ответственного за кадровое делопроизводство.
Это интересно:  Где не проверяют судимость

Внесение изменений в графе сведений о работе

Внимание! Все изменения должны вносится только через поручения распорядительных документов.

Типы изменений в сведениях:

Название организации. Часто при реорганизациях меняется и наименование фирмы-работодателя, в таком случае, в третью графу указывается запись, которая соответствует новому названию организации. В четвертой графе указываются реквизиты распорядительного документа, в соответствии которого название организации было изменено.

Отсутствует наименование организации. Бывают случаи, когда нет сведений об организации, тогда запись считается недействительной, затем вносится информация в соответствии с правилами, определяющие внесение данных в трудовые книжки.

Исправление записи о приеме на работу. При необходимости внести изменения информации о приеме, переводе, увольнении, придерживайтесь следующей схеме:

  • В столбцах 1 и 2 укажите порядковый номер и дату внесения корректировки;
  • В столбец 3 напишите, что предыдущая запись недействительна;
  • В столбец 3 указывается правильная информация;
  • В столбец 4 делается ссылка на реквизиты приказа, на основании которого были внесены некорректные данные.

Пример внесение изменений записи о приеме на работу:

1 2 3 4
1 21 11 2017 Принят на должность слесаря Приказ от 21.11.2017 № 34
2 30 11 2017 Запись за номером 1 недействительна. Принят на должность мастера Приказ от 21.11.2017 № 34

Грамматические/орографические ошибки.

Если существуют ошибки в записях, тогда некорректную запись необходимо признать недействительной и внести изменения по аналогии с предыдущим пунктом.

Пример исправления грамматических/орфографических ошибках в трудовой книжке:

1 2 3 4
1 21 11 2017 Принят на должность слесаря Приказ от 21.11.2017 № 34
2 07 04 2018 Запись за номером 1 недействительна. Принят на должность слесаря Приказ от 21.11.2017 № 34
  • Не правильные даты приема, увольнения, перевода. Ошибка в написании дат может привести к проблемам с Пенсионным фондом. Если ошибка возникла, тогда:
  • Инициирует и утверждает у руководства приказ о внесении изменений;
  • Специалист по кадровому делопроизводству официально подтверждает в трудовой книжке недействительность данных.
  • Прописывается корректная дата, обязательно необходимо сослаться на приказ, на основании которого были совершены исправления.
  • Заверяется подписью специалиста и печатью.

Помните, что заполняя трудовую книжку, нужно быть предельно внимательным, чтобы в будущем не вносить изменения при ошибке. Для уменьшения неточностей, предоставляйте проверить правильность данных работнику.

Как правильно внести исправления в трудовую книжку

Трудовая книжка —> это главный документ, который предъявляется при оформлении пенсии, поскольку содержит информацию о стаже и трудовой деятельности работника. Именно поэтому перед тем как внести исправления в трудовую книжку, следует с особой тщательностью изучить этот вопрос.

Наиболее типичные исправления

Из общей массы изменений, которые вносятся в книжки в связи с допускаемыми при их заполнении ошибками и недочетами, можно выделить следующие, наиболее часто встречаемые.

Изменения, вносимые в титульный лист

Титульный лист заполняется при приеме сотрудника на первое место работы. Изменения в титульный лист могут быть внесены, только если поменялись анкетные данные сотрудника. Действующие правила не дают разъяснения, как вносить исправления в трудовую книжку в случае неверного написания ФИО или даты рождения. Если ошибка в написании анкетных данных выявлена последующими работодателями, работнику необходимо обращаться судебные органы.

Многие сотрудницы меняют фамилии после вступления в брак. Пункт 26 Правил, предусматривает возможность изменения записей о ФИО, дате рождения и образовании только на основании подтверждающих документов. Такими документами могут быть:

  • Паспорт.
  • Свидетельство о браке.
  • Свидетельство о расторжении брака.
  • Свидетельство о смене ФИО.

Порядок внесения изменений

  1. Сотрудник подает заявление с просьбой внести изменения в его анкетные данные, к которому прикладывает подтверждающие документы.
  2. Уполномоченное лицо работодателя действует следующим образом:
  • старая запись на титульном листе зачеркивается одной ровной линией>
  • рядом или выше делается новая запись, содержащая обновленные данные>
  • на внутренней стороне обложки делается отметка о внесенных изменениях со ссылкой на соответствующие документы>
  • произведенная запись заверяется подписью ответственного за ведения кадрового учета лица и печатью предприятия.

Например, сотрудница фирмы Киржакова И.А. вышла замуж и поменяла фамилию на Николаева. Вносим исправления в трудовую книжку следующим образом:

Подобным способом также вносятся изменения относительно полученного образования. Если работник получил дополнительное образование, это также должно быть отражено в титульном листе. Разница состоит лишь в том, что при внесении подобных изменений, предыдущая запись об образовании не зачеркивается, а дополняется новыми данными, через запятую.

Следует помнить, что в случае неверно внесенной записи на титульном листе в части написания ФИО и даты рождения при первичном заполнении, исправления не допускаются. Такой бланк считается испорченным и должен быть аннулирован, после чего заполняется новый бланк.

Как внести исправление в трудовой книжке в раздел, содержащий сведения о работе

Данный раздел является основным, и сведения в него вносится только на основании приказа или иных распорядительных документов работодателя.

Это интересно:  С какого возраста можно пить алкоголь

Изменения в названии работодателя

При смене названия или организационно правовой формы предприятия в графу 3 вносится соответствующая запись, которая имеет характер заголовка, без указания порядкового номера. В графе 4 отображаются реквизиты приказа, на основании которого было изменено название организации.

Если изменение названия предприятия не было своевременно отражено в трудовой книжке сотрудника, это может сделать и последующий работодатель, но только на основании полученного по запросу, подтверждающего документа.

Название работодателя пропущено

На практике встречаются случаи, когда в графу 3 раздела, содержащего сведения работе, вообще не вносится информация о наименовании компании, а сразу делается запись о приеме на работу. Такой недочет однозначно считается ошибкой. Информация о том, как внести изменения в трудовую книжку при ошибке подобного рода, прямо не отражена в регламентирующих нормативных документах, поэтому исправление в данном случае делается по общим правилам:

  1. Признаётся недействительной запись о приеме на работу.
  2. Вносятся данные в соответствии с установленными для ведения трудовых книжек правилами.

Исправление сведений, относящихся к работнику

Неправильная запись в трудовой книжке о приеме на работу не может быть зачеркнута с последующим внесением верных данных. В соответствии с п.1.2 Инструкции, ошибочная запись должна быть признана недействительной. Существует следующая схема внесения исправлений при неправильном отражении приема на работу, перевода на другую должность, увольнении, награждении и др.:

  1. в графах 1 и 2 поставить порядковый номер и дату внесения исправления>
  2. в графу 3 пишется «Запись за номером Х недействительна»>
  3. в графу 3 делается правильная запись>
  4. в графу 4 вносятся реквизиты приказа, на основании которого была сделана ошибочная запись.

Например, была неправильно внесена информация о принятии на должность сотрудницы: вместо —> «оператор кассового зала», было указано —> «кассир». Исправление данной ошибки должно выглядеть следующим образом:

1 2 3 4
17 03 04 2012 Принята на должность кассира. Приказ от 03.04.2012 № 15-к
18 04 02 2014 Запись за номером 17 недействительна. Принята на должность оператора кассового зала. Приказ от 03.04.2012 № 15-к

Внесение лишних сведений

Очень часто в раздел, содержащий сведения о работе, вносятся данные, которые не должны быть отражены. Например:

  • Временный перевод на другую должность.
  • Совмещение или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.
  • Условие об установлении испытательного срока
  • Другие, не предусмотренные сведения.

Исправление подобных неточностей при заполнении трудовых книжек, должно быть оформлено по общему правилу, т.е. соответствующая запись признана недействительной.

Грамматические ошибки

На сегодняшний день законодательство не содержит норм, которые прямо регулируют внесение исправлений в трудовую книжку в случае обнаружения допущенных грамматических или орфографических ошибок. Однако существует судебная практика, которая свидетельствует о том, что такая ошибка считается неправильной или неточной записью, и должна быть исправлена в соответствии с пунктом 27 Правил.

Таким образом, если орфографическая ошибка допущена в разделе, содержащем сведения работе или сведения о награждениях, ее нельзя исправлять путем зачеркивания. Такая запись должна быть признана недействительной, с последующим внесением верной записи

Например, сотрудник был принят на работу, на должность «инженер», а кадровик, плохо владеющий русским языком, сделал запись о принятии на должность «индженер». В приказе название должности отображено правильно. Допущена орфографическая ошибка, ее исправление должно выглядеть следующим образом:

1 2 3 4
4 15 05 2013> Принят на должность индженера. Приказ от 15.05.2013 № 11-к
5 07 02 2014 Запись за номером 4 недействительна. Принят на должность инженера Приказ от 15.05.2013 № 11-к

Порядок внесения изменений в трудовую книжку

Что говорит закон о внесении изменений в трудовую книжку?

Вносим необходимые изменения в трудовую книжку

Правильно внести исправления в трудовую книжку не так легко, как может показаться на первый взгляд. Почему? Потому, что в каждой конкретной ситуации имеются собственные уникальные нюансы.

Оформляя трудовую книжку, ответственно относитесь к регламентированным требованиям закона РФ. Иначе ваш сотрудник окажется в сложной ситуации при наступлении положенного времени и расчете размера пенсионных выплат.

Ошибочная запись в трудовой книжке

Предположим, ошибка в трудовой книжке была совершена представителем иного предприятия. Например, специалистом кадрового отдела вашей прошлой работы. В таком случае специалисты вашего нового места трудоустройства также должны оказать вам поддержку в решении ситуации. Для этого вам необходимо будет предоставить им список бумаг, способных доказать факт ошибки, и подтвердить истинность новых данных.

Случается, что неверная запись делается в трудовой книжке человека, который пока нигде не работает. Тогда на помощь должен прийти последний работодатель. Сейчас мы расскажем о том, как необходимо действовать.

В графе трудовой книжки «Сведения о Работе» необходимо сделать новую запись с указанием наименования предприятия. Это позволит оформить список записей от бывшего работодателя. Для чего? Дело в том, что прежде кадровики указали информацию о том, что произошло увольнение. В связи с этим их коллеги не смогут понять, кто сделал новую запись и по какой причине.

Это интересно:  Кбк пени омс 2019 для юридических лиц

Также необходимо указать сведения о том, когда была сделана новая запись (арабскими цифрами).

После того, как указанные мероприятия будут выполнены, прежняя запись в трудовой книжке является уже недействительной. После нее необходимо в обязательном порядке сделать новую верную запись.

Для того чтобы подтвердить достоверность внесенных изменений, следует указать реквизиты соответствующего Приказа.

Бывший сотрудник и специалист кадровой службы должны расписаться в трудовой книжке. Дальше ставится печать предприятия, и меню исправлений является закрытым.

Неверная дата в трудовой книжке

Внося информацию, сотрудник кадровой службы обязан следить за тем, чтобы она была корректной и верной. Если проставить в трудовой книжке неверную дату, ее хозяин в дальнейшем при обращении в ПФ РФ будет иметь немало проблем.

Мы рекомендуем вам внимательно следить за тем, какие записи и какие даты указываются в вашей трудовой книжке. Если вы нашли ошибку, например, в дате приема на работу или в дате увольнения из организации, непременно и в самое ближайшее время исправляйте ситуацию.

Итак, дата неверная. Как быть? Руководствуйтесь следующей инструкцией:

  • Оформите специальное заявление для передачи директору предприятия. В заявлении укажите требование о корректировке неверной даты;
  • Директор должен составит приказ об исправлении ошибки, присвоив приказу уникальный номер;
  • Сотрудник кадровой службы обязан подтвердить тот факт, что имеющаяся в документе дата неверная. Факт должен быть подтвержден в письменной форме. Устные заявления принимать не следует;
  • В документ вносится новая верная запись + номер соответствующего приказа. Корректировать любые данные можно только на основании соответствующего приказа руководителя предприятия;
  • Сотрудник кадровой службы должен поставить свою роспись и штамп предприятия, указать свою должность и ФИО.

Если ошибка касается вашей даты рождения, то запись необходимо перечеркнуть обыкновенной непрерывной линией целиком. Под неверными цифрами следует указать верные данные. Учтите, что требуется указание конкретных и полноценных сведений, т.е. номера и серии паспорта с верными данными.

Если неверно внесены реквизиты приказа

Случается, что ошибка возникает при указании реквизитов приказа. Информация о приказе обязана быть исключительно точной и верной. Ошибки в номере приказа также приведут к будущим неприятностям.

Данные из приказов необходимо указывать так:

  • Название документа;
  • Дата приказа;
  • Цифры уникального номера.

Можно ли изменить данную последовательность, обозначив, например, изначально уникальный номер, а затем дату приказа? Нет. Иначе вы опять же допустите ошибку. При необходимости изменения записи из-за внесения неверных данных, следует дублировать информацию в записи. В последней строке ошибок быть не должно.

Как быть, если сам приказ нуждается в корректировке? В 4-ой строке необходимо написать серию и номер приказа об отмене.

Корректировка данных титульного листа

Под ошибочной информацией на титуле необходимо сделать запись о том, что сведения неправильные. После указать действительную информацию. На титуле документа разрешено зачеркивание слов. Однако лишь в исключительных случаях. После перечеркивания неверного слова или фразы, делается новая верная запись. Далее достоверную информацию следует заверить печатью предприятия и подписью работодателя.

И новые данные, и любые исправления в целом следует выполнять фиолетовой, черной или темно-синей чернильной ручкой, устойчивой к воздействию воды и ультрафиолета. Как правило, новые данные вносят в связи с тем, что владелец трудовой книжки берет новую фамилию.

Как быть, если неточность допущена во вкладыше?

Некоторые сотрудники регулярно меняют место трудоустройства и/или специализацию. Поэтому в трудовой книжке просто заканчиваются основные листы, и записи делаются на вкладыше. Что делать, если неточность появилась в дополнительном листе? Действовать нужно так:

  • Дополнительный лист с ошибкой уничтожается;
  • Оформляется специальный Акт;
  • Если на 1-ой странице уже есть серия и номер, в новом вкладыше обозначается соответствующая информация;
  • После этого выполняются новые верные записи, согласно той схеме и по тем правилам, которые мы указали выше. Т.е. изначально указывается № записи, после – время корректировки информации и верные сведения;
  • Новые данные следует в обязательном порядке заверять при помощи приказа.

Статья написана по материалам сайтов: moipersonal.ru, hr-portal.ru, byrich.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector