+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Документы для авансового отчета по приобретению материалов

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П). Выглядеть оно может, например, так.

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты — это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сами (Статья 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П).Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:
1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником (Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

На что обратить внимание в документах

Чек обязательно должен содержать:
— наименование документа и дату его составления;
— наименование организации-продавца (Ф.И.О.
предпринимателя);
— перечень купленных товаров, их количество с указанием
измерителя и цены;
— должность лица, оформившего документ, и его подпись

Документ об
оплате,
выдаваемый взамен
кассового чека

Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а
также:
— порядковый номер документа;
— ИНН продавца;
— фамилия и инициалы лица, оформившего документ

Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны
шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на
сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место
нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж
(если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на
БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа
(билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг
такси и др.), должна стоять печать продавца

Товарная
накладная (акт об
оказании услуг
или выполнении
работ)

В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика)
должно значиться ООО Промсервис»

Это интересно:  Документы необходимые для получения материнского капитала

В качестве покупателя и грузополучателя должно
значиться ООО «Промсервис».
В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-
расчетному документу. «) должны быть указаны дата и
номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в
графе «Наименование товара (описание выполненных работ,
оказанных услуг), имущественного права» должно быть
указано наименование товаров (работ, услуг), за которые
вносится предоплата. Хотя возможна и общая
формулировка — например, продукты питания, строительные
материалы и т.д.

Квитанция к ПКО
(унифицированной
формы N КО-1)

Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать,
а также оттиск штампа, подтверждающего проведение
операции (например, «Оплачено»)

Справка о покупке
или продаже
валюты

Нужно проверить правильность заполнения паспортных
данных. Печать банка не обязательна

Договор о
приобретении
товаров (работ,
услуг) у физлица-
непредпринимателя

В договоре должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его
паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре
купли-продажи — наименование покупаемого товара, в
договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и
сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения
и срок аренды)

Расписка физлица-
непредпринимателя

Должны быть указаны дата ее составления, полученная
сумма, ее назначение (ссылка на договор), Ф.И.О. и
паспортные данные получателя, его подпись

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.
6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после — ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.

Документы для авансового отчета

Авансовый отчет — покупка материалов

Подотчетное лицо, приобретающее материалы за наличный расчет должно предоставить в бухгалтерию к авансовому отчету следующие документы:

Организация (ИП), у которой приобретены материалы является плательщиком НДС – к авансовому отчету на покупку материалов необходимо приложить следующие документы:

· Чек ККМ на оплату материалов

· Накладная на отгрузку материалов

· Счет-фактура к накладной установленного образца, выставленный на организацию или ИП

Организация (ИП), у которой приобретены материалы не является плательщиками НДС – освобождение по статье 145 НК — к авансовому отчету на покупку материалов необходимо приложить следующие документы:

· Чек ККМ на оплату материалов

· Товарный чек или накладная на отгрузку материалов

· Чек ККМ, в котором отражена вся информация о товаре.

Важно. В новых чеках ККМ присутствуют не все обязательные реквизиты, которые должны быть в любом первичном документе, не хватает подписи продавца-кассира. Существует расхожее мнение, что в таких чеках нужно добавить подпись кассира, но это не оправдано. Поэтому дополнительно просить в магазинах ставить подпись не нужно, чеки ККМ подтверждают исключительно оплату, а поступление материала или товара подтверждает приходный ордер и утвержденный авансовый отчет.

Организация (ИП), у которой приобретены материалы не является плательщиками НДС – спецрежимы ЕНВД и Патент (до 1 июля 2018года) — к авансовому отчету на покупку материалов необходимо приложить следующие документы:

· Чек ККМ на оплату материалов (при наличии онлайн-кассы у поставщика)

· Накладная на отгрузку материалов, товарный чек или иной документ, содержащий обязательные реквизиты (наименование, номер и дата выдачи документа, наименование юрлица или ИП, ИНН, адрес, наименование и количество материалов, размер оплаты, должность, ФИО лица выдавшего документ, его подпись и печать)

· Копия уведомления налоговых органов или иной документ, подтверждающего применение специальных налоговых режимов (желательно во избежание налоговых рисков).

Отсутствие хоть одного из перечисленных реквизитов или документов, влечет за собой отказ в подтверждение расходов для организации или ИП, а для подотчетного лица — сумма неподтвержденных расходов будет считаться личным доходом и, следовательно, будет подлежать обложению НДФЛ.

Поэтому необходимо относиться к покупкам материалов для организации серьезно. Приобретать материалы у организаций и ИП, которые предоставляют только законодательно правильно оформленные документы.

Если вам понравилась статья — поделитесь!

Какие документы прикладывать к авансовому отчету при оптовой покупке

Список документов для авансового отчета

Оправдательные документы — приложение к авансовому отчету. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке или при выдаче денег под отчет.

Если сотрудник расплатился наличными, то к авансовому отчету принимаются следующие документы:

· Квитанция к ПКО или бланк строгой отчетности.

При расчетах по банковской карте авансовый отчет составляется на основании:

· Квитанций электронных банкоматов и терминалов.

О том, как адаптировать унифицированный бланк авансового отчета под особенности расчетов корпоративной картой читайте в статье «Авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты».

Документы для авансового отчета при покупке товаров в магазине.

Если сотрудник покупает мелочовку в магазине, например, канцтовары, кассир выдаст ему кассовый и товарный чеки.

Это интересно:  Особенности правового режима документарных ценных бумаг

Если кассовый чек содержит полную информацию о наименовании, количестве и цене приобретенного товара — требовать от продавца товарный чек не обязательно. Кассового чека будет достаточно для оприходования товарно-материальных ценностей и списания затрат.

Однако, при наличии одного кассового чека невозможно будет принять к вычету входящий НДС. Для этого нужен счет-фактура. При наличных расчетах с физическими лицами продавец выдавать счет-фактура не обязан, поэтому подотчетному сотруднику необходимо выдать доверенность от организации.

Обратите внимание!

В качестве подтверждения расходов можно принять квитанцию к ПКО без кассового чека. Налоговики часто требуют наличие чека ККТ, однако в законе такая норма не прописана (постановление ФАС МО от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Какие документы прикладывать к авансовому отчету при оптовой покупке.

Сотрудник что-то купил не в розницу, его попросят предъявить доверенность от вашей организации. Тогда скажите своему представителю, чтобы он требовал от продавца:

· квитанцию к приходному ордеру;

· счет-фактуру, если приобретаемые ценности облагаются НДС.

Авансовый отчет

Все об авансовых отчетах: правила оформления, бланки, сложные случаи

Составление авансового отчета

Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.

Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.

В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.

Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.

Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.

В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш…», что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС , подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.

Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».

Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.

Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие — всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.

Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного. Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы. Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».

Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки. Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет.

То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).

Высший пилотаж — смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца). Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все — вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»

Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера — на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».

Это требование относится и к таможенным платежам. Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г. № ТФ-7905).

Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.

Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.

Это интересно:  На каких документах можно ставить факсимиле руководителя

Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета. В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «…в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».

Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.

Если пунктуально соблюдать методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс из кассы» и «перерасход».

В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет — авансовый отчет бухгалтерия не примет».

Фактически подобные авансовые отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету может обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью. Будьте разумны и создайте видимость остатков материалов на складе. Тем более что с этого года они не облагаются налогом на имущество. На себестоимость вы спишете эти остатки в следующем месяце, уменьшив сумму обналички.

Инструкция по заполнению авансового отчета

Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Читать далее →

Бланк авансового отчета

Авансовый отчет – двухсторонний документ, на лицевой стороне заполняются реквизиты предприятия, авансового отчета, а так же личные данные подотчётного лица, которое берет аванс и назначение аванса. Ниже в таблице авансового отчета бланка необходимо отразить информацию о предыдущем авансе, о его расходе и остатках. Другая сторона авансового отчета необходима для подтверждения расходов. Там указываются все подтверждающие документы: чеки, квитанции, билеты и т.д. В заключении необходимо указать общую сумму расходов в графе «ИТОГО».

Другие графы авансового отчета заполняются после проверки бухгалтеров.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это документ, который применяется для учета денежных средств, выданных сотрудникам организации под отчет. Он является подтверждением израсходованных сумм подотчетными лицами. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку, завизированного руководителем заявления на выдачу денег.

Как заполнить авансовый отчет. Оформление авансового отчета

Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.

При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:

  • наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
  • номер и дату документа;
  • наименование структурного подразделения, в котором он работает;
  • ФИО и должность;
  • назначение аванса (хозяйственные нужды, командировка, приобретение материальных ценностей и т.п.);
  • в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).

На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (чеки, квитанции, билеты, товарные накладные и т.п.), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.

Остальные графы формы заполняются бухгалтерией:

  • в таблице «Бухгалтерская запись» указываются бухгалтерские проводки, записываются номера счетов (субсчетов), на которых отражаются израсходованные суммы.
  • ниже указывается состав приложений к авансовому отчету — количество документов, подтверждающих расходы сотрудника и количество листов;
  • указывается прописью проверенная и утвержденная сумма израсходованных денег и подписи бухгалтера и главного бухгалтера;
  • пишется сумма внесенного остатка либо выданного перерасхода, указывается номер и дата приходного либо расходного кассового ордера и ставится подпись бухгалтера/кассира;
  • под линией отреза бланка авансового отчета расположена расписка о принятии бухгалтером к проверке документов, подтверждающих расходы сотрудника, получившего деньги под отчет. Здесь бухгалтер указывает ФИО сотрудника, ставит номер и дату авансового отчета, указывает прописью израсходованную сумму, количество документов и листов, подтверждающих расходы, ставит свою подпись, дату и отдает работнику, от которого был принят данный отчет.

Заполненный и проверенный бухгалтерией авансовый отчет утверждается подписью руководителя организации на лицевой стороне бланка.

Статья написана по материалам сайтов: warmedia.ru, mydocx.ru, xn—-7sbahbt0a4ajd2arb2evc.xn--p1ai.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector