+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Как заверить копии документов по новым правилам

Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.

Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2018 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.

Содержание

Место хранения подлинника

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Образец заверения трудовой книжки по-новому

Исходя из действующих на правил так должена выглядет запись для заверенной копии трудовой книжки:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2019 год».

Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2018»

Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет.

Подсказать, как правильно заверить трудовую книжку с 01.07.2018, может образец, который доступен для скачивания на нашем сайте:

Заверение трудовой книжки с 2019 года: образец заверенной копии

Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.

Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

Содержание статьи:

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ.

При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.

  • Ждете получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Пример (образец) заявления на выдачу копии трудовой книжки

В результате работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек. Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

Когда вы сделаете ксерокопии всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы.
Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу. Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия.

Срок действия копии книжки

  • Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
  • Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.

В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Делаем копию правильно!

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства.

Правила заверения копии документов в 2019 году

Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Например, как здесь:

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

  1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
  2. Печати были проставлены на каждой странице.
  3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.
Это интересно:  Перечень документов для росреестра при одностороннем отказе

Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки:

А вот пример правильного заверения только первого листа трудовой:

Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

  1. Например, в Санкт-Петербурге оформление выписки обойдется вам в 100-300 рублей за страницу.
  2. В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Последние новости

Самозанятые граждане, что выбираете — налоги или штрафы

На днях в Госдуме будет рассматриваться предложение, согласно которому, самозанятых граждан в России будут штрафовать на всю сумму дохода.

Правила заверения копии документов в 2019 году последние новости

С 4 января 2019 года заверяйте документы по-новому.

Чем отличаются новые правила от того, как сейчас принято оформлять бумажные копии, расскажем в нашем обзоре. Кроме того, налоговики утвердили формы документов, которые компании будут получать от инспекции.

Как с 4 января оформлять копии на бумаге по-новому

Сейчас есть только рекомендации о том, как формировать сшивы документов. Разъяснения можно найти в Письме Минфина (ФНС направляла его подчиненным, чтобы те использовали его в работе).

На практике эти рекомендации применяют, когда заверяют как копии многостраничных документов, так и сшивы различных документов.

Существенных отличий от сложившейся практики в новых правилах (Приложение № 18 к Приказу) немного:

  • сшивы многостраничных документов (по-новому сшив называется «том» или «часть») могут быть по объему больше 150 листов. Их надо будет оформлять одним томом или частью. Сейчас в рекомендациях такого уточнения для многостраничных документов нет;
  • прошивку документов не надо будет заверять печатью, даже если она есть. Достаточно поставить подпись, которая частично захватывает бумажную наклейку.

Сейчас печать ставят, если она есть.

Остальные изменения технические.

Обратите внимание: до появления упомянутых рекомендаций Минфин выпускал письмо, из которого следовало, что заверять нужно копию каждого документа, а не подшивку. Поэтому, если вам нужно представить документы в инспекцию до 4 января, уточните, не возражают ли налоговики против заверки подшивки целиком.

С 4 января налоговики будут присылать вам обновленные формы документов

Также приказом утвердили множество форм требований, решений, постановлений и других документов, которые применяют налоговики.

Правила заверения копии документов в 2019 году какого числа

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников. Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т.

Оформление копии трудовой для УФМС

Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.

Если же копия перестала иметь законную силу, то копировать и заверять все страницы трудовой книжки вновь необязательно.

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя.
Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии.

Заверение копии документов в 2019 году

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2019 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2019 году надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения.

В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2019 года

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.). Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2017 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год.

Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2018 года.

Ожидается, что изменений будет не так много, но одно существенное все же появится. Придется указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.

Для чего необходимо заверение копии

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки.

При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий.

Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений, например бухгалтерии, или наоборот.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки. При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес. Выглядеть такая запись может, например, так:

Верно. Подлинник документа хранится в ООО “Весна” по адресу: город Санкт-Петербург, Невский проспект., дом 7, оф. 77 в деле № 333 за 2017 год. Инспектор по кадрам подпись Сергеева /Сергеева Н.И./ 12.05.2018

Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой. Кроме того, если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.

Хотя официально новый ГОСТ вступает в силу через месяц с небольшим, многие кадровики уже начали использовать новые правила в работе. А Роструд даже уже выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Руководители компаний несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Поэтому именно им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ , за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа.

Его размер составляет от 300 до 500 рублей на должностных лиц.

Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий

Какие документы оформлять по новым правилам

Заверение копий документов по новым правилам

Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

В остальном порядок заверения копии не изменился.

Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

Скорректирован состав реквизитов документа

Кроме этого, состав документа дополнен следующими реквизитами:

  • наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
  • гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);
  • отметка об электронной подписи.

Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.

Общие требования к созданию документов

Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ.

  • Штамп предприятия ставится таким образом, чтобы печать касалась чистого листа бумаги и копии документа.

Грамотно заверенная копия имеет неограниченный срок действия, до момента, пока в оригинал документа не будут внесены какие-либо изменения. В подобных обстоятельствах копия автоматически теряет юридическую силу.

Однако, как показывает практика, копия трудовой книжки считается актуальной на протяжении одного месяца с момента ее выписки. То есть, даже если прошло больше этого времени, а в подлинный документ не вносились изменения, представитель организации, которой требуется копия, может запросить более «свежий» документ.

Типичные ошибки при заверении копии трудовой книжки

Наиболее распространенными ошибками в процессе заверения копии трудовой книжки являются такие:

    штамп «Копия» проставляется только на последнем листе, где размещается бланк с количеством страниц и печать компании.

Рассмотрим подробнее, что будет, если предложение будет внесено в законопроект о самозанятых — и его утвердят.Индивидуальный пенсионный капитал появится в России – как за свой счет россияне будут формировать будущую пенсию?

В России готовится законопроект федерального уровня, направленный на разработку индивидуального пенсионного капитала, а также системы негосударственного пенсионного обеспечения. Пока проводятся публичные обсуждения и учитываются мнения россиян по данному вопросу. Рассмотрим подробнее, каково содержание проекта, и какие новшества он подразумевает.

Юридический статус самостроя — почему не стоит возводить самовольную постройку?

Бесчисленное множество жилых и нежилых объектов, возведенных россиянами, пребывают в статусе самовольной постройки.

Что же говорит закон, и с какими сложностями сталкиваются желающие получить право собственности на самовольную постройку?

Делаем и заверяем копию трудовой книжки (по образцу)

Вы хотите заверить у нотариуса копию своей трудовой книжки? Давайте разберем как это верно сделать, не допустив досадных ошибок.

Документ, содержащий в себе информацию относительно этапов профессиональной деятельности работника, – это трудовая книжка (ТК). Такая информация отличается достаточной востребованностью: оформление разрешения по поводу выезда за рубеж, банковского кредита, пенсии и т. д.

Чтобы непосредственно обеспечить возможность мероприятий, подобных тем, что упомянуты выше, нет потребности предъявления оригинала документа. Достаточно его копии, но только в том случае, если ее оформление проведено по правилам, закрепленным законодательно.

При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки.

Заверяйте копии документов по новым правилам

Новости по теме

С 1 июля составляйте документы и заверяйте копии по правилам нового ГОСТа. Сделаете ошибку, и документ или копию признают недействительной.

Поэтому новые правила нужно срочно изучить и начать применять уже сейчас.

Ваши коллеги рекомендуют:

Самые важные изменения этой весны!

  • Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала года
    В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
  • Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
    Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
  • Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите вы
    Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
  • Запретные документы в кадровой службе
    Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
  • Инструкция: как считать сроки кадровых процедур и не запутаться
    Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Школа

Повышение квалификации для кадровиков

Получи официальный диплом о переподготовке

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

кадровое дело

Читайте в №5, 2019

Популярные материалы:

© 2011–2019 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

Статья написана по материалам сайтов: www.kdelo.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector