+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Как хранить безналичные чеки

Подскажите, какой срок хранения терминальных чеков (слип), которые оформляются при расчетах посредством банковской карты через терминал?

Согласно подпункту 8 пункта 1 стстьи 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов.

В соответствии с требованиями приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — приказ Минкультуры России № 558):

  • для первичных учетных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) установлен срок хранения 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (п. 362 приказа Минкультуры России № 558).
  • исчисление указанного срока хранения документов на бумажных и электронных носителях производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 приказа Минкультуры России № 558).

Таким образом, по нашему мнению, минимальный срок хранения терминальных чеков (слип) составляет 5 лет, считая с первого января года, следующего за годом совершения операции.

Подробнее о продаже товаров в розницу за наличный расчет и безналичный расчет посредством пластиковых карт и об отражении операций в программе «1С:Бухгалтерия 8» читайте в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет» в ИС ИТС

Информационная система ИТС обновляется каждый день и содержит готовые консультации по бухгалтерскому, налоговому и кадровому учету. Вполне возможно, что ответы на конкретные практические вопросы, которые Вы сейчас ищете, уже есть в разделе «Отвечает аудитор» системы ИТС.

Как хранить документы по эквайрингу

Решение установить на торговом предприятии POS-терминал связано с целым рядом организационных вопросов, один из которых: как хранить чеки по эквайрингу. Действующее законодательство говорит о том, что любая покупка, неважно как она была осуществлена, должна быть зафиксирована зарегистрированным ККТ. И на нее должен быть распечатан чек. Оплата банковскими картами должна проходить аналогично наличным платежам.

Однако для того, чтобы избежать двойного налогообложения, важно разделить платежи и проводить оплату по банковским картам таким образом, чтобы можно было сформировать отдельный Z-отчет. Такой подход позволит также упростить операции по учету.

Инкассация слип-чеков

По существующему регламенту, слипы на бумажном носителе в обязательном порядке должны быть переданы в кредитно-финансовую организацию не позднее 10-го банковского дня с момента прохождения транзакции. При этом итоги должны сверяться ежедневно. Делается это в конце кассового дня.

Вся документация, которая была сформирована в торговой точке, передается в установленном порядке в бухгалтерию компании. Бланк-сопровождение должен содержать следующую информацию:

  • Название торговой точки (если их несколько).
  • Дата формирования.
  • Данные ответственного лица.

Сохранность документов

Законом оговорены определенные сроки хранения документации по эквайрингу. Они составляют три года. Для исключения рисков, связанных с утратой документов, порядок хранения и пересылки чеков, фиксирующих факт оплаты по кредитной карте, имеет устоявшийся регламент.

Как подшивать чеки по эквайрингу, определяет сама организация. Необходимо заметить, что материалы, которые используются для их печати, чувствительны к свету. Хранить чеки нужно таким образом, чтобы они не выцвели. В противном случае документация может считаться непригодной или утерянной. А это может быть чревато неприятными для компании последствиями.

Это интересно:  Основания увольнения по трудовому кодексу

И снова вопрос: как хранить слипы по эквайрингу, чтобы этого избежать? В этом случае удобным может быть вариант использования низкого контейнера или коробки. Это не только позволит избежать повреждений, но и поможет систематизировать хранение.

Поскольку вероятность запроса со стороны банка-эквайра спустя три месяца резко снижается, документы могут быть переведены в архив.

Запрос документов

На протяжении всего периода договорных отношений банк-эквайер вправе попросить посредством запроса предъявить первичные документы, подтверждающие факт проведения транзакции с использованием банковских карт. Это могут быть:

  • Оригиналы.
  • Копии.
  • Письменные объяснения, разъясняющие проведение операции.

Для этого банк направляет в адрес торгового предприятия запрос, в котором изложен весь перечень интересующей документации.

Срок исполнения требований банка составляет три рабочих дня с момента поучения запроса. Этого срока более чем достаточно, если документооборот в компании хорошо систематизирован. Если документы не будут представлены, банк вправе потребовать возмещения сумм, эквивалентных суммам, указанным в запросе.

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу и как это делать?

Банки всё больше продвигают услуги безналичных расчетов, которые позволяют оплатить тот или иной товар в магазине при помощи банковской карточки.

Для клиента это очень удобно, ведь можно не обналичивать средства, а тратить их прямо с карты.

Данная процедура называется эквайринг и есть некоторые правила как им нужно пользоваться для организаций.

Не раз покупатель мог заметить, что продавец распечатывает два чека, один из которых оставляет себе для отчетности. В этой статье рассмотрим вопросы хранения слип-чеков, для чего они используются и что обязан знать продавец.

Выполнение процедуры оплаты с карточки через терминал

Первым делом нужно понять, что являет собой эквайринг со стороны просто пользователя.

Существует алгоритм, согласно которому проходит списание денежных средств с карточки клиента и по результату зачисление их на счет владельца платежного терминала. Саму же процедуру можно описать в нескольких действиях:

  1. продавец проводит карточку в POS-терминале, в котором будет считана информация с магнитной ленты или чипа (это зависит от типа выпущенной банком карты);
  2. данные владельца проходят обработку и для подтверждения операции требуется ввести пин-код;
  3. с карточного счёта покупателя будет списана запрашиваемая сумма денежных средств;
  4. терминал распечатает несколько экземпляров чека, по одному для банка, клиента и продавца.

Как видно по алгоритму, для успешного выполнения запроса, потребуется стабильное соединение с банком.

Какие законы регулируют понятие эквайринг?

Чтобы узнать ответ на вопрос, нужно ли хранить чеки по эквайрингу, рассмотрим законы, которые это регулируют.

Дело в том, что законодательные акты, которые должны регулировать подобные вопросы, принимались в далёком 2003 году (#54 ФЗ).

В этом документе описаны правила использования кассовых аппаратов (ККМ), но в нем нет ни слова о тех покупках, которые совершаются через безналичный расчет.

Чтобы разъяснить ситуацию, были приняты поправки и новые законы (а именно ФЗ #290 от 03.07.2016), согласно которым продавец обязан сохранять чеки, если была осуществлена продажа одним из способов:

  • товаров или услуг в обычных и интернет-магазинах;
  • награждение победителя любого вида лотереи;
  • электронным платежом через мобильное приложение на смартфоне;
  • заказ платного контента, в том числе игры, книги, видео и прочее.

Эквайринг подпадает под действие этого закона, а значит ответ на вопрос надо ли хранить чеки эквайринга будет положительным.

Теперь рассмотрим, какой промежуток времени должны сохранятся чеки, после оплаты клиентом пластиковой карточкой через POS-терминал в 2018 году.

Как долго нужно хранить чеки после оплаты?

Для ответа на этот вопрос, нужно посмотреть действующие законы. В Федеральном Законе #470, который был принят 23.06.2007 года написано, что сроки хранения всех кассовых чеков, подтверждающих оплату товаров или услуг составляют 5 лет.

Но там нет точных определений того, сколько хранить чеки по эквайрингу, поэтому воспользуемся общими правилами для всех типов расчётных операций.

В том же законе написано, что сроки хранения любых чеков, которые могут подтвердить оплату того или иного товара устанавливаются в пределах 3 лет. Важно заметить, что слипы-чеки должны быть переданы в банк в течении трёх дней после запроса.

Методы хранения чеков каждая организация выбирает, исходя из своих возможностей, поскольку как таковых общих правил как хранить чеки по эквайрингу нет.

При выборе метода важно учитывать тот факт, что кассовая бумага очень чувствительна к свету и со временем вся информация может просто исчезнуть с документа. Нельзя этого допустить, потому что чеки будут считаться непригодными и при запросе банка могут быть неприятные последствия для организации.

Лучшим вариантом для хранения можно считать простой контейнер с низкими бортиками, который можно закрыть и открыть при необходимости. Данный метод позволит удобно систематизировать все документы, поставив на них подписи.

Это интересно:  Кфх чем может заниматься

В большинстве случаев, банки могут запросить в первые три месяца после оплаты чеки, поэтому по истечению этого срока их можно будет перевести в архив и хранить там.

Зачем нужно хранить документы об оплате?

Сохранять чеки – обязанность предприятия, которая поможет избежать разбирательств с банком при возникновении форс-мажорных обстоятельств. Основные причины:

  • потеря отчетности, составленной для налоговой службы по форме Z;
  • ведение бухучета фирмы;
  • для регулирования споров, которые могут возникнуть между клиентом и продавцом;
  • соблюдение требования клиента о возврате денежных средств, потраченных на приобретение товара;
  • для получения подтверждения успешной оплаты за товары или услуги.

Важно понимать, что банк вправе требовать отчетность от клиентов, с которым были заключены договоры на услуги эквайринга. Согласно регламенту, фирма обязана предоставить чеки банку в течении 3 рабочих дней.

Где хранить чеки по эквайрингу выбирает сама организация, ведь никаких требований дополнительных к этому не выставляется. Главное, чтобы документы были читабельными и не испорчены.

Требование банка – передать чеки

Сверка данных по прошедших операциях через POS-терминал проводится ежедневно.

В некоторых случаях, банк может затребовать предъявить слипы-чеки о некоторых операций, проведение которых вызвало подозрение. Подобные меры помогают раскрыть факт мошеннических действий со стороны покупателя.

Составлен определенный алгоритм действий для отправки данных в банк:

  1. получено уведомление от банка с требованием предоставить чеки за те или иные транзакции;
  2. определение нужных чеков из архива и составление их описи. В некоторых случаях могут потребоваться заверенные копии, если слипы утратили читабельность и выгорела краска;
  3. все документы складываются в отдельную папку (с прикреплением их описи) и отправляются в отделение банка курьером;
  4. после получения пакета, ответственный сотрудник банка должен поставить свою подпись на описи слипов

Если документы целы и читабельны, то к организации дополнительных вопросов не должно возникнуть. Нужен ли кассовый чек при эквайринге – определённо да.

Как хранить чеки

Как хранить чеки

РФИ банк предлагает уникальную услугу в дополнение к торговому эквайрингу — систему электронного хранения чеков (СЭХЧ).

Почему она нужна вашей компании?

Порядок работы с документами по операциям с картами

— Спросите вашего бухгалтера, он сам расскажет …

Задайте вопрос своему бухгалтеру: «Как организован процесс сверки расчетов по эквайрингу?».
Выслушайте ужасную историю с копией чековых лент, сканов, пересылок из филиалов, сверкой вручную «под линеечку», десятки, а то и сотни человеко-часов в месяц на проведение сверок и работу с чеками при возвратах.

Сделайте вашего бухгалтера счастливым! Дайте ему современный инструмент учета и хранения чеков.

Что дает система?

1) обработка и хранение электронных образов чеков (при проведении операции в терминалах с функцией захвата подписи вместе с образом чека на сервер может быть передана подпись клиента, выполненная непосредственно на экране терминала)
2) быстрый поиск и выгрузка нужных чеков из базы данных:
— возможность быстрой выборки чеков по индексированным параметрам в базе данных
— выборка образов кассовых чеков через полнотекстовый поиск из базы данных
— вывод результатов поиска на экран, принтер или в файл PDF
— экспорт найденных в базе данных кассовых чеков в виде образа слипа и бинарного файла с подписью
3) Контроль и предоставление статистики по успешности транзакций в разрезе компании, отдельных точек, отдельных терминалов
4) уменьшение издержек по хранению и обработке бумажных чеков
5) экономия бумаги минимум на 50%! Достаточно печатать чек только для покупателя. Свой же чек надежно хранится в базе данных
6) оптимизация ведения претензионной работы. Теперь не надо ворошить груды бумаг для поиска нужного чека
7) Разграничение доступа (к определенным терминалам, магазинам, кассам) по группам пользователя

Это интересно:  Семинар по управлению закупками

Следует отметить, что данное решение полностью соответствует требованиям 54-ФЗ.

Как работает?

ПО реализовано по технологии клиент-сервер и состоит из следующих компонент:
1) Терминальное приложение, выполняющее обработку данных чека и подписи держателя карты
2) Сервер, который принимает и обрабатывает запросы на выгрузку чеков и подписей от приложения и обеспечивает интерфейс с пользователями
3) База данных – сервер БД

Оставьте заявку на систему хранения чеков или позвоните нам.

Широкая полемика, ведущаяся в Сети по поводу вопроса «нужен ли чек при эквайринге», основывается на законодательном акте 54-ФЗ, принятом в конце мая 2003 года. Он регламентирует применение контрольно-кассовых машин при расчетах наличными и банковскими картами. Однако, оставаясь верным с юридической точки зрения, этот документ не учитывает скорости технического прогресса. Во всяком случае, о сегодняшних масштабах, которые приняла дистанционная интернет-торговля, в то время и не помышляли. Поэтому нередко встречается якобы компетентное мнение, что применение ККТ при эквайринге обязательно только при расчете банковскими картами, а при прямых электронных платежах на счет организации – нет.

Нужно ли пробивать чек при оплате через эквайринг

Важно

Другой вопрос – есть ли какие-либо послабления в этих требованиях? Если вы платите налоги на общих основаниях или используете так называемую упрощенку, то обязаны установить у себя онлайн-кассу (требование действительно с июля 2017 года). Для предпринимателей, работающих по патенту или выплачивающих ЕНВД, требование о переходе на новый тип ККТ действительно с июля 2018 года. Как используется ККТ при онлайн-расчетах Торговля через интернет имеет ряд особенностей.

Внимание

Например, при расчетах широко используются так называемые электронные деньги. Кроме того, продавца и покупателя разделяют вполне реальные километры, поэтому, если товар доставляется почтой, а не курьером, передать чек на бумажном носителе нет физической возможности. Все же и в этом случае ответ на вопрос «у нас интернет-эквайринг, нужен ли кассовый чек» будет утвердительным.

Оплата по эквайрингу

Например, при оплате покупки банковской картой или через интерфейс интернет-магазина.

Нужен ли чек при эквайринге?

  • получающих средства за проданные товары, услуги, работы;
  • реализующих лотерейные билеты и выдающих выигрыши;
  • принимающих ставки и выплачивающих выигрыши.

С точки зрения законодательства, оплата пластиковой карточкой по эквайрингу приравнивается к приему наличных денежных средств.

Выдача кассового чека при эквайринге

Согласно разъяснениям, ФНС РФ, данным 02.02.2017 г., при такой организации деятельности организация или ИП обязаны выбить кассовый чек в момент получения подтверждения от кредитной организации об исполнении клиентского распоряжения на перевод электронной валюты или безналичных средств. Информация из выбитого чека в режиме реального времени отправляется в налоговую инспекцию. Сам документ высылается клиенту на электронную почту или абонентский ящик, указанный при регистрации.

Инфо

Распечатывать его и предоставлять на бумажном носителе не нужно. Интернет эквайринг и онлайн кассы – неразрывные понятия с 2017 года.

Как сохранить и как хранить кассовые чеки?

Согласно положениям законодательства, с 01.02.2017 г.

не допускается регистрация и перерегистрация оборудования старого образца, не обеспечивающего обмен данными с ФНС. Исключение составляют кассовые аппараты, используемые в населенных пунктах, удаленных от сетей связи.

Открыть счет в банке

  • 1 Нужен ли чек при эквайринге?
  • 2 Сколько хранить чеки по эквайрингу?
  • 3 Для чего нужно сохранять чеки?
  • 3.1 Как хранить чеки по эквайрингу?
  • 3.2 Передача слип-чеков в банк

При осуществлении платежа за товары или услуги все чаще используется оплата при помощи банковской карты. Почти все магазины и торговые точки используют эквайринг – банковскую услугу, обеспечивающую возможность оплачивать покупки безналичным методом при помощи карты, которую прикладывают к специальному терминалу. Так отпадает необходимость снимать наличные в банкомате.
При покупке банк производит списание денежных средств со счета покупателя. Продавец распечатывает два чека: для покупателя и продавца.

Статья написана по материалам сайтов: zhazhda.biz, rkobiz.ru, printscanner.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector