Чем занимается отдел кадров

СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА КАДРОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации, то есть деятельностью людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.

Основными задачами отдела кадров являются:

  • организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;
  • создание эффективной системы штатных сотрудников;
  • разработка карьерных планов сотрудников;
  • разработка кадровых технологий и др.

Управление персоналом организации осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Полноценная структура отдела кадров включает в себя следующие бюро (отделы):

  • организации труда;
  • подбора персонала;
  • обучения, продвижения квалификации и переквалификации персонала;
  • исследования социально-психологического климата;
  • материального стимулирования и мотивации персонала;
  • планирования карьеры и продвижения;
  • нормирования труда, оценки резервов и аттестации;
  • охраны и безопасности труда.

Конечно, в организации может и не быть тех или иных подразделений отдела кадров.

Отдел кадров на предприятии обладает функциональной и организационной функцией.

В функциональном отношении отдел кадров занимается определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель. Также он занимается планированием потребности предприятия в персонале и, конечно же, привлечением, отбором и оценкой персонала.

Для привлечения, отбора и оценки кадров отдел кадров осуществляет следующие мероприятия:

  • оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
  • разрабатывает критерии отбора персонала;
  • распределяют новых работников по рабочим местам.

Повышение квалификации персонала и его переподготовка также является одной из функций отдела кадров. Для осуществления этой функции отдел кадров:

  • планирует меры по обеспечению уровня квалификации своих работников;
  • выбирает формы обучения работников при повышении квалификации;
  • организует повышение квалификации и переподготовку персонала на предприятии;
  • определяет принципы, формы и сроки аттестации кадров.

В рамках работы по увольнению персонала отдел кадров должен осуществлять:

  • анализ причин высвобождения персонала;
  • выбор вариантов высвобождения персонала;
  • обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия.

Отдел кадров в организации также обязан осуществить работу по построению и организации работ, в том числе определению рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержанию и последовательности выполнения работ, условий труда. Для выполнения этой функции отдел кадров должен:

  • определять содержание работ на каждом рабочем месте;
  • стремиться к созданию более благоприятных условий труда;
  • проводить оперативный контроль за работой персонала;
  • осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала.

И наконец, главное, за что в какой-то мере ответственен отдел кадров, — за управление затратами на персонал и социальными услугами, предоставляемыми персоналу.

Отдел кадров должен планировать затраты на персонал, должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;

Ну и конечно, отдел кадров в организации обязан обеспечить нормальную трудовую деятельность всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.

Кадровое планирование выступает основной частью общего планирования деятельности организации и представляет собой процесс обеспечения организации необходимым персоналом, на определенные должности и в конкретные временные рамки.

Кадровое планирование состоит из планирования:

  • потребности в персонале;
  • оптимального состава персонала;
  • развития персонала;
  • использования персонала;
  • сохранения персонала;
  • сокращения и перемещения персонала;
  • набора персонала;
  • затрат на персонал;
  • обучения персонала.

Осуществляя кадровое планирование, организация преследует следующие цели:

  • получить и удержать людей в коллективе;
  • наилучшим образом использовать потенциал своего персонала;
  • иметь возможность предвиденья проблем, которые могут возникнуть из-за нехватки персонала или его избытка;
  • обеспечение предприятия необходимой рабочей силой;
  • определение издержек на найм и содержание персонала.

В рамках кадрового планирования отдел кадров, во-первых, определяет факторы, влияющие на потребность в персонале – стратегия развития организации, количество производимой на ней продукции, применяемые технологии, рабочие места и др. При этом выделяются такие категории персонала, как:

  • рабочие (в том числе квалифицированные рабочие основных профессий и вспомогательные);
  • служащие (включая руководителей различных уровней);
  • технический персонал.

Далее проводится анализ наличия необходимого организации персонала, определяется качественная потребность в персонале, определяется количественная потребность в персонале (прогноз общей потребности в персонале, оценка движения персонала и др.).

При планировании трудовых ресурсов необходимо оценивать уже имеющиеся трудовые ресурсы, оценивать потребность в кадрах на будущее и разрабатывать проекты удовлетворения потребности в кадрах в будущем.

Можно выделить следующие методы управления персоналом:

  • экономические методы: хозяйственный расчет, материальное стимулирование, минимальный размер оплаты труда. Величина минимального размера тарифной ставки, материальные льготы, гарантии и привилегии;
  • административно-правовые методы, с помощью которых осуществляется организационное воздействие, распорядительное воздействие, дисциплинарное воздействие и дисциплинарная ответственность, административный штраф, уголовная ответственность;
  • социально-психологические методы, направленные на социальное планирование, социальные исследования, психологическое планирование;
  • организационные методы, заключающиеся в проектировании рабочих мест и др.

Статьи по теме

В основе работы любого подразделения компании должно быть заложено желание повысить эффективность. Отдел персонала состоит из специалистов, отвечающих за подбор важнейших для организации ресурсов – человеческих. Следовательно, подразделение должно быть вдвойне заинтересовано в улучшении показателей работы.

Зачем и кому нужен отдел персонала

Обычно, когда руководителям малых предприятий предлагают создать отдел управления персоналом, начальники дают примерно следующие ответы:

  • «Вспоминая советское прошлое, можно сказать, что отдел по работе с персоналом состоит из людей, занимающихся скучной работой. Они ведут исключительно личные дела. Что еще они делают – непонятно»;
  • «Неизвестно, что, помимо бумажной работы, могут делать сотрудники отдела персонала»;
  • «Нет желания работать с бездельниками и популяризировать этот вид деятельности»;
  • «До этого времени нам не был нужен отдел развития персонала, а значит, проживем без него и далее».

В первую очередь, стоит вспомнить, сколько отделов на предприятии во времена советской власти контролировали системы управления специалистами. Это был не только отдел по работе с персоналом. Существовали профсоюзные и партийно-комсомольские организации, выполнявшие важные функции для организации деятельности фирм. Предприятия мотивировали специалистов. В их обязанности входила идеология, корпоративная культура, восстановление трудовой силы и многое другое. Впоследствии исчезли партии, а вместе с ними прекратилась работа первых подразделений. При этом, если подразделения и остались, то их функции и цели полностью поменялись. Кроме того, возникло огромное количество начальников, считающих, что данные функции и цели вредны для производственного процесса. Безусловно, у нас есть возможность избрать собственный, уникальный путь развития. Однако развитые западные организации пользуются теми же технологиями по управлению персоналом, что и руководители советского периода. Способы управления остались прежними, различия коснулись только аранжировки. И разрабатывают эти методы западные ученые, работающие в серьезных исследовательских лабораториях, так же, как и в прошлом, в Советском Союзе.

Специалисты – сложнейший ресурс компании. Что касается других ресурсов, то это финансовые средства, информационные данные, материальные составляющие. Работа с информационными данными сегодня входит в компетенцию минимум двух служб – подразделений, ответственных за информационные технологии, а также делопроизводителей/секретарей. Материальные ресурсы – прерогатива многих отделов. Это и службы по закупкам, и службы по сбыту. В обязанности бухгалтерских и финансовых служб входит распределение и ведение финансовых средств. Что касается человеческого ресурса – получающего, использующего, накапливающего и передающего финансы, информационные данные или нечто другое, за него не отвечает никто. Таким образом, наблюдается отсутствие системы по управлению четвертым, наиболее важным ресурсом компании.

В функции отдела персонала не входит управление людьми, также, как бухгалтерия не осуществляет управление финансами, отдел информационных технологий или канцелярии не контролирует все информационные потоки в компании. В обязанности отдела персонала входит, прежде всего, организация системы взаимодействия с кадрами. Непосредственно управление и работу с кадрами осуществляют начальники всех уровней предприятия. Однако при отсутствии системного подхода все специалисты ведут деятельность, опираясь на собственное мнение. Если отсутствует система в вопросе управления хотя бы одним ресурсом, в компании наступает хаос, эффективность работы всей организации снижается.

10 документов, которые обязательно должны быть в отделе персонала

Кадровую службу могут проверить Роструд, Роскомнадзор, ПФР и другие органы. Чтобы избежать проблем, заранее проверьте, есть ли в кадровой службе 10 документов, о которых рассказала редакция журнала «Генеральный директор».

Основные функции отдела персонала

  1. Планирование персонала. Если Вы заинтересованы в развитии своей компании, стоит поручить одному из специалистов составление плана. На основе плана можно подбирать персонал, осуществлять планирование обучения, оценивать работу. В настоящее время квалифицированные рабочие кадры в дефиците. Подбор сильной команды и переподготовка кадров – не вопрос одного дня. Все нужно делать заблаговременно. Один анекдот гласит, что отличные специалисты валяются на дороге только в день зарплаты. С анекдотом можно не согласиться, ведь сегодня и в такие моменты квалифицированных кадров на улице не встретишь.
  2. Составление описания работ, должностных инструкций и квалификационных требований. Нельзя взять на работу специалиста, не понимая, каким он должен быть, какие обязанности должен выполнять. Также и с работой кадров – проводить оценку и осуществлять контроль крайне трудно, не зная, на что опираться. В компании должно быть лицо, ответственное за организацию работы по разработке соответствующей документации.
  3. Наём персонала: подбор и отбор. По какому принципу подбирать специалистов? Подходит ли проведение конкурса, интервьюирование? Как проводить подобные мероприятия? Как проверять рекомендации? Сотрудники отдела персонала должны отвечать на все эти вопросы. Деятельность, связанная с наймом, крайне сложна. Руководители, не уделяющие ей должного внимания, рискуют работать с неквалифицированными сотрудниками. Во всяком случае, такое встречается часто.
  4. Адаптация. Если специалист прошел отбор и был принят на работу, должен сразу «влиться» и показать свою эффективность. Чтобы этого добиться, компании стоит подумать, как сделать так, чтобы специалист скорее адаптировался к новым условиям, понял, чего от него ждут, как ему нужно работать, с кем следует находиться во взаимодействии.
  5. Развитие и обучение. И глобальная, и российская бизнес-среда меняется молниеносно. Если не уделять развитию персонала должного внимания, можно отстать от жизни и уступить дорогу конкурентам. В данный момент масштабные организации, в том числе и российские, занимаются непрерывным обучением персонала. Быть может, именно в этом и заключается секрет их успеха.
  6. Оценка и аттестация. Руководитель должен быть полностью осведомлен о работе персонала. Чтобы объективно оценивать работу, ясно, что подходить к этому формально недостаточно. Требуется проведение аттестаций и других мероприятий, позволяющих определять, насколько эффективны Ваши сотрудники.
  7. Мотивация. Речь здесь идет о мерах, которые следует применять, чтобы специалисты стремились хорошо работать. Мотивация – это побуждение, а не принуждение. Данным разделом кадрового менеджмента нужно заниматься постоянно.
  8. Строительство карьеры. Если нет кадрового резерва, есть риск однажды лишиться сотрудников и лиц, занимающих руководящие должности. Если не помогать специалистам подниматься вверх по карьерной лестнице, они начнут строить карьеру самостоятельно, без Вашей помощи. О дефиците хороших сотрудников уже было сказано ранее.
  9. Восстановление рабочей силы. Если не следить за рабочей нагрузкой, не проводить предписанные законодательством медосмотры, не предоставлять своевременный отпуск и не организовать отдых для специалистов, можно прийти к понижению производственных процессов вследствие «потери сил» персоналом.
  10. Социализация. Сотрудники хорошо относятся к своей компании и работают на результат, если в коллективе царит доброжелательная и открытая атмосфера, есть высокий уровень культуры, выстроены неформальные отношения.
  11. Увольнение. Все в итоге приходят к увольнению. Организация увольнений должна быть такая, чтобы специалисты уходили из компании с позитивным настроем или, по меньшей мере, их настроение должно быть нейтрально. В противном случае ушедшие сотрудники могут начать выступать в роли экспертов, нанося урон имиджу фирмы. Помимо этого, специалист, проработавший определенный период времени в организации, владеет информацией, которую впоследствии может донести до кого-либо. Это сведения, которые он бы никогда не озвучил, будучи работником предприятия. Сбором этих данных должен кто-то заниматься.
  12. Регистрация, канцелярия. Все действия по вышеперечисленным задачам нужно фиксировать, регистрировать, оформлять. Это входит в обязанности кадрового делопроизводства. А в связи с тем, что часто сведений, подлежащих регистрации, не так уж и много, в организации занимаются лишь ведением личных дел, учетом персонала и приказами по службе кадров.

Выше приведена информация не обо всех задачах и функциях, ответственность за исполнение которых лежит на кадровой службе компании. Вместе с тем, нередко отмечают, что низкая мотивация к работе, снижение управляемости производственными процессами и недостаточная эффективность компании в целом – следствие невыполнения задач, связанных с кадровыми вопросами. Проблема в том, что данные явления достаточно сложно заметить с первого взгляда. Если компания нуждается в деньгах или материальных средствах, это всегда видно. Если проблема в кадрах, можно не распознать, в чем дело. Многие руководители понятия не имеют о подобных особенностях кадрового менеджмента.

Чем отдел персонала отличается от отдела кадров

С работой «кадровика» и руководителя кадрового отдела связано множество стереотипов, главный из которых заключается в том, что сотрудники подразделения «ничего не делают, а знать им ничего особенно не нужно». Именно в связи с этим начальник кадрового блока – это, как правило, не человек с юридическим или экономическим образованием, имеющий опыт работы в сфере управления кадрами, а друг начальника, специалист, ожидающий выхода на пенсию и т.д. При этом образование у руководителя может быть инженерное, военное – словом, какое угодно. Естественно, в такой ситуации кадровое подразделение работает неэффективно, а директор предприятия, после того, как организацию посещает трудовая инспекция и накладывает соответствующие штрафные санкции, делает вывод, что все специалисты по кадрам – мягко говоря, не очень квалифицированные сотрудники.

У Вас на этот счет может быть противоположное мнение, заключающееся в том, что в России ведется развитие направления HR, и ряд директоров считают, что начальник отдела кадров должен быть образован и иметь соответствующую специализацию. Этим, в первую очередь, и отличается отдел управления персоналом от отдела кадров.

Отличие 1. Руководитель кадрового подразделения имеет опыт работы в области управления персонала, отлично знает, как формируются бюджетные средства и умеет управлять финансами.

Отличие 2. Функционал подразделения. Основное направление деятельности кадрового отдела – осуществление кадрового документооборота, принятие на работу, процесс увольнения, а также, нередко, охрана труда. Отдел управления персоналом – это мотиваторы, тренеры, социальщики, психологи, а также «завуалированные экономисты», планирующие бюджет.

Отличие 3. Отношение к персоналу. Кадровый отдел нередко смотрит на сотрудников и клиентов с мыслью «Что Вам здесь нужно?». Наверняка, почти все хоть раз сталкивались с такой позицией. Отдел персонала никогда не относится так к работе и людям, осуществляя деятельность по принципу компании MC Donald`s: «В любой ситуации встречать людей нужно с улыбкой и всегда «свободной кассой!».

Отличие 4. Режим работы. Сотрудники кадрового отдела испаряются после того, как оканчивается рабочий день. Практический опыт показывает, что отдел развития персонала работает иначе. После официального завершения рабочего дня в компании нет только специалистов, занимающихся приемом – увольнением и ведением кадровой документации. Как минимум еще два человека продолжают работать.

Как выглядит структура отдела персонала

В большей степени, именно размер, масштаб и характер компаний, а также особенности выпуска продукции и предоставления услуг определяют структуру отдела персонала. Мелкие и средние организации возлагают ответственность по управлению кадрами на линейных руководителей. Что касается масштабных фирм, осуществление этой же деятельности перекладывается на плечи самостоятельных структурных подразделений. Многие компании заинтересованы в создании структур по управлению кадрами, которые объединяют все части организации, так или иначе относящиеся к работе с персоналом. Всем процессом руководит заместитель руководителя отдела персонала. Что касается состава данных подразделений, он может меняться в зависимости от того, какие размеры имеет компания. Если предприятие мелкое, в обязанности одного подразделения может входить выполнение обязательств нескольких отделов. Если компания крупная, отдельные подразделения выполняют обязанности каждой части.

Структура отдела персонала в большей части компаний выглядит примерно одинаково и состоит из:

  • отдела кадров;
  • отдела, занимающегося оценкой персонала и производящего оплату труда;
  • отдела по развитию и обучению;
  • отдела соцзащиты и иных отделов социнфраструктуры;
  • отдела по охране окружающей среды;
  • отдела по охране труда и технике безопасности;
  • юридического отдела;
  • отдела по организации трудовой деятельности, управлению и производству;
  • отдела научно-технических информационных данных;
  • патентно-лицензионного отдела, бюро изобретательства и рационализации.

Стратегическое управление имеет свои цели. Основываясь на них, можно сказать, что система по управлению персоналом имеет ряд функциональных подсистем, где занимаются решением стратегически важных задач.

  1. Перед подсистемой, обязанность которой планирование и маркетинг персонала, стоят следующие задачи:
  • определять, какую кадровую политику следует вести, и как правильно управлять персоналом;
  • анализировать кадровый потенциал и рынок труда;
  • организовывать кадровое планирование;
  • планировать и прогнозировать потребность в кадрах;
  • организовывать рекламу;
  • поддерживать взаимосвязь с теми источниками извне, которые обеспечивают компанию персоналом.
  1. В обязанности подсистемы найма и учета кадров входят следующие функции:
  • организовывать прием специалистов на работу;
  • организовывать собеседования, оценку, отбор и наем кадров;
  • учитывать прием, перемещения, поощрения, увольнения специалистов;
  • проводить профориентацию персонала;
  • организовывать рациональное использование кадров;
  • управлять занятостью кадров;
  • заниматься делопроизводственным обеспечением системы управления.
  1. Что касается подсистемы трудовых отношений, в ее обязанности входит:
  • анализировать и регулировать групповые и личностные взаимоотношения;
  • анализировать и регулировать отношения руководителей;
  • управлять трудовыми конфликтами и стрессом;
  • проводить социально-психологическую диагностику;
  • соблюдать этические нормы в отношениях;
  • контролировать взаимодействие с профсоюзными организациями.
  1. Специалисты подсистемы условий труда должны:
  • соблюдать требования психофизиологии трудовой деятельности;
  • соблюдать требования в сфере экономики труда;
  • соблюдать требования, связанные с технической эстетикой;
  • осуществлять охрану трудовой деятельности и техники безопасности;
  • охранять окружающую среду;
  • организовывать военизированную охрану отдельных специалистов, занимающих определенные должности, а также всей компании в целом.
  1. Сотрудники подсистемы по развитию персонала обязаны:
  • обучать персонал;
  • переподготавливать сотрудников и повышать их квалификацию;
  • вводить в должность новых специалистов, отвечать за их адаптацию;
  • оценивать претендентов на соответствующие должности;
  • периодически оценивать кадры;
  • организовывать изобретательство и рационализацию;
  • реализовывать деловую карьеру и продвижение по карьерной лестнице;
  • организовывать работу со специалистами из кадрового резерва.
  1. Сотрудники подсистемы, ответственные за мотивацию поведения работников организации, выполняют следующие функции:
  • мотивируют трудовое поведение специалистов;
  • занимаются нормированием и тарификацией рабочего процесса;
  • разрабатывают системы по оплате труда;
  • разрабатывают формы участия сотрудников в доходе и капитале;
  • разрабатывают методы по моральному поощрению сотрудников;
  • организовывают нормативно-методическое обеспечение системы по управлению персоналом.
  1. Специалисты подсистемы соцразвития:
  • организовывают общественное питание;
  • управляют обслуживанием жилищно-бытового характера;
  • развивают культуру и физическое воспитание;
  • обеспечивают отдых и здравоохранение;
  • занимаются поиском детских учреждений и обеспечивают ими сотрудников;
  • управляют конфликтами и стрессом социального характера;
  • организовывают социальное страхование;
  • организовывают продажу продовольственных товаров.
  1. В подсистеме по развитию оргструктур:
  • анализируют сложившуюся оргструктуру управления;
  • проектируют новую оргструктуру управления;
  • разрабатывают штатное расписание;
  • формируют новую оргструктуру управления;
  • разрабатывают и реализуют рекомендации по стилю и методам осуществления руководительской деятельности.
  1. Сотрудники отдела по правовому обеспечению:
  • решают правовые вопросы, связанные с трудовыми отношениями;
  • согласуют распорядительные документы, связанные с управлением кадрами;
  • решают правовые вопросы в работе хозяйственного характера;
  • проводят консультации, освещают юридические вопросы.
  1. В обязанности отдела по информационному обеспечению входит:
  • ведение учета и статистики сотрудников;
  • занятие техническим и информационным обеспечением системы по управлению кадрами;
  • предоставление специалистам научно-техническую информацию;
  • организация патентно-лицензионной деятельности;
  • организация работы подразделений массовой информации в компании.

Стоит отметить, что, как правило, только крупные предприятия располагают всеми вышеперечисленными подсистемами.

Говорит генеральный директор

Алексей Изотов, исполнительный директор ОАО «Стерлитамакский нефтехимический завод», Стерлитамак (Республика Башкортостан)

В нашей работе устанавливается требование – соотношение уровня образования работников (среднего, средне-специального, высшего) должно, как минимум, сохраняться. Как максимум повышаться – с увеличением в пользу более образованного персонала на 20%. Служба персонала в итоге вынуждена трудиться в этом направлении, учитывая четкие критерии по оценке результатов.

Обязательные документы, которые должны храниться в кадровой службе

1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ). Перед подбором сотрудников в организацию необходимо составить и утвердить штатное расписание. На основе штатного расписания может определяться число вакансий на данный момент. Важным является и тот факт, что при увольнении кого-то из сотрудников по сокращению работодатель, ссылаясь на штатное расписание, сможет подтвердить в суде невозможность трудоустроить сотрудника и законность увольнения. Судьей при рассмотрении трудового спора обязательно будет истребовано штатное расписание. У работодателя не будет серьезных перспектив выиграть судебный спор с работником, если штатное расписание не представлено суду либо представлено ненадлежащего вида.

2. Трудовой договор. Для формирования пакета кадровых документов определяющая роль отводится трудовому договору с работником. Он заключается в письменной форме, с подписью работодателя и работника. Необходима фиксация в трудовом договоре условий труда и оплаты, установленные по действующим нормативным правовым актам по соглашению между работодателем и работником.

3. Правила трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка необходимы для любой организации. Они являются локальным нормативным актом организации, который регламентирует порядок по приему сотрудников и увольнению, перечень обязанностей, прав, а также ответственность сторон, рабочий режим, время отдыха, меры для поощрения и взыскания сотрудников, прочие вопросы по регулированию трудовых отношений.

4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Приказ представляет собой основание для предоставления рабочего места для сотрудника, с закреплением необходимого имущества работодателя за ним, с ознакомлением сотрудника с деловой перепиской, внутренними документами и др. Подготавливается проект приказа одновременно вместе с трудовым договором.

5. Трудовые книжки. Трудовая книжка представляет собой основной документ о трудовой деятельности в трудовом стаже сотрудника. Работник должен предъявить трудовую книжку при трудоустройстве. Исключениями являются лишь случаи при первом трудоустройстве сотрудника либо при трудовом договоре, который не подлежит заключению на условия штатного совместительства. На работодателя возлагается обязательство по ведению трудовых книжек на каждого сотрудника, который в компании проработал более пяти дней. Храниться трудовые книжки должны в металлическом шкафу или сейфе, доступ к которому есть только у ответственного работника, который определяется приказом.

6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них. Работник при получении трудовой книжки в связи с увольнением расписывается в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Необходима прошнурованная, пронумерованная книга учета, скрепленная печатью и подписью.

7. Договор о полной материальной ответственности. Договоры о полной материальной ответственности должны обязательно заключаться с сотрудниками, достигшими возраста 18 лет, в случае передачи сотруднику ценностей для обработки, хранения, продажи (отпуска), перевозки либо применения в процессе производства.

8. График отпусков. Работодателю требуется составление графика отпусков по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. Согласно графику отпусков, будет определяться очередность, в которой сотрудники получают оплачиваемые отпуска. График составляется с соблюдением законодательных требований, по которым у отдельных работников есть право отпуска в удобное для себя либо в определенное время. Для лиц, работающих по совместительству, предусмотрено одновременное предоставление отпуска с отпуском по основной работе.

9. Положение об оплате труда. Внедрение эффективной системы оплаты и нормирования труда на предприятии с учетом его специфики позволяет добиться рационального использования существующих кадровых ресурсов, с использованием оптимальных решений в определенной производственной ситуации. Основной внутренний документ, которым регулируется используемая система оплаты работников на предприятии, считается Положение об оплате труда.

10. Положение о премировании. Утверждается положение о премировании приказом работодателя. Премирование – предоставление денежных средств сверх основного заработка, чтобы поощрять достигнутые сотрудниками успехи в работе, стимулируя их дальнейшее совершенствование и улучшение результатов. Выплачиваются премии для круга лиц, который определяется по заранее заданным условиям премирования. В положении о премировании круга лиц, для которых предоставляется поощрение, указываются условия и показатели премирования, размеры премий (по каждой должности, профессии либо их предельные размеры).

11. Табели учета рабочего времени. В табелях учета рабочего времени фиксируется рабочее время каждого сотрудника за месяц при работе с гибким графиком работы, чтобы обеспечить суммированный учет рабочего времени. Обычно в табеле учета рабочего времени указывается табельный номер каждого сотрудника, с указанием его имени, отчества и фамилии, данных о рабочем времени за каждое число месяца. Ведется документ табельщиком либо лицом, ответственным за табель, которое назначается на основании приказа руководителя. Используется для кадрового контроля с целью оплаты труда в бухгалтерии организации.

12. Положение о защите персональных данных работников содержит данные о задачах и целях предприятия в сфере защиты персональных данных, с раскрытием их состава и понятия, также приводится перечень структурных подразделений и носители информации, на которых соответствующие данные хранятся и накапливаются. В документе необходимо указание способа сбора персональных данных, кому в компании предоставляется к ним доступ, как происходит использование и обработка этих данных, как обеспечивается защита от несанкционированного доступа внутри предприятия и по отношению к представителям других предприятий. Утверждается Положение о защите персональных данных сотрудника приказом руководителя.

Поэтапная организация работы отдела персонала с нуля

На каком этапе работы предприятие осознает, что необходимо создать отдел персонала? Обычно на ранних стадиях становления компании, в период, когда общее количество сотрудников составляет меньше 50 человек, функции отдела персонала осуществляет офис-менеджер или бухгалтер. Речь идет о том периоде развития, когда отдел персонала занимается исключительно делопроизводством и кадровым учетом. Следовательно, процесс управления персоналом как таковой не ведется. Однако фирма развивается и растет, и наступает день, когда руководитель понимает: отдельная функциональная единица – отдел персонала необходима.

Внесем небольшую поправку. Стоит отметить, что создание отдела «с нуля» — сложный процесс. Ни один HR-специалист не организовывал и не организует службу на пустом месте. Создавать отдел персонала должен собственник фирмы (речь может также идти о топ-менеджере, директоре, владельце), когда осознает, что предприятие нуждается в специалисте, способном выполнять хотя бы одну из многочисленных функций, относящихся к управлению персоналом. Как правило, эта функция заключается в приеме сотрудников на работу.

  1. Организовывает и систематизирует кадровый документооборот.
  2. Разрабатывает должностные инструкции, положения и регламенты, определяющие ряд требований к выполняемой работе и квалификационному уровню сотрудников.
  3. Организовывает систему принятия специалистов на работу. Данная система должна состоять из описания требований к сотрудникам, желающим занять вакансии, механизма поиска специалистов, сведений о первичном подборе и отборе персонала.

Отметим, что все вышеперечисленное – основа для становления отдела. Введение остальных функций носит последовательный характер. Организация растет, проблемы, связанные с ее развитием, становятся серьезнее, ощущается острая потребность в отделе персонала. Сотрудники HR должны четко понимать, как нужно действовать на каждом этапе развития предприятия.

На втором этапе становления отдела персонала возникает необходимость оформлять и выделять отдельные функциональные направления в деятельности специалиста по персоналу. Четкой связи с количеством специалистов в компании нет. Более важное значение играет необходимость повышать эффективность их трудовой деятельности.

По завершении окончательного формирования организационной структуры можно задуматься о планировании сотрудников. Простой набор специалистов, когда это необходимо, становится неэффективным.

Когда реализуется планирование, руководитель отдела персонала должен:

1. Рассчитывать оптимальное количество персонала, опираясь на реальные потребности каждого отдела фирмы.

2. Вырабатывать штатное расписание.

3. Рассчитывать текучесть кадров.

4. Планировать наем специалистов.

Рекрутинг в настоящее время носит массовый характер. Специалисты, начинающие работать, нередко сложно адаптируются в новых условиях. Начальник отдела персонала должен разработать такую адаптационную систему, которая дала бы возможность новому сотруднику в короткие сроки стать рентабельным и выйти на уровень, позволяющий организации получать доход.

С введением нового подразделения возникает необходимость проверять качество профессиональной подготовки сотрудников. Руководитель любого предприятия хочет, чтобы специалисты работали эффективно. Здесь можно сказать о функции по оценке кадров. При реализации данной функции следует решить следующие задачи:

1. Изучить особенности работы специалистов и сведения о рабочих местах.

2. Описать и внедрить стандарты качества деятельности, а также разработать модели компетенции по ряду ключевых категорий специалистов.

3. Разработать оценочные процедуры и внедрить их в регулярный менеджмент (самое малое, что может сделать организация – проводить регулярную аттестацию руководства и работников).

После того как система по оценке кадров будет внедрена, возникнет вопрос, связанный с применением результатов работы. Понятно, что в оценочных результатах будут различия, и это даст стимул наиболее успешным сотрудникам работать еще лучше и профессионально расти. Возможно появление функции по разработке системы денежного вознаграждения.

Возникает вопрос: как поступать с недостаточно компетентными специалистами? Прибегать к увольнению? Безусловно, этого не следует делать. Здесь стоит задуматься об обучении и развитии кадров. Реализуя данную задачу, руководитель отдела персонала должен:

1. Оценить потребность в обучении, определить у работников ряд слабых навыков, знаний и умений, которые необходимо развивать.

2. Организовывать обучение силами компании, а также осуществлять данный процесс с помощью сторонних профессионалов. Главное, чтобы задачи и потребности предприятия могли быть решены и удовлетворены с помощью обучения.

3. Оценивать результаты обучения.

Основываясь на результатах, а также аттестационных данных, можно решить, стоит ли высвобождать сотрудников. И здесь вновь встает необходимость проводить планирование кадров.

Рано или поздно в компании наступает момент, когда HR-отдел не способен самостоятельно справиться со множеством возложенных обязанностей самостоятельно. В этот момент выделение спецподразделения – отдела персонала очень разумно. Во главе службы обычно стоит руководитель отдела персонала. Вводить отдельные единицы целесообразно, если в компании присутствует четкая организационная структура, численность персонала высока, а предприятие развивается достаточно интенсивно.

Руководитель отдела персонала. Какие требования предъявлять

Есть формальные и неформальные требования к такому специалисту. Формальные: соответствующее образование, опыт работы и рекомендации с предыдущего места работы.

Образование. Среди HR-директоров чаще всего встречаются юристы, психологи и филологи. Они, как правило, имеют профессиональную подготовку — годовые курсы по специальности HR-менеджер (не менее 1000 ч).

Опыт. Для топовой позиции одного образования недостаточно. Требуется опыт работы на аналогичной позиции от 3, а лучше 5 лет. Необязательно все это время кандидат должен был занимать пост HR-директора, допустим постепенный рост до этой позиции, что еще ценнее.

Рекомендации. Их необходимо проверить. Причем не формально взглянуть на представленные бумаги, а поручить службе безопасности собрать информацию о причинах ухода кандидата из предыдущей компании, о том, как он там работал. Сделать это не так уж сложно. На рынке труда квалифицированных HR-директоров немного, и когда они переходят из компании в компанию, в HR-среде это событие заметно. Коллегам все понятно, кто, как и почему ушел и был ли на прежнем месте работы конфликт.

Неформальные требования вытекают из специфики позиции директора по управлению персоналом. HR-директор должен быть буфером между Генеральным Директором и персоналом компании. Его задача — оградить директора от рядовых, текущих проблем и конфликтов и по мере возможности решать их на своем уровне. И только в случае недостаточности полномочий доводить проблемы до высшего руководителя. Отсюда требования стрессоустойчивости и гибкости к кандидату на такую позицию. Он также должен уметь слушать и слышать людей, разбираться, какова в конкретной ситуации причина тех или иных поступков.

Директору по управлению персоналом предстоит проводить политику Генерального Директора в жизнь. Поэтому он должен уметь отстаивать свою позицию на стадии обсуждения проекта. Но, как только решение принято, «брать под козырек» и независимо от того, согласен он с решением или нет, проводить избранную Генеральным Директором линию в жизнь. И делать это так, чтобы не пострадало реноме руководителя. Поэтому будущий директор по управлению персоналом должен быть сверхлоялен по отношению к компании, в которой он собирается работать, уметь контролировать свои эмоции.

Очень важно верно оценить кандидата на собеседовании. Внимательно отнеситесь к тому, как он отзывается о предыдущей компании, ее руководстве и бывших коллегах. Попросите рассказать о сложных ситуациях из его опыта и о том, как он их решал. Предложите спланировать действия в разных обстоятельствах и приведите заведомо конфликтные. Кроме того, в общих чертах опишите кандидату исходную ситуацию и Ваши ожидания относительно результатов работы, попросите сформировать примерную программу действий по решению стоящих проблем. Как кандидат станет решать ту или иную проблему в компании? Если Ваши видения совпадают, то это тот HR-директор, который нужен.

Рассказывает практик

Александр Потапов, Дмитрий Сомов, Владельцы консалтинговой компании «Актив прибыли», Москва

Во-первых, компания должна придерживаться амбициозной цели. Сильный специалист не планирует довольствоваться обычным статусом – ему гораздо интереснее работать в амбициозной организации.

Во-вторых, Вы должны быть амбициозным менеджером. Вам стоит учиться быть интересным и разносторонним собеседником, имея соответствующую харизму. Также важно стараться выглядеть максимально дорого. Во многом это становится серьезным фактором успешного привлечения сильных кадров, завоевывая их внимание и интерес.

В-третьих, будьте готовыми к обеспечению высокого дохода для высококвалифицированного персонала. Компенсировать невысокую зарплату может лишь известный бренд – и то не полностью.

В-четвертых, сотруднику важно видеть карьерные перспективы. Гендиректору может быть интересна перспектива стать партнером, когда достигнет определенных целей. Руководитель направления заинтересован в выделении своего подразделения в отдельную компанию.

Елена Трофимова, директор по персоналу компании «Росcита», Новосибирск

Для оценки кандидата, на что ориентирован претендент, подойдут вопросы «Чем Вы гордитесь, каких результатов в работе удалось достичь?». «Расскажите, что делали в течение рабочего дня на прежнем месте работы?». Нужно всегда учитывать, как формулируется ответ собеседника (говорит «сделал» либо «делал»).

Также важно получение рекомендаций о работнике, чтобы понимать результаты деятельности. В частности, «сформировал службу персонала», «разработал и интегрировал систему аттестации» и др.

Другой важный, часто решающий фактор, заключается в соответствии претендента ценностям организации, их полностью разделяя. Ведь нелояльный специалист может предполагать опасность для организации, приводя к нарушению её ценности.

Показатели эффективности отдела персонала

Определить, насколько качественно работает отдел управления персоналом можно, пользуясь критериями для оценки. Эти критерии в себе содержат объективные показатели развития компании. Среди них:

  • экономическая эффективность;
  • количественная, качественная и структурная укомплектованность персонала;
  • удовлетворенность сотрудников трудовой деятельностью в компании;
  • данные об эффективности: здесь можно сказать о производительности, текучести кадров.

Чтобы правильно оценить управление, нужно верно выбрать критерии для оценки эффективности.

Существуют обобщающие показатели, находящиеся в единой группе. Здесь речь идет об объемах продаж и темпе их увеличения, объеме продаж на 1 руб. трат, валовой и чистой прибыли, чистой прибыли на 1 руб. объемов продаж, затратах на 1 руб. товарных единиц.

Есть и показатели, позволяющие оценивать эффективность применения живого труда. Речь идет о темпах роста производительности трудовой деятельности, экономии живого труда, зарплате на 1 руб. проданных товаров и 1 руб. чистого продукта.

Остановимся на методе оценок экспертов.

Отдел управления персоналом решает определенные задачи. Отдел персонала особым образом связан с управленческой системой компании. На основе показателей можно применять определенные экспертные оценки, учитывая индивидуальную управленческую систему в данной компании. Во внимание принимаются определенные ограничения, вследствие которых в управленческом анализе компании накладываются сегодняшние условия осуществления управления. Речь идет о следующих факторах:

  1. Различиях в интересах владельцев и специалистов, которые управляют предприятием по найму.
  2. Влиянии на результаты в анализе факторов географического, политического, возрастного характера, практически не поддающихся количественным оценкам.
  3. Негативных тенденциях в мире (криминализации, коррупции).

Ниже приведена система данных, позволяющих оценивать эффективность работы отдела управления персоналом в компании.

Оценка сотрудников компании

Показатели для оценки профессионального уровня специалистов

Пособие кадровику в текущей работе: что нужно знать, чем заниматься и как развиваться

Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.

Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

1. Задачи специалиста КС

Данные рекомендации ориентированы на кадровика с многими задачами. Если в его функции входит только оформление, то ряд вопросов отпадает.

  • Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
  • Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
  • Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
  • Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
  • Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
  • Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
  • Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
  • Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.

2. Введение в работу кадровика

С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы — на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

  • выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
  • ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
  • оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
  • иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.

При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.

Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.

Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).

При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.

3. Освоение обязанностей кадровика

Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

  • Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один — для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
  • Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».
  • выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
  • собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
  • консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию

Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.

  • Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
  • Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл. 2. Профессионализация кадровика

Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.

Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего — только конкретные действия при отсутствии общего видения.

На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.

Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.

Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.

Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров — интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.

В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

от 5 января 2004 г. N 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Номенклатура дел ОК.

Директор предприятия/Зам. по кадрам

« » _________ 201_ г.

  • Папка корпоративных приказов.
  • Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
  • Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
  • Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
  • Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
  • Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
  • Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
  • Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
  • Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
  • Папка с планами корпоративной и кадровой работы.
  • Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
  • Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
  • Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
  • Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.

Петрова (все что есть) / Петрова (все что есть) / Петрова 2 / петроваэ / отдел кадров

1. Общие положения 1.1. Отдел кадров является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «ННН». 1.2. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом Общества, приказами и распоряжениями Генерального директора компании. 1.3. Отдел кадров подчиняется Генеральному директору. 1.4. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем предприятия с учетом задач, стоящих перед предприятием, его специфики и численности работников. 1.5. Возглавляет кадровую службу руководитель (или уполномоченное на это лицо), который назначается на должность и освобождается от должности руководителем предприятия. 1.6. Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет начальник в соответствии с должностными инструкциями и данным положением. 1.7. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Основные задачи отдела кадров

Основными задачами кадровой службы являются:

2.1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

2.2. Обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации.

2.3. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

2.4. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

2.5. Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

3. Функции отдела кадров

В соответствии с основными задачами кадровая служба выполняет следующие основные функции:

3.1. Участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу.

3.2. Прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения.

3.3. Содействует успешной адаптации новых работников в коллективе.

3.4. Анализирует имеющийся кадровый состав, планирует профессионально-должностное продвижение работников.

3.5. Организует изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.

3.6. Формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения.

3.7. Осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих.

3.8. Участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.

3.9. Принимает меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов.

3.10. Содействует проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива.

3.11. Разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформлением приема на работу, приобретения бланков трудовых книжек и т.д.

3.12. Организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами.

Понятие, цели и задачи отдела кадров

Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации.

Управление персоналом представляет собой деятельность людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).

Управление персоналом предприятия (организации) осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что задачами отдела кадров являются:

1) организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;

2) создание эффективной системы штатных сотрудников;

3) разработка карьерных планов сотрудников;

4) разработка кадровых технологий и др.

3.13. Визирует проекты документов, касающиеся персонала.

3.14. Организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров.

3.15. Осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность.

3.16. Готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам.

3.17. Представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты.

3.18. Представляет все виды статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия.

Кадровая служба имеет право:

4.1. Осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства.

4.2. Контролировать использование работников в соответствии с их профессией, специальностью, квалификацией.

4.3. Требовать исполнения подразделениями предприятия указаний службы в пределах функций, предусмотренных данным положением.

4.4. Указывать на неправомерность и требовать отмены решений, распоряжений руководителей подразделений предприятия, противоречащих трудовому законодательству, а также документам, входящим в компетенцию кадровой службы.

4.5. Участвовать в разработке организационной и штатно-должностной структуры предприятия.

4.6. Представлять руководителю предприятия предложения о назначении на вакантные должности и освобождении от занимаемых должностей, а также о поощрении и наложении взысканий на работников.

4.7. Участвовать в работе высшего коллегиального органа предприятия.

4.8. Требовать от подразделений предприятия материалы, необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных данным положением на кадровую службу задач и функций несет руководитель кадровой службы (или уполномоченное на это лицо).

5.2. Степень ответственности других работников кадровой службы устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

Статья написана по материалам сайтов: www.gd.ru, hr-portal.ru, studfiles.net.

»

Это интересно:  Положение об учреждении дошкольного образования
Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector