+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Как правильно заверить копии документов для налоговой

07.03.2018

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации. При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях. Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы. А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа.

Содержание

Как представить документы по требованию налоговой инспекции

Требования к оформлению документов»).

Реквизит Содержание реквизита
1. Заверительная надпись Слова: «Верно» или «Копия верна»
2. Должность лица, заверившего копию ИП, руководитель организации или любое должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями приказом, положением или доверенностью
3. Подпись заверителя Собственноручно проставляется личная подпись
4. Расшифровка подписи Проставляются фамилия и инициалы лица, заверившего копию
5. Печать Проставляется оттиск печати организации, ИП. В случае, если предприниматель осуществляет деятельность без печати, данный реквизит для него необязателен
6. Дата Указывается дата заверения копии. Важный реквизит, так как удостоверяет достоверность копии на момент заверения — спустя время, подлинник документа может быть изменен

ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов!

В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст.93 НК РФ. Так, налогоплательщик вправе в течение дня, следующего за днем получения Требования о представлении документов, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить истребованные документы с указанием соответствующих причин. На основании такого уведомления руководитель налогового органа (его заместитель) выносит решение о продлении сроков или об отказе в продлении. Благополучное разрешение такой ситуации для налогоплательщика зависит от того, насколько объективны те причины, которые не позволили ему вовремя собрать требуемый пакет документов.

Также для ускорения процессов делопроизводства, вполне целесообразно прибегнуть к услугам изготовления штампа, который содержал бы пункты 1, 2, 4 из вышеприведенной таблицы, или приобрести самонаборную печать, которая позволит менять должность, фамилию заверителя и дату заверения по мере необходимости.

По сколько листов сшивать документы для налоговой. Как правильно заверять копии документов для налоговых органов. Как правильно заверять копии документов для налоговой

Здравствуйте, напишите, пожалуйста, как правильно заверять копии испрашиваемых налоговой документов.

На бумаге истребованные документы представляются в виде копий. Копия каждого документа заверяется подписью руководителя организации с указанием даты заверения. Если ваша организация использует печать, то вы можете, но не обязаны заверять копии документов печатью (Письмо ФНС от 05.08.2015 N БС-4-17/).

Однако стоит знать, что Налоговое управление не может требовать от предпринимателя показывать файлы для структур, которые не применяются в компании.

Например, если компания решает подоходный налог в виде паушальной суммы, ей не нужно вести налоговую книгу доходов и расходов.

Они автоматически рассчитываются на основе бизнес-данных, введенных в программы. Банки наиболее недовольны идеей Министерства финансов. По мнению организации, это может привести к цене услуг, предлагаемых банками. Это, по его мнению, подрывает доверие к банкам как к институту общественного доверия.

— или заверить отдельно каждую страницу;

— или прошить все страницы одного документа, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем такой подшивки не должен превышать 150 листов.

Возражения по проекту были также представлены Фондом Паноптикон. По ее мнению, проект отменил текущую логику получения информации от заявлений. — Сегодня финансовые единицы предоставляют данные только по письменному запросу уполномоченных должностных лиц, а после изменений они должны будут отправлять их даже превентивно, — отмечает организация.

Таким образом, налоговая инспекция получит точную информацию о практике деятельности предпринимателей, то есть о том, сколько они покупают и продают товары, которые несут расходы на ведение бизнеса и т.д. в результате, как опасаются Паноптикон, каждый предприниматель, независимо от отрасли и предыдущего опыта работы с налоговыми органами, будет подвергаться контролю своих поселений.

Листы документов, представляемых в ИФНС на бумаге, должны быть пронумерованы и прошиты (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обязательно составьте в двух экземплярах опись (акт приема-передачи) представляемых документов:

— если направляете их почтой — по форме 107. Дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты;

— если передаете их лично — в свободной форме. Дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи, на котором работник ИФНС (ПФР или ФСС), принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Смежные вопросы:

  1. какие выплаты облагаются страховыми взносами, а какие нет?
    ✒ Обязательными страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС облагаются выплаты, начисленные в пользу работников — граждан РФ в рамках трудовых……
  2. Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
    ✒ В организации должны оформляться……
  3. У юр.лица проводится выездная налоговая проверка. Бухгалтерию ведет спец.организации в своем офисе. Юристы сказали, что есть возможность выемки доков и орг техн. (обыска) помещения, где находится спец.организация ведущая бухгалтерию.……
  4. Добрый день! Нужен ответ — СРОЧНО! Какие бланки строгой отчетности существуют для применения их при Основной системе налогообложения.. (Как пример: допустим, водитель поехал с товаром в салон красоты (шампуни,……

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодексаРоссийской Федерации. При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях.

Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой

Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело — самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы. А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит — обязательный элемент оформления документа.

Реквизит Содержание реквизита
1. Заверительная надпись Слова: «Верно» или «Копия верна»
2. Должность лица, заверившего копию ИП, руководитель организации или любое должностное лицо, наделенное соответствующими полномочиями приказом, положением или доверенностью
3. Подпись заверителя Собственноручно проставляется личная подпись
4. Расшифровка подписи Проставляются фамилия и инициалы лица, заверившего копию
5. Печать Проставляется оттиск печати организации, ИП. В случае, если предприниматель осуществляет деятельность без печати, данный реквизит для него необязателен
6. Дата Указывается дата заверения копии. Важный реквизит, так как удостоверяет достоверность копии на момент заверения — спустя время, подлинник документа может быть изменен

ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов!

В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст.93 НК РФ. Так, налогоплательщик вправе в течение дня, следующего за днем получения Требования о представлении документов, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить истребованные документы с указанием соответствующих причин. На основании такого уведомления руководитель налогового органа (его заместитель) выносит решение о продлении сроков или об отказе в продлении. Благополучное разрешение такой ситуации для налогоплательщика зависит от того, насколько объективны те причины, которые не позволили ему вовремя собрать требуемый пакет документов.

Это интересно:  Документы для подачи на развод через суд

Также для ускорения процессов делопроизводства, вполне целесообразно прибегнуть к услугам изготовления штампа, который содержал бы пункты 1, 2, 4 из вышеприведенной таблицы, или приобрести самонаборную печать, которая позволит менять должность, фамилию заверителя и дату заверения по мере необходимости.

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 7 августа 2014 г.

Как заверить копии документов для налоговой

В связи с поступающими обращениями по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, Минфин России разъясняет следующее.

В соответствии с Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;

исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).

При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Заказать услугу

Представление копий для проведения налоговой проверки.

Вопрос: Каким документом предусматривается представление заверенных копий для проведения выездной, камеральной проверки? Можно ли их предоставить пачкой копий? И надо ли нумеровать листы, если документы сшиты, прошнурованы и заверены печатью и подписью директора?

Ответ: Копии документов, истребованные в ходе выездных и камеральных налоговых проверок, представляются налогоплательщиком в налоговый орган в соответствии со ст.93 НК РФ. Они могут быть представлены пачкой копий, при этом должна быть обеспечена последовательная нумерация всех листов в пачке и при заверении указано общее количество листов в пачке.

Обоснование: Согласно с п.1 ст.93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.

Истребуемые документы представляются в налоговый орган лично или через представителя, направляются по почте заказным письмом или передаются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (п.2 ст.93 НК РФ). Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз.2 п.2 ст.93 НК РФ).

НК РФ не предусмотрен порядок заверения копий оригиналов документов.

В соответствии с пп.30 п.2.1 Государственного стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело.

Как правильно заверить документы для налоговой при покупке жилья?

Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», который включает указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Однако ФНС России в п.21 Письма от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ «О налоговых проверках» разъяснила, что при представлении в налоговые органы копий документов налогоплательщика необходимо учитывать их представления, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательной базы. В связи с чем могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов — как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом. При этом в случае заверения копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития ее (шпагат, бечевка и т.д.).

Кроме того, как указала ФНС России, при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверении указать общее количество листов в пачке.

Таким образом, истребуемые копии документов могут быть представлены пачкой копий, при этом должна быть обеспечена последовательная нумерация всех листов в пачке и при заверении указано общее количество листов в пачке.

Инспекция затребовала документы: как правильно представить «бумажные» копии

Во взаимоотношениях с инспекцией бухгалтеру часто приходится представлять налоговикам копии тех или иных документов. Перед сдачей в инспекцию копии необходимо заверить, что прямо предусмотрено Налоговым кодексом. Однако порядок заверения в Кодексе не описан, что зачастую вызывает конфликтные ситуации. При этом законодательно такие правила все же установлены. В этой статье мы собрали ситуации, которые вызывают споры чаще всего. Результатом стала подборка в формате вопросов и ответов, или как принято говорить в интернете, в формате FAQ — Frequently asked questions (часто задаваемые вопросы).

Q. Какая норма обязывает налогоплательщика подавать в инспекцию именно заверенные копии?
A. Об этом говорится в п. 2 ст. 93 НК РФ. Согласно этой норме, если налогоплательщик передает в инспекцию истребованные документы на бумажном носителе, то он обязан сдавать именно заверенные проверяемым лицом копии.

Q. Означает ли это, что копии должен заверить нотариус?
А. Нет, инспекторы могут требовать нотариального удостоверения копий, только если это прямо предусмотрено законом. Данное правило также зафиксировано в п. 2 ст. 93 НК РФ. Соответственно, предъявляя требование о нотариальном удостоверении копии документа, инспекторы должны обосновать его ссылкой на норму права, вводящую такую обязанность. Во всех остальных случаях требование нотариально заверять документы является незаконным.

Q. Какие надписи нужно сделать на копии документа при ее заверении?
А. Согласно ГОСТу, о тметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись». Отметка о заверении включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию) и дату заверения. Отметку о заверении можно делать при помощи штампа.

Кроме того, на копии нужно сделать еще одну надпись — о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Эту надпись следует заверить печатью организации. Например «Подлинник документа находится в ООО «Альтаир» в деле № 23/19 за 2019 год.».

Q. Как заверять многостраничные документы?
А. При заверении копий многостраничных документов возможны варианты. Во-первых, можно заверить каждую станицу отдельно по общим правилам (штамп, должность, подпись, расшифровка, дата, запись о месте хранения документа).

Во-вторых, можно организовать прошивку многостраничного документа, то есть сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверяющей надписи на буманой наклейке, размещенной на боротной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой. Заверительная надпись должна содержать должность лица, удостоверившего подлинность документов (или указание на то, что надпись сделана ИП), его личную подпись, ФИО, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью), дату подписания (приказ ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@).

Q. Есть ли какие-то особые требования к прошивке документов?
А. Да, они изложены в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@. Согласно этому докумнту при формировании сшивов документов (копий) на бумажном носителе необходимо соблюдать следующие правила. Все листы должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома не должен превышать 150 листов. Каждый том прошивается отдельно. Нумерация производится арабскими цифрами сплошным способом, начиная с единицы. Требование об ограничении объема не распространяется на многостраничные документы свыше 150 листов — они формируются одним томом. При этом прошивка не должна препятствовать свободному чтению текста, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, штампов, печатей и отметок, а так же копированию каждого отдельного листа прошивки.

Все листы должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку и проставить на ней заверительную надпись.

Q. Нужна ли опись представляемых документов?
А. Да, согласно приказу ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ опись представленных документов прилагается к сопроводительному письму или являетвя его составной частью.

Q. Нужно ли сопроводительное письмо?
А. Да, в приказе ФНС России от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ говорится, что д окументы должны быть представлены в налоговую инспекцию с сопроводительным письмом, где указано основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) — дата и номер требования) и общее количество листов документов.

Это интересно:  Список документов для прописки в квартиру

Образец подобного документа приведен ниже.

Образец сопроводительного письма

На бланке организации «ООО Рассвет»
В Инспекцию ФНС России № 1 по г. Рязани
07.03.2019 № 28/н

На №1258/7 от 04.03.2019

На основании Требования о представлении документов и информации от 04.03.2019 №1258/7, направляем в ваш адрес следующие документы:
1. Копия договора между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера на 1 л. в 1 экз.
2. Копия актов приемки работ по договору между ООО «Рассвет» и ООО «Благовест» от 22 мая 2018 года без номера за период май-сентябрь 2018 года на 8 л. в 1 экз.
3. Копия платежного поручения от 08.08.2018 на 1 л. в 1 экз.

Общее количество листов — 10 (десять).

Руководитель Нагиев В.П. Нагиев

Как правильно заверять копии документов для налоговой

Вопрос

Здравствуйте, напишите, пожалуйста, как правильно заверять копии испрашиваемых налоговой документов.

Ответ

На бумаге истребованные документы представляются в виде копий. Копия каждого документа заверяется подписью руководителя организации с указанием даты заверения. Если ваша организация использует печать, то вы можете, но не обязаны заверять копии документов печатью (Письмо ФНС от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@).

— или заверить отдельно каждую страницу;

— или прошить все страницы одного документа, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем такой подшивки не должен превышать 150 листов.

Листы документов, представляемых в ИФНС на бумаге, должны быть пронумерованы и прошиты (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обязательно составьте в двух экземплярах опись (акт приема-передачи) представляемых документов:

— если направляете их почтой — по форме 107. Дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты;

— если передаете их лично — в свободной форме. Дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи, на котором работник ИФНС (ПФР или ФСС), принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Камеральная налоговая проверка, документы, сроки, заверять документы по новому

Камеральная проверка — что такое ?

Камеральная проверка – вид налоговой проверки, проводимой по местонахождению налоговой инспекции на основе налоговых деклараций (расчетов) и документов, представленных организацией, а также других документов о ее деятельности, имеющихся у налоговой инспекции (п. 1 ст. 88 НК РФ).

Камеральная налоговая проверка начинается после того, как организация подаст в инспекцию декларацию (расчет). Ее проводят сотрудники налоговой инспекции, уполномоченные на это своими должностными обязанностями. Специального разрешения от руководителя налоговой инспекции на проведение камеральной проверки им не требуется. Об этом говорится в пункте 2 статьи 88 Налогового кодекса РФ.

Налоговая инспекция проводит камеральную проверку на основе:

  • налоговых деклараций (расчетов) и дополнительных документов, представленных организацией вместе с отчетностью;
  • других документов о деятельности проверяемой организации, которые имеются у налоговой инспекции.

Как не пропустить требование (уведомление) по ТКС

На требования или уведомления из налоговой инспекции нужно среагировать вовремя. Иначе инспекторы заблокируют расчетный счет организации.

В какой срок нужно отреагировать на требование ? Посмотрите дату в требовании. В течение шести рабочих дней после этой даты вы должны отправить в налоговую инспекцию квитанцию о получении этого требования. Либо в тот же срок отказаться от получения, если требование пришло не по адресу.

Допустим, требование вы получили 25 июня. Значит, не позднее 3 июля нужно ответить на него. Если в установленный срок квитанцию не отправить, инспекция вправе заблокировать счет организации.

Важно! Требование по камеральной проверке инспектор вправе направить только в течение трех месяцев со дня, когда вы представили декларацию. Если требование отправили позже, на него можно не отвечать. Из этого правила есть исключение: требование в рамках дополнительных мероприятий налогового контроля инспектор может направить и за пределами трехмесячного срока.

Требования инспекции при проверке

В ходе камеральной проверки налоговая инспекция может потребовать:

1) у проверяемой организации:

  • представить документы;
  • представить письменные пояснения о выявленных ошибках (противоречиях) или устранить их;
  • представить устные пояснения;

2 ) у контрагентов проверяемой организации и иных лиц (например, банков) — представить документы (сведения) о проверяемой организации.

Срок исполнения требований о предоставлении документов в налоговую

Исполнить требование о представлении документов организация обязана в течение 10 рабочих дней с момента его получения (абз. 1 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического получения требования (п. 2 ст. 6.1 НК РФ).

Инспекция может направить требование в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае определение 10-дневного срока, отведенного на подготовку и подачу документов, имеет некоторые особенности.

Организации, которые обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции. При этом не позднее чем на шестой рабочий день после отправки требования инспекцией организация должна подтвердить получение требования электронной квитанцией о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК РФ).

Пропуск шестидневного срока, установленного для отправки квитанции, может повлечь за собой серьезные последствия. В течение 10 рабочих дней после того, как шестидневный срок истечет, если квитанция не будет отправлена, инспекция вправе заблокировать банковский счет организации (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе. Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168. В этом случае 10-дневный срок, отведенный на представление документов, нужно отсчитывать со следующего дня после поступления бумажного требования. При этом если инспекция отправила бумажное требование по почте, датой его поступления в организацию считается шестой день с момента отправки заказного письма (п. 4 ст. 31 НК РФ).

Как заверять копии документов для налоговой инспекции

В каком случае на «бумажных» документах, сдаваемых в ИФНС, не ставится печать

ФНС утвердила правила, как заверять копии на бумаге с 2019 года

С 4 января 2019 года копии бумажных документов представляйте в налоговую инспекцию по новым правилам. Требования, как заверять копии, ФНС впервые утвердила в приложении 18 к приказу от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628.

Копии нужно объединять в тома максимум по 150 листов в каждом. Если документ больше 150 листов, делить его на разные тома не нужно. После того как сгруппируете копии документов по томам, нужно:

  • пронумеровать листы сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы;
  • прошить листы прочной нитью, концы которой вывести на оборотную сторону последнего листа и связать;
  • приклеить бумажную наклейку и сделать на ней заверительную надпись – наименование должности, подпись, Ф.И.О., количество листов арабскими цифрами и прописью, дату. Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку, ставить печать не требуется.

Прошитые и заверенные копии надо надежно скрепить, чтобы подшивка не распадалась при изучении и копировании. Все листы в подшивке должны свободно читаться и копироваться. Представить тома с копиями в инспекцию надо с сопроводительным письмом. В письме или приложении к нему должна быть опись представленных документов.

Требования к документам, представляемым в налоговый орган на бумажном носителе

В случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию (например, в ходе встречной проверки), оформить передаваемый пакет документов лучше по рекомендованным Минфином правилам.

1. Все листы документов, представляемых на бумажном носителе, должны быть разделены на тома (части). При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов. Каждый том (часть) прошивается отдельно, нумерация его листов производится сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы. Требование об ограничении объема одного тома (части) не распространяется на многостраничные документы объемом свыше 150 листов, которые формируются одним томом (частью).

3. Прошивка документов должна производиться таким образом, чтобы:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста документов, всех реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документов копировальной техникой;
  • исключить возможность механического разрушения листов документов и нитей, которыми они прошиты, при их изучении и копировании.

4. Все листы документов должны быть прошиты прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой располагается заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов (либо указание на то, что заверительная надпись сделана индивидуальным предпринимателем (адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным и иным лицом, занимающимся частной практикой), его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату. Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

6. Документы должны быть представлены в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов (информации) – дата и номер требования), общее количество листов документов. Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов.

Порядок представления документов в инспекцию

Федеральная налоговая служба выпустила письмо от 04.12.15 № ЕД-16-2/304, в котором разъяснила некоторые вопросы, связанные с представлением документов в рамках налоговых проверок и иных мероприятий налогового контроля. В частности, чиновники сообщили, что инспекторы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика документы, которые ранее тот уже представлял по конкретным сделкам вне рамок налоговой проверки. Также авторы письма ответили, должна ли инспекция мотивировать свое решение об отказе продлить срок представления документов, и можно ли передать в инспекцию сканы документов на дисках или флешках.

Согласно пункту 5 статьи 93 НК РФ, в ходе проведения налоговой проверки, иных мероприятий налогового контроля инспекторы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные при проведении камеральных или выездных налоговых проверок. По мнению специалистов ФНС, положение данной нормы не распространяется на случаи представления налогоплательщиком документов вне рамок проведения налоговой проверки. А значит, инспекторы вправе повторно истребовать у проверяемого лица документы, которые ранее были представлены в инспекцию по запросу о конкретной сделке вне рамок проверки в соответствии со статьей 93.1 НК РФ, которая позволяет налоговым органам истребовать документы относительно конкретной сделки у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке.

Это интересно:  Документы для компенсации за коммунальные услуги

Налоговики не вправе дважды просить одни и те же документы

Если копии документов ранее уже представлялись налогоплательщиком в инспекцию, то запрашивать те же документы вторично сотрудники ИФНС не должны.

Например, при проведении встречной проверки налоговики не вправе истребовать у компании или ИП документацию, которая ранее была представлена в ИФНС во время камеральной или выездной проверки или в рамках налогового мониторинга. Впрочем, из этого правила есть два исключения. Так, повторное истребование документации совершенно правомерно, в случае если:

  1. документы представлялись в ИФНС в виде подлинников и уже возвращены проверяемому;
  2. документы, ранее представленные в инспекцию, были утрачены вследствие непреодолимой силы (например, сгорели при пожаре).

О мотивированном отказе продлить срок представления документов

Если налогоплательщик не может представить истребованные документы в установленный срок, ему необходимо письменно уведомить об этом инспекцию. В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) ИФНС вправе продлить срок представления документов или отказать в этом, о чем выносится отдельное решение (п. 3 ст. 93 НК РФ). При принятии решения об отказе в продлении срока представления документов учитываются причины, по которым документы не могут быть представлены в установленные сроки; объем истребуемых документов, а также другие имеющие значение обстоятельства. При этом аргументировать свое решение об отказе руководитель инспекции не обязан, поскольку это не предусмотрено налоговым законодательством, отметили в Федеральной налоговой службе.

Электронный документооборот с ФНС по интернет ТКС и на флешке

Как передать документы в электронном виде

Документы из требования ИФНС можно отправить в электронном виде:

  • в формате xml-файлов;
  • в виде скан-образов.

При отправке документов составьте их электронную опись (формат утв. приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16). Этот Приказ ФНС позволяет включать в опись любые документы в формате xml-файлов или в виде сканированных копий.

Xml-формат можно применять только в отношении документов, которые включены в Классификатор налоговой документации (КНД) и имеют соответствующий код. Сканировать и включать в опись можно даже те документы, у которых нет кода по КНД. Главное, чтобы файл имел расширение tif, jpg, pdf или png.

Cкан-образы должны иметь черно-белое изображение с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета. Такой порядок следует из таблиц 4.9 и 4.10 приложения к приказу ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

Электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя (п. 2 ст. 93 НК).

Внимание : если документы нельзя отправить в формате xml или в виде сканированной копии, представьте их на бумаге.

Переслать электронные файлы на проверку инспекторам можно:

  • по телекоммуникационным каналам связи;
  • через личный кабинет налогоплательщика.

Порядок представления документов в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168, порядок представления документов через личный кабинет налогоплательщика – приказом ФНС от 22.08.2017 № ММВ-7-17/617.

Документы считаются поступившими в налоговую инспекцию в момент, когда организация получит от нее электронную квитанцию о приеме (п. 12–13 Порядка, утв. приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168).

О представлении электронных документов на флешке

Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ утвержден формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС. Из него следует, что передать в инспекцию по ТКС можно:

  • документы, которые составлены в электронном виде по установленному формату (в виде xml-файла) и переданы контрагентам через систему электронного документооборота (например, «Диадок»). Среди таких документов — счет-фактура, акт приемки-сдачи работ (услуг), ТОРГ-12.
  • документы, которые изначально были составлены на бумаге либо в электронном виде, но в произвольном формате (в виде скан-образов). К ним относятся ГТД, ТОРГ-12, ТТН, акт приемки-сдачи работ (услуг), договор, спецификация и т д.

Это означает, что через интернет можно направить в инспекцию и те документы, которые изначально были составлены на бумаге. При этом важно понимать, что для отправки запрошенных инспекцией документов (как электронных, так и сканов бумажных) используется система для сдачи отчетности (например, «Контур.Экстерн»), а не система электронного документооборота с контрагентами («Диадок»).

Налоговые проверки и электронный документооборот с ИФНС с 2016 года

С 01.07.2016 года начнут действовать более строгие правила для компаний, обязанных представлять налоговые декларации (расчеты) по ТКС. Для них установлен срок, в течение которого они обязаны наладить электронный документооборот с инспекцией.

На это дается не более 10 дней со дня возникновения обязанности по сдаче отчетности в электронном виде. За это время нужно успеть заключить договор с оператором и получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи. А в ситуации, когда за онлайн-взаимодействие компании и ИФНС отвечает уполномоченный представитель организации, еще и представить в инспекцию документ, подтверждающий его полномочия. Иначе налоговики могут заблокировать счет нерасторопного налогоплательщика.

Налоговая проверка потребует от проверяемого меньше бумаг

С 01.07.2016 года при проверках, проводимых, в т.ч. инспекциями и фондами, компаниям и ИП больше не нужно будет представлять документы, которые уже находятся в распоряжении других госорганов, в т.ч. в электронном виде.

Вместо этого проверяющие будут запрашивать нужную информацию самостоятельно в соответствующем ведомстве. Правительство РФ утвердило перечень документов и сведений, которыми контролирующие органы будут обмениваться между собой, а не требовать их у бизнесменов. Среди прочего в этот список попали:

  • сведения из бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • данные о наличии (отсутствии) задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов;
  • сведения о среднесписочной численности;
  • сведения о задолженности по страховым взносам и т.д.

Кроме того, с 01.01.2017 года (п. 5.1 статьи 23 НК РФ) при проведении камеральной проверки декларации по НДС, сданной в электронном виде по ТКС, подавать пояснения также нужно будет по электронке. Пояснения на бумаге будут считаться не представленными.

Соответственно, в случае отправки бумажных пояснений вместо электронных проверяемому будет грозить штраф за несообщение (несвоевременное сообщение) запрашиваемых сведений: 5 тыс. рублей за первое нарушение, и 20 тыс. рублей за повторный проступок, совершенный в течение календарного года.

Кроме того, теперь законодательно прописано, что в случае, когда налоговая инспекция требует представить отксерокопированную документацию, документы должны быть переданы в виде пронумерованного сшива. Требования к прошивке документов будут отдельно разработаны ФНС. Напомним, что в настоящий момент оформлять направляемые в инспекцию копии документов следует согласно рекомендациям Минфина.

Форма уведомления о невозможности представить истребуемые документы

ФНС разработала бланк и электронный формат уведомления, которое налогоплательщик должен отправить в ИФНС в ответ на требование о представлении документов (информации) в случае, когда исполнить это требование в установленный срок он не может.

Если в ходе проверки налоговики направили требование о представлении документации, то по общему правилу у проверяемого есть 10 рабочих дней с даты получения такого требования на то, чтобы передать в ИФНС истребуемые документы (п.3 ст. 93 НК).

В случае, когда по каким-либо причинам сделать это вовремя невозможно, налогоплательщик в течение дня, следующего за днем получения требования, должен письменно уведомить инспекцию согласно разработанной форме о невозможности исполнения требования в срок с указанием причин и сроков, когда документы (информация) могут быть представлены.

Уведомление может быть подано в налоговый орган лично, через представителя, передано в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через «Личный кабинет налогоплательщика». Лица, на которые в соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ не возложена обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме, могут направить уведомление по почте заказным письмом.

Можно ли в инспекцию представить скан «первички» вместо бумажного подлинника

Если налоговики запросили оригинал первичного документа, который изначально был оформлен на бумаге, то именно этот «бумажный» оригинал и нужно представить в инспекцию. Замена подлинника электронным скан-образом, файл с которым подписан усиленной квалифицированной подписью, не допускается. Такая позиция выражена в письме ФНС России от 17.05.16 № АС-4-15/8657@.

В ходе контрольных мероприятий налоговая инспекция вправе истребовать у налогоплательщика оригиналы (подлинники) первичных документов. А подлинником документа является первый или единичный его экземпляр. Об этом сказано в пункте 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст).

Исходя из этого, авторы письма делают вывод: если первичный документ оформлен на бумажном носителе, то именно такой экземпляр с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником . Представить вместо него электронный скан-образ нельзя даже в том случае, если соответствующий файл будет подписан усиленной квалифицированной подписью.

Замена подлинника его электронным скан-образом, пусть даже заверенным сторонами сделки при помощи усиленных квалифицированных электронных подписей, в данной ситуации не допускается, и соответственно, приравнивается к непредставлению затребованной документации, что грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Затрат на изготовление копий документов для ИФНС можно избежать

Даже если затребованная инспекцией документация изначально была составлена на бумажном носителе, тратить время и/или деньги на копирование этих документов необязательно. Их можно отсканировать и отправить в ИФНС в электронном виде по установленным форматам.

Налогоплательщик может избежать затрат на копирование и другим путем: договориться с проверяющими, что вместо копий истребуемых документов он представит в инспекцию для ознакомления их оригиналы.

Статья написана по материалам сайтов: www.buhonline.ru, nalog-expert.ru, www.assessor.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector