8 (800) 700-95-46  Бесплатная консультация с юристом

Унифицированные формы кадровых документов в 2020 году

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

  • График отпусков (форма № Т-7 );
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 );
  • Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а );
  • Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13 ) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

  • Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11 );
  • Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а );
  • Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 );
  • Расчетная ведомость (форма Т-51 );
  • Лицевой счет (форма Т-54 );
  • Платежная ведомость (форма Т-53 );
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а );
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60 ).

При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а ). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73 ).

Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

  • Министерством финансов;
  • Министерством экономического развития и торговли;
  • Министерством труда и социального развития.

Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Статьи по теме

Расскажем, какие изменения в кадровом делопроизводстве вступили в силу с 2019 года. Скачайте образцы новых документов, которые вам потребуются.

Скачайте полезные документы:

1. Электронный кадровый документооборот: изменения в 2019 году

На официальном сайте, где публикуют проекты новых законодательных инициатив, 13 февраля 2019 года размещен законопроект Минтруда России. Он касается внедрения электронного кадрового документооборота.

Минтруд РФ с 2018 года начал экспериментировать с переводом трудовых документов и сведений о работниках в электронную форму. При обязательном наличии бумажных версий электронный кадровый документооборот затронул такие процессы, как:

  • оформление графика отпусков, формирование уведомлений о начале отпуска;
  • ознакомление работника при приеме на работу с локальными нормативными актами, касающимися его трудовой деятельности;
  • оформление командировок.
Это интересно:  Какие документы надо для оформления материнского капитала

Новое в кадровом делопроизводстве 2019 касается подготовки к расширению эксперимента по переводу кадровых документов, в том числе, трудовых книжек, в электронный вид. Планируется отработать механизм ведения кадрового документооборота, исключающий использование документов на бумажных носителях.

Если законопроект получит статус закона, в эксперименте, который начнется с 2020 года и будет продолжаться три года, на добровольной основе примут участие крупнейшие российские компании.

В задачу участников эксперимента также войдет подготовка рекомендаций по внесению корректировок в трудовое законодательство и государственные стандарты, регламентирующие кадровый документооборот.

Предприятия, которые будут отобраны для участия в эксперименте, смогут самостоятельно определить, какие именно кадровые документы будут переводить в электронные форматы и какой вид электронной подписи будут использовать при оформлении цифровых документов.

Законопроект предусматривает, что усиленную квалифицированную электронную подпись в обязательном порядке будут использовать при оформлении наиболее важных кадровых документов.

К их числу отнесены:

  • трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
  • договоры о материальной ответственности;
  • ученические договоры.

Для ведения кадрового документооборота в электронном виде и формирования цифровых документов, защищенных электронной подписью, будут использовать отечественное программное обеспечение. Весь обмен информацией и документами с различными контрольно-надзорными органами будет осуществляться в цифровых форматах.

Ожидается, что в ходе эксперимента будет решен вопрос о выборе отечественных разработчиков технических средств и ПО, позволяющих обеспечить надежное хранение информации в электронном виде. Программные продукты должны гарантировать аутентичность данных, их целостность и достоверность в течение установленных сроков хранения. Эксперт журнала «Справочник секретаря» расскажет, как с помощью инструкции по делопроизводству внедрить новый ГОСТ за пять шагов, вам расскажут

2. Диспансеризация: изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 году

На основании изменений, внесенных в ТК РФ законом от 03.10.2018 № 353-ФЗ, работающие россияне с 1 января 2019 года смогут раз в три года получать оплачиваемый день для прохождения диспансеризации. Работникам предпенсионного возраста работодатель обязан ежегодно предоставлять для этих целей два дня. Закон гарантирует сохранение рабочего места и среднего заработка за сотрудником, проходящим медицинское диспансеризационное обследование.

Статьей 185.1 ТК РФ, регламентирующей прохождение работниками диспансеризации, порядок предоставления четко не прописан. В законе сказано, что оплачиваемые дни предоставляются работнику на основании его заявления.

Заявление сотрудника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации

Роструд рекомендует учесть изменения в кадровом делопроизводстве в 2019 и предоставлять работнику возможность проверить состояние своего здоровья на основании приказа. Это поможет избежать трудовых споров с работниками и замечаний при проверках контрольно-надзорных органов.

Образец приказа об освобождении работника от работы для прохождения диспансеризации

О том, как правильно вести кадровое делопроизводство, каких ошибки ваших коллег учесть, расскажет Валентина Андреева, эксперт «Системы кадры», профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения РГУП

3. Новое в кадровом делопроизводстве в 2019 году: сведения об уклонистах нужно направлять в военкомат

Федеральный закон от 06.02.2019 № 8-ФЗ, вступившим в силу с 17 февраля 2019 года, обязывает работодателей подавать в военкоматы информацию о сотрудниках призывного возраста, уклоняющихся от постановки на воинский учет. Корректировки об это внесли в Закон о воинской обязанности и военной службе от 28.03.1998 № 53-ФЗ.

Согласно изменениям в кадровом делопроизводстве в 2019 году, сотрудники, на которых приказом руководителя возложены обязанности по военно-учетной работе обязаны:

  • в течение двух недель оповещать военкоматы о всех случаях выявления работников призывного возраста, не служивших в армии и не числящихся на воинском учете, но обязанных состоять на нем;
  • оформлять направления для постановки на учет в военкомат и вручать их работникам, уклоняющимся от воинской обязанности.

До вступления в силу этих изменений сведения об уклонистах требовалось предоставлять только на основании запросов из военных комиссариатов. Для оформления направления для постановки на воинский учет нужно использовать форму, утвержденную приказом Минобороны России, МВД России и ФМС России от 10 сентября 2007 г. № 366/789/197. Работодатель при этом может оставить незаполненными поля, которые содержат сведения:

  • о коде подразделения;
  • адресе, по которому гражданин регистрируется по месту жительства или встает на учет по месту пребывания,
  • наименовании территориального органа ФМС России.

Направление работника в военкомат

4. Новый отчет в службу занятости о работниках предпенсионного возраста

С января 2019 года Роструд ввел новую ежеквартальную форму отчетности. Работодателей обязали сдавать в территориальные Центры занятости сведения о сотрудниках предпенсионного возраста. Срок сдачи нового отчета — 15 число месяца, следующего за завершающим отчетный период. Первый отчет работодатели должны были направить 15 января, следующий срок сдачи этого отчета — 15 апреля.

Это интересно:  Транспортно экспедиционные услуги документальное оформление

В письме Роструда от 25.07.2018 № 858-ПР приведена форма, по которой следует заполнять новый отчет. К сотрудникам, сведения о которых необходимо представить, относятся:

  • мужчины 1959 года рождения;
  • женщины 1964 года рождения.

Образец заполнения отчета о сотрудниках предпенсионного возраста

Территориальные Центры занятости разослали работодателям оповещения с требованием о сдаче отчета, но такие оповещения получили не все организации. Поэтому если в вашей компании в отчетном квартале работали сотрудники предпенсионного возраста, заполните и сдайте отчетную форму, не дожидаясь напоминаний. Эксперты «Системы кадры» подробно расскажут, как заполнить и сдать в службу занятости отчет о численности сотрудников предпенсионного возраста

5. Новое в делопроизводстве в 2019 году: что учесть при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков теперь нужно учитывать пожелания сотрудников — родителей троих и более детей в возрасте до 12 лет. Этой категории работающих россиян с 2019 года очередной трудовой отпуск предоставляется в удобное для них время (статья 257.1ТК РФ).

Но, как следует из разъяснений Роструда, отпуск в период, выбранный работником, может быть предоставлен только целиком. Если сотрудник хочет использовать его частями, по своему желанию он сможет выбрать удобное время только для какой-то одной части отпуска.

Учитывать пожелания многодетного работника нужно до того момента, пока одному из младших троих детей не исполнилось 13 лет. То есть, если ребенку 12 лет исполняется в этом году, за родителем сохраняется право первоочередного выбора времени отпуска. Когда ребенку исполняется 12 лет — в начале или конце года, значения не имеет.

Пример заполнения графика отпусков

Будьте в курсе всех изменений в кадровом делопроизводстве в 2019 году, чтобы правильно и вовремя оформлять все необходимые документы.

Спецподборка: изменения в кадровых документах 2019 года

Статьи по теме

Разберем изменения в основных документах кадрового делопроизводства и управления персоналом. Образцы, шаблоны, приказы, заявления и справки 2019 года в нашей спецподборке.

Увольнение и прием на работу

Приказ об увольнении по собственному желанию: образец-2019

Расскажем, как правильно составить и заверить приказ об увольнении по собственному желанию: образец-2019, а также примеры заявления на увольнение и готовой записи в трудовой книжке вы найдете в статье.

Документы при увольнении от работодателя в 2019 году

Узнайте о том, какие документы при увольнении от работодателя в 2019 году должен получить работник.

Разрешение на работу для иностранных граждан в 2019 году

Разрешение на работу для иностранцев — документ, за отсутствие которого установлена административная ответственность. Как избежать крупных штрафов при работе с иностранцами, читайте в статье.

Трудовой договор ИП с продавцом: образец-2019

Как индивидуальному предпринимателю заключить трудовой договор с продавцом (образец-2019), какие сведения и условия внести в документ, чтобы при проверке избежать претензий со стороны трудовой инспекции.

Отпуск и командировки

Приказ на отпуск без сохранения заработной платы: образец-2019

Как составить приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы и не допустить ошибок. Читайте об этом в нашей статье.

Образец приказа на командировку в 2019 году

Рассмотрим, как заполнить образец приказа на командировку в 2019 году, какой бланк приказа о направлении работника в командировку можно применять в организации.

Заявление на отпуск. Когда его написать?

Лето «горячая» пора для сотрудников отдела кадров. Этот период характеризуется наибольшей активностью работников в оформлении ежегодных отпусков. Данная статья поможет разобраться, как следует оформить отпуск и когда необходимо написать заявление о его предоставлении.

Другие документы

Приказ о назначении ответственного за охрану труда: образец-2019

Если функции по охране труда в организации выполняет отдельный сотрудник, необходимо правильно составить приказ о его назначении. Нарушение этого требования может повлечь за собой ответственность для работодателя.

Положение об оплате труда работников: образец-2019

Как минимизировать риск претензий со стороны ГИТ и унифицировать расчеты с персоналом? Разработайте положение об оплате труда работников: образец-2019, таблица рекомендованных разделов и правила оформления документа — в статье.

Это интересно:  Какие документы являются удостоверяющими личность

Основные изменения в трудовом и миграционном законодательстве с 2018 года

(в ред. на июль 2018)

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

кадровое дело

Читайте в №5, 2019

Популярные материалы:

© 2011–2019 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

Унифицированные формы кадровых документов в 2019 году

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

    Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С.

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках трудового договора.

  • Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
  • Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

    Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье.

    Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

  • Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
  • Затем необходимы основные документы.

    Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

    1. бланки по приказам;
    2. договоры о материальной ответственности;
    3. журнал регистрации;
    4. книги по учету;
    5. табель по рабочему времени.
    6. После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести трудовые книжки.

    Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

    Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

    Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

    Для этой процедуры потребуется:

    1. приказы о зачислении на работу;
    2. оформление трудовых договоров;
    3. наличие трудовых книжек;
    4. карточки для сотрудников;
    5. книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

    Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

    Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти здесь.

    краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

    (если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство — восстановление кадрового учёта

    Статья написана по материалам сайтов: www.sekretariat.ru, www.kdelo.ru, vannacity.ru.

    »

  • Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector